Projekty są kwintesencją pracy zespołowej, ale składają się z szeregu zadań. Każde z nich - nawet jeśli jest realizowane przez kilka osób - musi mieć jasno wskazaną osobę odpowiedzialną. Jeśli zaniedbamy jednoznaczne przypisanie osoby do zadania, to ryzykujemy tzw. dyfuzją odpowiedzialności , czyli jej rozmyciem. Directly Responsible Individual (DRI) , to dobry przykład z firmy Apple, jak można wdrożyć organizacyjny nawyk dbania o czytelne wskazanie, kto ostatecznie odpowiada za realizację zadan...
Jun 24, 2025•13 min•Ep. 57
Lider projektu powinien być wzorem osoby, która umie efektywnie poprowadzić dowolne spotkanie . Jeśli dasz sobie radę z panowaniem nad grupą na spotkaniu, to pewnie uda ci się również ujarzmić zespół projektowy. Trudno za to wyobrazić sobie skutecznego lidera projektu, który nie byłby dobry w moderowaniu spotkań. Te same cechy są potrzebne zarówno do panowania nad projektem, jak i nad pojedynczym spotkaniem. Uczestnicy spotkań szybko wyrabiają sobie opinię o osobie, która je prowadzi. Nie ma rad...
Feb 03, 2025•16 min•Ep. 56
Nawet jeżeli organizacja cierpi na nadmiar spotkań, to prowadzenie projektu trudno sobie wyobrazić bez spotykania się zespołu od czasu do czasu. Dobrą praktyką jest od samego początku wyznaczyć stały termin (np. wybrany dzień w tygodniu). Mając regularny cykl - od spotkania do spotkania - narzucamy rytm pracy i zapobiegamy niekontrolowanym przestojom. Nie ma rady, trzeba się z naszym projektem rozepchnąć łokciami i przyzwyczaić członków zespołu do regularnych spotkań, ponieważ w innym przypadku ...
Oct 21, 2024•9 min•Ep. 55
W wielu projektach rzucamy się na głęboką wodę , nie mając wcale gwarancji, że zakończą się powodzeniem. Dopiero w trakcie prac będziemy sprawdzać, co jest realne i czy nasz wymarzony scenariusz uda się ziścić. Dla tak niepewnych i pionierskich przedsięwzięć warto zastanowić się nad scenariuszami alternatywnymi. Jeżeli nie wypali nasza "opcja A", to czy mamy w ogóle jakąś "opcję B" ? Przemyślenie dostępnych alternatyw uchroni zespół projektowym przed nieprzyjemną niespodzianką, a może nawet pani...
Jun 25, 2024•12 min•Ep. 54
Lista ryzyk niczego jeszcze nie rozwiąże. To dopiero pierwszy krok. Drugim jest opracowanie możliwych działań, które należy wykonać, aby zidentyfikowane ryzyka ograniczyć. Zgodnie z dewizą, że łatwiej zapobiegać niż leczyć , powinniśmy odpowiednią uwagę poświęcić tym tzw. działaniom zapobiegawczym . Dla większości ryzyk można wymyślić jakieś akcje, które warto podjąć już na początku projektu z myślą o minimalizacji prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka. Zespół poczuje się też bardziej zmo...
May 14, 2024•9 min•Ep. 53
Jeżeli spieszymy się, by czym prędzej zacząć działać w projekcie, to łatwo ominiemy ważny element planowania: identyfikację ryzyk. Zarządzanie ryzykiem może brzmi w sposób skomplikowany, ale można do tego podejść zdroworozsądkowo . Identyfikacja najważniejszych ryzyk wydaje się czynnością nieskomplikowaną, a może pomóc w uniknięciu kłopotów w projekcie. Dobrą praktyką jest zaprzęgnięcie całego zespołu do rozmowy o ryzykach, bo każdy ma inny punkt widzenia. Lider samodzielnie nie stworzy kompletn...
Mar 25, 2024•12 min•Ep. 52
Ani sponsor, ani lider nie są w stanie w pojedynkę oszacować dobrze niezbędnego budżetu. Potrzeba do tego zespołu , który powinien dostać możliwość policzenia niezbędnych wydatków. Nikt lepiej niż eksperci i specjaliści, zaproszeni do prac w projekcie, nie mógłby tego zrobić lepiej. Nawet jeśli ograniczenia budżetowe są narzucone z góry, nadal taka analiza zespołowa ma sens. Jeśli bowiem budżet jest "daną", to "szukaną" powinien być zakres prac . Jeśli budżet jest zbyt ciasny, trzeba otwarcie uz...
Jan 29, 2024•9 min•Ep. 51
Budżet - obok czasu i zakresu - należy do klasycznej projektowej triady , zwanej (złotym) trójkątem ograniczeń projektowych . Jego dobre oszacowanie jest jedną z podstawowych umiejętności, niezbędnych do skutecznego przygotowania i poprowadzenia projektu. Idea wspomnianego trójkąta polega na tym, że zmiany w jednym z tych podstawowych ograniczeń najczęściej muszą wpłynąć na pozostałe. Modyfikacje zakresu czy czasu zazwyczaj będą musiały wpłynąć na budżet , który pierwotnie uzgodniliśmy. Lider po...
Nov 26, 2023•13 min•Ep. 50
Plan powinien być - jak to się mówi - żyjącym dokumentem. Przede wszystkim nie od razu powstanie jego docelowa wersja . I jeśli lider prezentuje ją sponsorowi na początku prac, musi upewnić się, że sponsor nie weźmie tego za wersję ostateczną. Faza planowania może przecież doprowadzić do lepszego zrozumienia, co trzeba zrobić, a tym samym również do zmodyfikowania pierwotnych założeń , w tym - co do terminów. Jasna komunikacja między liderem a sponsorem jest tu bardzo istotna. W dalszej części p...
Nov 26, 2023•7 min•Ep. 49
Planowanie jest jedną z kluczowych umiejętności zespołu projektowego. Jednak w dzisiejszych czasach poświęcanie zbyt dużej ilości czasu na bardzo detaliczne rozpisywanie planu projektu, to zazwyczaj przesada i strata czasu. Im dłuższy projekt, tym większe ryzyko, że w trakcie realizacji zajdą zmiany, na które trzeba będzie elastycznie reagować, a więc m.in. przesuwać i modyfikować zadania, zmieniać terminy itp. Trzeba zatem wyczuć, jaki poziom ogólności/szczegółowości będzie optymalny . Zwykle n...
Sep 24, 2023•5 min•Ep. 48
Nie od razu musimy mieć w głowach daty, przystępując do planowania. Najważniejsze jest wypisanie kluczowych zadań i ułożenie ich w logiczną sekwencję . Jednak kiedy chcemy już ruszać z projektem, przynajmniej kilka najważniejszych dat trzeba wyznaczyć. W końcu to właśnie terminy mogą stanowić "być albo nie być" projektu. Jeśli z planu wynika, że nie jesteśmy w stanie dotrzymać jakiegoś nieprzesuwalnego terminu zakończenia prac, to być może w ogóle uruchamianie projektu byłoby błędem. Najważniejs...
Sep 13, 2023•10 min•Ep. 47
Podział pracy na mniejsze etapy powoduje, że robota staje się bardziej znośna. Szczególnie duże projekty, gdy poszatkujemy na mniejsze części, wydają się łatwiejsze do opanowania. Podział na etapy przynosi wiele korzyści, np. możliwość regularnego kontrolowania postępów czy kilkakrotne świętowanie cząstkowych sukcesów , co podsyca energię niezbędną do kolejnej fazy. Kamienie milowe są ważnymi osiągnięciami, zwykle kończącymi jakieś etapy prac. Podział na etapy i wskazanie kamieni milowych może b...
Apr 13, 2023•7 min•Ep. 46
Lider może mieć pokusę, aby samemu napisać plan projektu. Tak wydaje się łatwiej, bo unika nieefektywnych dyskusji, nikt mu nie przeszkadza i ma szansę zrobić to szybciej. Jednak o wiele więcej jest ujemnych stron takiego rozwiązania. Nie wykorzystujemy wiedzy i doświadczenia osób zaproszonych do zespołu. Ryzykujemy pominięcie ważnych zadań, o których wiedzą członkowie zespołu, a lider może być ich nieświadomy. Na dodatek, bodaj największym ryzykiem jest złe nastawienie członków zespołu do planu...
Mar 22, 2023•8 min•Ep. 45
Dobrze jest spisać w jednym miejscu wszystkie uzgodnienia dotyczące projektu - jego celu, zakresu, składu zespołu, terminów, budżetu czy produktów prac. Takim miejscem jest karta projektu . Z założenia powinien to być dokument bardzo prosty , nie stanowiący "bariery wejścia" do projektu. Jego głównym celem jest zanotowanie ustaleń, tak aby wszyscy interesariusze mogli się do nich w dowolnym momencie odwołać. Karta projektu porządkuje wyobrażenia wszystkich na temat zadania, które jest podejmowan...
Feb 15, 2023•10 min•Ep. 44
Produkty różnią się od efektów prac zespołu projektowego. Nie jest to wyłącznie zabawa słowami. Produktami prac nazywamy wszystko to, co zespół dostarczy w ramach projektu i z czego będzie rozliczony. Natomiast efekty prac zwykle pojawią się później . Będą wynikać z projektu i produktów, ale nie możemy zespołu bezpośrednio rozliczać z tych efektów, choćby dlatego, że są w istotny sposób odroczone w czasie. Tymczasem zespół nigdy nie powinien czekać tak długo na ocenę swojej pracy . Poza tym nie ...
Dec 26, 2022•8 min•Ep. 43
Już na początku prac możemy spróbować określić, co konkretnego dostarczymy w naszym projekcie. Nawet jeśli samo zadanie wydaje się na początku trudne, a droga dojścia do rozwiązań - niepewna, to spisanie oczekiwanych produktów prac jest łatwiejsze niż byśmy się spodziewali . Zdefiniowanie produktów prac dużo daje. Po pierwsze, pozwala lepiej wyobrazić sobie projekt i czekające nas zadanie. Po drugie, bardzo ułatwia zaplanowanie całego projektu . Kolejne produkty w naturalny sposób wyznaczają eta...
Nov 28, 2022•9 min•Ep. 42
Zakres prac oczywiście może ulegać zmianie w trakcie projektu. Chodzi tylko o to, aby realistycznie i uczciwie podchodzić do sytuacji, gdy zakres zadań się nieoczekiwanie zwiększa . Zmiany niewielkiego kalibru nie muszą powodować jeszcze alarmu. Drobne dodatkowe prace zapewne można zrealizować, nie robiąc rewolucji w założeniach. Jednak większe zmiany muszą wiązać się z weryfikacją dostępnych zasobów . Każde inne podejście – taktyka strusia, który chowa głowę w piasek – jest niepoważne. Nie da s...
Oct 03, 2022•12 min•Ep. 41
Zmiana jest pewna. Słyszeliśmy to już wiele razy. Bez względu na metodykę prowadzenia projektu musimy zatem być gotowi na modyfikowanie pierwotnego zakresu prac . Nic w tym wstydliwego. Często po prostu nie da się od razu zaplanować projektu w sposób idealny . Nieoczekiwane zdarzenia w otoczeniu mogą z łatwością zburzyć pierwotną koncepcję prac, a to oznacza konieczność zdefiniowania zakresu prac w projekcie na nowo. A przynajmniej - wprowadzenia korekt. Bardzo dobrym zwyczajem jest udokumentowa...
Aug 12, 2022•10 min•Ep. 40
Zdawać by się mogło, że skoro jasno uzgodniliśmy cel projektu , to zakresu już nie musimy dodatkowo spisywać. Tak nie jest. Cel to zwykle 1-2 konkretne zdania, ale w nich nie zmieścimy wszystkiego. Dlatego zakres projektu jest naturalnym i bardzo przydatnym dopełnieniem celu. Nie piszmy jednak elaboratów, nie kopiujmy planu prac. Wystarczy kilka haseł - obszarów, którymi zespół decyduje się zająć. Zakres projektu ma być prosty i konkretny. Nie zasługuje na dodatkowy dokument (pilnujmy prostoty i...
Jul 05, 2022•11 min•Ep. 39
Cel projektu - nawet dobrze sformułowany - nie wystarczy, by jasno sprecyzować, w którym momencie projekt się kończy . Tymczasem takiej wiedzy potrzebują członkowie zespołu, ich przełożeni, ale też lider i sponsor. Chodzi o zarządzanie oczekiwaniami i unikanie nieporozumień . Prostą i skuteczną metodą jest użycie zdania: "Projekt uznamy za zakończony, gdy..." i dokończenie go. Dopełnieniem tego zdania powinny być wszystkie kluczowe zadania, czekające zespół projektowy na ostatniej prostej. Może ...
Jun 03, 2022•10 min•Ep. 38
Cel postawiony przed zespołem może być ambitny, trudny, wymagać nadzwyczajnego wysiłku, ale... bezwzględnie musi być możliwy do zrealizowania . Dlatego trzeba koniecznie odróżnić bezpośredni produkt prac (na którego kształt zespół ma bezpośredni wpływ) od efektów odroczonych w czasie (które pozostają poza zasięgiem zespołu). Zawsze należy łączyć cel stawiany zespołowi z zakresem zadań , które członkowie zespołu mają do wykonania. Cel pracy zespołu powinien pojawić się na końcu jego prac , a nie ...
May 18, 2022•9 min•Ep. 37
Istnieje silne przekonanie, że sponsor jest osobą, która decyduje o celu projektu. Tymczasem warto odróżnić "akceptowanie" od "formułowania" celu . Sponsor zawsze będzie ostatecznie akceptował cel, ale wcale nie musi - czy wręcz nie powinien - autorytarnie tego celu formułować. Bardzo korzystne jest włączenie lidera w rozmowę o celu . Jeśli sponsor zechce podeprzeć się zdaniem lidera, to cel ma szansę być bardziej realny, a lider - przekonany i zmotywowany. Sponsorowi może brakować szczegółowej ...
Feb 12, 2022•12 min•Ep. 36
Znana od dawna zasada SMART wcale nie traci na aktualności. Pięć angielskich słów, opisujących dobrze sformułowany cel , stanowi bardzo praktyczną ściągawkę, o której warto pamiętać. S - Specific (konkretny), M - Measurable (mierzalny), A - Ambitious (ambitny), R - Realistic (osiągalny), T - Time-bound (określony w czasie). Żaden cel nie jest tak "oczywisty", by nie wymagał przedyskutowania i zanotowania . Z reguły właśnie w trakcie próby zapisania celu, dochodzi do ujawnienia różnych punktów wi...
Feb 02, 2022•13 min•Ep. 35
Uzasadnienie biznesowe ma za zadanie udowodnić, że realizacja projektu się opłaci . Jest to rachunek kosztów i potencjalnych zysków. Warto pamiętać, że liczą się nie tylko jednorazowe nakłady, bezpośrednio poniesione w trakcie trwania projektu, ale też późniejsze, regularne koszty, które musimy przewidzieć. Po stronie korzyści z kolei pojawić się mogą np. dodatkowe przychody, które projekt przysporzy organizacji. Często oczekiwaną korzyścią będzie też ograniczenie obecnie ponoszonych kosztów. To...
Jan 23, 2022•13 min•Ep. 35
Sponsor powinien poświęcić chwilę, by na pierwszym spotkaniu zespołu zaprezentować wszystkim powody uruchomienia projektu czyli genezę jego zainicjowania. Zrozumienie szerszego kontekstu i sensu całego przedsięwzięcia jest istotne dla członków zespołu, ponieważ motywuje do pracy . Po drugie, uchylenie rąbka tajemnicy dowartościowuje ludzi. Dzielenie się informacją jest dowodem zaufania . Osoby obdarzone takim zaufaniem (członkowie zespołu) chętniej się zaangażują. Po trzecie, dzięki wiedzy o pow...
Jan 17, 2022•10 min•Ep. 33
Obecność sponsora na pierwszym spotkaniu zespołu dodaje wszystkim wiary, że projekt jest ważny . Lubimy się angażować w sprawy, które dobrze rokują. Opieka i zainteresowanie ze strony ważnego decydenta jest wyraźnym sygnałem, że warto w tym projekcie być i że nie będzie to zmarnowany czas. Tytułowe "pięć minut" trzeba jednak rozumieć symbolicznie, a nie dosłownie. Sponsor nie może wpaść na spotkanie, jak po ogień. Wówczas osiągnąłby dokładnie przeciwny efekt: zebrani dostrzegą, że w natłoku inny...
Dec 30, 2021•9 min•Ep. 32
Pierwsze spotkanie zespołu projektowego musi być dobrze przygotowane, bo " dobre pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz ". Na podstawie tego spotkania wszyscy zaproszeni wyrobią sobie zdanie na temat zadania, do którego zostali zaproszeni. To nie znaczy jednak, że lider musi zaprezentować pełną koncepcję projektu (do czego może mieć inklinacje). Jeśli bowiem przedstawi członkom zespołu niemal gotowy plan działania, to ci nie tylko mogą go łatwo zakwestionować, ale też nie poczują się z nim zwi...
Dec 17, 2021•11 min•Ep. 31
Nie wszystkie projekty możemy zrealizować własnymi siłami. Bywa, że konieczne jest wsparcie zewnętrznych konsultantów . Warto zadbać o to, by taka współpraca przyniosła jak najwięcej korzyści. Dobre przygotowanie po stronie zleceniodawcy może w tym wydatnie pomóc. W tym odcinku podcastu jest mowa o dziesięciu elementach dobrego przygotowania do takiej współpracy. Są to: 1. sprecyzowanie oczekiwań wobec konsultanta 2. wybranie silnego lidera projektu 3. podzielenie odpowiedzialności pomiędzy włas...
Nov 20, 2021•20 min•Ep. 30
Warto zwrócić uwagę na jasne rozgraniczenie kompetencji pomiędzy sponsorem, komitetem sterującym i zarządem . Wszystkie te role mogą brać udział w podejmowaniu kluczowych decyzji w projekcie. Istotne jest jednak, aby nie przesadzić z ilością osób i organów sprawujących zwierzchni nadzór nad projektem, bo to może znacząco obniżyć efektywność działania. Sponsor powinien być powołany dla każdego projektu. Jest pierwszą osobą, do której zwraca się lider, gdy potrzebuje pomocy w podjęciu decyzji wykr...
Nov 02, 2021•8 min•Ep. 29
Komitet sterujący nie zawsze musi nadzorować pojedynczy projekt. Czasem warto rozważyć zorganizowanie jednego komitetu sterującego, który będzie nadzorować wszystkie projekty w firmie . Może to się okazać rozwiązaniem efektywnym, praktycznym i dzięki temu nawet niewielkie projekty mogą być regularnie przeglądane. Zarządzanie portfelem projektów w całej firmie jest niezwykle ważnym elementem kierowania organizacją. Polega na kilku elementach: uruchamianie tylko najważniejszych projektów uruchamia...
Oct 16, 2021•10 min•Ep. 28
