Komitet sterujący powinien być powoływany jedynie w uzasadnionych przypadkach . Mogą to być następujące sytuacje: projekt jest przekrojowy , dotyczy całej organizacji i trudno znaleźć jednego sponsora, który byłby w stanie sam podejmować kluczowe decyzje; projekt jest bardzo kosztowny , a każda decyzja niesie ze sobą duże implikacje finansowe - bezpieczniej, gdy kilka osób będzie o tym decydować; projekt jest bardzo nowatorski lub wyjątkowo ryzykowny - i w tym przypadku warto, by decyzje podejmo...
Sep 21, 2021•11 min•Ep. 27
Nawet gdy inicjatywa projektowa rodzi się oddolnie, nawet wtedy (a może wręcz szczególnie wtedy) warto znaleźć poplecznika w najwyższych kręgach organizacji . Dobry pomysł bowiem nie wystarczy. Trzeba od początku dbać o to, by miał jak największą szansę powodzenia. Jednym z koniecznych warunków jest chociażby możliwość popracowania nad nim, a na to musi wydać zgodę przełożony lub ktoś z wysoko postawionych decydentów. Trzeba kogoś takiego przekonać, by móc uzyskać zielone światło na rozpoczęcie ...
Jul 23, 2021•8 min•Ep. 26
Czy sponsor buduje autorytet, gdy jest surowy i tylko wymaga? Czy korona by mu z głowy spadła, gdyby zamiast wymagania zajął się też pomaganiem? Oczywiście, że nie, więc warto taką partnerską postawę promować. Sponsor, pomagający liderowi, zaskarbia sobie jego wdzięczność , a to na pewno prowadzi do budowania autorytetu takiego sponsora. Odcinek mówi o ciekawym i skutecznym patencie na nauczenie sponsora takiej właśnie postawy. Tym razem nie zdradzę historii w streszczeniu, aby zaciekawić słucha...
Jul 01, 2021•6 min•Ep. 25
Czy zawsze trzeba wyznaczyć tylko jedną osobę do tej roli? Przecież nierzadko kilku członków zarządu jest jednakowo zainteresowanych projektem i jego efektami. Rzeczywiście, gdyby ograniczać rolę sponsora jedynie do śledzenia raportów od lidera, to pewnie mógłby to być cały zarząd. Jednak lider również potrzebuje wsparcia , możliwości konsultacji, pomocy czy po prostu możliwości poradzenia się w trudniejszych sytuacjach. A takiej funkcji nie spełni wieloosobowe grono . Z zarządem nie da się poro...
Jun 18, 2021•7 min•Ep. 24
W najlepszych projektach świetnie funkcjonuje tandem: sponsor - lider projektu . Ścisła współpraca między tymi dwoma osobami, to klucz do sukcesu projektu. Zwykle wykres zaangażowania sponsora w czasie przypomina literę "U": jest aktywny na początku (gdy zleca zadanie) i na samym końcu (gdy trzeba je odebrać i rozliczyć zespół). Tymczasem idealny wykres przypominałby raczej poziomą linię. Stałe, regularne zainteresowanie przebiegiem projektu to model wzorcowy. Przy czym wcale nie musi to oznacza...
Jun 09, 2021•9 min•Ep. 23
Znaczenie słowa "sponsor" może być nieco mylące w kontekście zarządzania projektami. W języku polskim kojarzy się głównie z pieniędzmi, a tymczasem to bynajmniej nie finansowanie projektu jest głównym zadaniem sponsora. Ma on być przede wszystkim wsparciem dla lidera . Warto bowiem mieć kogoś na najwyższych szczeblach organizacji, komu na projekcie zależy. To znacząco zwiększa szanse powodzenia projektu . Krótko i elegancko oddaje istotę rzeczy taka oto prosta, nieformalna definicja: „sponsor to...
May 26, 2021•12 min•Ep. 22
Udział pracownika w dużych projektach powinien być skorelowany z jego celami okresowymi . W przeciwnym wypadku lider będzie miał ogromne trudności, by uzyskać pełne zaangażowanie członków zespołu. Jeśli są rozliczani z czego innego - celów biorących się z ich regularnej pracy operacyjnej - to dlaczegóż by mieli "tracić" czas na inne zadania? Mniejsze projekty nie rodzą takiej konieczności. Nie trzeba dla nich modyfikować celów okresowych. Jednak gdy zaangażowanie pracownika staje się znaczące, a...
May 14, 2021•10 min•Ep. 21
Czy lidera naprawdę trzeba wspierać? Przecież to on ma kierować zespołem. Jak zatem członek zespołu, którym teoretycznie lider zespołu ma zarządzać, miałby wspierać tegoż lidera? Zwykle nie myśli się w ten sposób, a jednak warto odwrócić tradycyjne rozumowanie i wczuć się na moment w rolę lidera . Zawsze ma on najtrudniej. Niesie na swoich barkach odpowiedzialność za cały projekt i jego powodzenie. Oczekiwania co do lidera są ogromne. Ma przecież dobrze zarządzać, motywować, przewodzić, mieć wiz...
May 02, 2021•12 min•Ep. 21
Pierwsze spotkanie zespołu projektowego, to ważny moment . Od tego, jak zostanie przeprowadzone, wiele zależy. Nastawienie uczestników zbuduje się na podstawie tego pierwszego wrażenia , które... (jak mówi powiedzonko) możesz zrobić tylko raz. Ważną informacją, którą każdy musi z tego pierwszego spotkania wynieść, jest jego rola w zespole . Nie chodzi, rzecz jasna, o szczegółową listę zadań, ale o ogólny zakres odpowiedzialności poszczególnych osób w projekcie. Lider będzie skuteczniejszy, gdy z...
Apr 27, 2021•10 min•Ep. 19
Zachęcam do pragmatycznego podejścia w kwestii planowania czasu pracy poszczególnych osób w projekcie. Przewidywanie niezbędnego czasu jest zadaniem trudnym, ale warto spróbować podejść do niego z założeniem, że nie trzeba tego robić idealnie . Wystarczy - dość dobrze. Stykałem się z podejściami skrajnymi, których nie polecam. Jedno z nich, to całkowite zaniechanie planowania czasu pracy. Niektórzy mają awersję do tego zadania, ponieważ są przekonani, że to zbyt nieprzewidywalne, życie i tak zwe...
Apr 20, 2021•12 min•Ep. 18
Wszyscy członkowie zespołu projektowego powinni od początku wiedzieć, dlaczego są w projekcie i co będą robić. W szczególności: za co odpowiadać. Lider najczęściej oczekuje od każdej z tych osób "pokrycia" pewnego zakresu merytorycznego . Przy czym może on być szerszy od zakresu odpowiedzialności na piastowanym na co dzień stanowisku . Powód jest prosty: zwykle ograniczamy liczbę osób w zespole, aby pracowało się efektywniej. Dlatego nierzadko musimy poprzestać na pojedynczych osobach, reprezent...
Apr 12, 2021•12 min•Ep. 17
Wygodnie i komfortowo buduje się skład zespołu projektowego z ludzi sprawdzonych i doświadczonych. Ciężar odpowiedzialności rozkłada się wtedy na więcej osób, a nie spoczywa wyłącznie na barkach lidera. Jednak ci doświadczeni pracownicy , którzy z niejednego pieca już chleb jedli, bywają najbardziej zajęci . Jeśli są naprawdę dobrzy, to każdy chce ich mieć u siebie. Nierzadko są rozchwytywani i biorą udział nawet w kilku projektach naraz. Czasem lider musi się więc pogodzić z niedostępnością tak...
Apr 07, 2021•10 min•Ep. 16
Skład zespołu powinniśmy dobrać tak, aby znalazły się w nim wyłącznie osoby, które będą naprawdę mieć czas, siły, chęci i możliwości, by w projekcie pracować . Nie chodzi tu o cechy charakteru (pracowici - tak, leniwi - nie), bo to wszyscy czujemy intuicyjnie. Chodzi o wzięcie pod uwagę również innych czynników, od których zależy, czy dana osoba będzie autentycznie pracować w projekcie. W tym odcinku zwracam uwagę przede wszystkim na piastowane stanowisko. Nie wybierajmy do składu zespołu osób z...
Apr 01, 2021•10 min•Ep. 15
Wcale nie musimy pracować pełnym składem przez cały czas . W różnych fazach projektu zaangażowanie poszczególnych osób może być różne i nic w tym niestosownego . Jeżeli akurat pracujemy nad czymś, co chwilowo nie dotyczy jakiegoś członka zespołu, to warto dać mu chwilę wolnego w projekcie. Lider nie powinien zmuszać wszystkich do bycia pod pełną parą przez cały projekt, bo to nawet nieosiągalne. I tak nadejdą chwile znużenia i zmęczenia, więc może od razu załóżmy, że będą etapy większej i mniejs...
Mar 23, 2021•8 min•Ep. 14
Niezmienny skład zespołu to generalna wytyczna, od której jednak jest sporo odstępstw. Nie zawsze mamy praktyczną możliwość, by zespół od początku do końca projektu miał ten sam skład, ale powinniśmy się o to starać, gdy tylko ma to sens i jest możliwe. A kiedy nie jest? Po pierwsze - z powodu naturalnych zmian w firmie. Odejścia, przyjścia, urlopy - to siła wyższa. Im dłuższy projekt, tym większe ryzyko, że nie utrzymamy ciągłości składu. Na to nie mamy niestety wpływu. Po drugie - gdy ktoś z z...
Mar 17, 2021•11 min•Ep. 13
Podczas powoływania zespołów projektowych musimy uważać, by nie pominąć przełożonych osób, które chcemy do projektu pozyskać. Chodzi o to, żeby nie iść na skróty i nie zapraszać ludzi bezpośrednio do projektu, zanim się tego nie uzgodni z ich szefami . Mogą oni bowiem mieć inne plany wobec swoich podwładnych. Poza wszystkim, to oni zarządzają czasem i zadaniami swoich pracowników, dlatego jako pierwsi powinni się dowiedzieć, że ich człowiek może być potrzebny w jakimś nowym projekcie. Najłatwiej...
Mar 12, 2021•8 min•Ep. 12
Istnieje przekonanie, że lider projektu musi być w pełni samodzielny , a jeśli przychodzi po pomoc, to znaczy, że nie sprawdza się należycie w tej roli. To szkodliwy mit. Jest co najmniej kilka kluczowych momentów w projekcie, w których sięgnięcie po pomoc jest niezbędne i efektywne . Takim punktem jest m.in. kompletowanie składu zespołu . Lider zazwyczaj nie jest ani dyrektorem, ani członkiem zarządu - najczęściej jest specjalistą lub co najwyżej menedżerem średniego szczebla. To oznacza, że tr...
Mar 06, 2021•9 min•Ep. 11
Nie wystarczy wskazać lidera, by efektywnie ruszyć z projektem. Dokładnie tak samo skrupulatnie musimy wyznaczyć osoby do zespołu, by lider nie został sam z bagażem zadań do zrobienia. Mniejsza o formę wskazywania osób do projektu; liczy się przede wszystkim sam fakt, że z imienia i nazwiska wytypowaliśmy konkretne osoby. Nie można tu pozostawić niedopowiedzeń, bo bardzo utrudni to pracę liderowi projektu. Musi on wiedzieć, że ma do dyspozycji skład, na który może liczyć. Nie chcemy, by lider mu...
Mar 02, 2021•7 min•Ep. 10
Mniej znaczy więcej. To popularne powiedzenie dotyczy również zespołów projektowych. Google - dla przykładu - ma zasadę, by nie przekraczać sześciu osób w zespole projektowym. Większe grupy nie pracują efektywnie . Trudno im się zebrać, kłopotliwe jest uzgadnianie wspólnego stanowiska czy sprawne posuwanie prac do przodu. Ale często naprawdę potrzebujemy wkładu merytorycznego od większej liczby osób. Jak to dobrze zorganizować? Zwykle sugeruję tzw. zasadę dwóch kręgów . Pierwszy - kilkuosobowy -...
Feb 21, 2021•13 min•Ep. 9
W dzisiejszych czasach jesteśmy znacznie bardziej nastawieni na mówienie , prezentowanie czy wręcz autoprezentację niż na słuchanie . Rzadko się uczymy sztuki słuchania, nie szkolimy się z tego zbyt często. Z drugiej strony bardzo doceniamy i lubimy osoby, które autentycznie potrafią słuchać . Świetnie się z nimi rozmawia i zauważamy to natychmiast. Być może dlatego, że to relatywnie rzadka umiejętność. W projektach takim słuchającym na pewno musi być lider. Nie po to zapraszamy specjalistów do ...
Feb 15, 2021•9 min•Ep. 8
Umiejętność delegowania zadań jest niezwykle ważna dla lidera, choć trudno się tego nauczyć. Szczególnie osoby pracowite, które lubią pracować osobiście, nie będą idealnym liderem, dopóki nie nauczą się dzielenia pracą z innymi. Pracowitych, w dowód uznania za osiągnięcia, często awansuje się na stanowiska kierownicze. Może to być duży błąd. Jak to się mówi: firma traci wówczas dobrego pracownika i nie zyskuje dobrego menedżera. Dlatego też na czele zespołów projektowych powinni stawać raczej ci...
Feb 11, 2021•12 min•Ep. 7
Aby być dobrym liderem, trzeba zdobyć zaufanie zespołu . Sprawa jest prosta, gdy na czele projektu staje ktoś z autorytetem, np. wieloletni pracownik, poważany przez wszystkich, który już niejeden projekt skutecznie poprowadził. Czasem jednak trzeba na to zaufanie sobie dopiero zapracować . Na przykład wtedy, gdy lidera nie wszyscy znają, jest nowy w organizacji lub po prostu nie prowadził jeszcze projektów. Jednym ze sposobów na szybkie zbudowanie zaufania jest pokazanie zespołowi, że pracujemy...
Feb 07, 2021•8 min•Ep. 6
Dobór lidera projektu nie tylko dotyczy jego doświadczenia czy cech charakteru, ale również nie bez znaczenia jest jego pozycja w strukturze organizacyjnej firmy. Jeśli projektem miałby pokierować szeregowy pracownik, to będzie mu niezwykle trudno. Będąc osobą niedecyzyjną napotka mnóstwo trudności w szybkim uzyskiwaniu zgód. Będzie skazany na częste konsultowanie się z przełożonymi, co wydłuża czas trwania projektu. To również nie przydaje takiej osobie autorytetu w gronie samego zespołu projek...
Feb 03, 2021•7 min•Ep. 5
Chciałoby się, by lider zawsze był osobą doświadczoną. Nie zawsze jednak mamy taki komfort. Nierzadko wszyscy dobrzy kandydaci są zajęci, albo jest ich mniej niż projektów do poprowadzenia. Wtedy trzeba sięgnąć po kadry młodsze i mniej zorientowane w sztuce kierowania projektami. Każdy musi kiedyś poprowadzić projekt po raz pierwszy. Lider rzucony na głęboką wodę będzie musiał nauczyć się pływać, ale… jakim kosztem!? Bywa to trudne i stresujące doświadczenie. Może też oznaczać ryzyko popełnienia...
Jan 30, 2021•10 min•Ep. 4
Czy lepszym liderem projektu będzie dobry organizator czy ekspert merytoryczny ? Chciałoby się, by idealny kandydat posiadał obie te cechy. Nie zawsze jednak jest tak pięknie. Jeśli więc mielibyśmy wybierać, to zdecydowanie wygramy, stawiając na czele projektu dobrego organizatora. Dobry organizator poradzi sobie z dokooptowaniem do zespołu ludzi, którzy wniosą niezbędną wiedzę. Sam też podszkoli się w podstawach zagadnienia na tyle, ile będzie mu trzeba. Nie musi być najmądrzejszy ze wszystkich...
Jan 23, 2021•11 min•Ep. 3
Dla wszystkich powinno być jasne, do czego uprawniony i zobowiązany jest lider projektu . Jest kilka grup, które tej informacji będą poszukiwać. Po pierwsze – już sam lider powinien przecież mieć jasność, co to dla niego znaczy, że został wskazany na tę funkcję. Po drugie – zespół projektowy powinien być świadomy, czego lider ma prawo od nich oczekiwać, ale i czego oni mogą się spodziewać ze strony lidera. Po trzecie – inne osoby w organizacji, jak np. zarząd , który będzie lidera rozliczał z ef...
Jan 23, 2021•7 min•Ep. 2
Każdy projekt musi mieć kogoś, kto go poprowadzi. Nazwijmy go liderem projektu . Na marginesie – używam tego terminu, bo lider kojarzy się z autorytetem i energią do poprowadzenia zespołu za sobą. Lider w tym serwisie będzie dla mnie zawsze oznaczać dokładnie to samo, co kierownik projektu, project manager (z angielska) czy menedżer projektu. Upewnijmy się jednak, że jedna osoba została jednoznacznie wybrana i że wybór ten został oficjalnie zakomunikowany w sposób przyjęty w danej organizacji. O...
Jan 23, 2021•10 min•Ep. 1
Prosto o projektach. Baza wiedzy o dobrych praktykach w zarządzaniu projektami. Tytuł i podtytuł tego podcastu chyba mówią wszystko: w prosty sposób (mam nadzieję!) przekazuję tu podstawową wiedzę o tym, jak efektywnie prowadzić projekty. To darmowa baza wiedzy dla wszystkich, którzy chcą podszkolić się w tej sztuce. Podcast powstaje równolegle z uruchomieniem strony internetowej prostooprojektach.pl . Na niej umieszczam każdy nagrany odcinek, ale też opisuję każdą dobrą praktykę w skrócie. Prze...
Jan 23, 2021•18 min
