12 - Comment déterminer le cout du travail réalisé en interne

Focus Projet. Bienvenue sur Focus Projet, le podcast du management de projet. Le management de projet, qu'est-ce que c'est ? Ça va être les différentes techniques et outils qui vont nous permettre de mener à bien nos projets. Planning, coût, risque, gestion d'équipe, changement, communication, définition du besoin. Au fil des épisodes, on va voir tout cela ensemble.

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Aujourd'hui, on va parler d'argent et plus précisément du coût du travail réalisé en interne de l'entreprise. C'est un sujet qui porte souvent à confusion et sur lesquels les chefs de projet ne sont pas forcément sensibilisés. On va voir ensemble dans cet épisode comment déterminer le coût horaire au journalier d'une personne interne à l'entreprise avec la méthode du coût complet.

Quand on estime le budget du projet ou réalise le suivi des coûts, j'ai remarqué que le travail réalisé par les personnes internes à l'entreprise a souvent tendance à passer à la trappe. Même si elles sont embauchées à plein temps en CDI et payées même si elles ne travaillent pas sur votre projet, le temps qu'elles passent sur le projet a un coût pour l'entreprise et donc d'une certaine manière pour votre projet. Il n'est pas toujours simple d'évaluer et de prendre en compte ce coût.

Je vous propose aujourd'hui une méthode pour mieux l'appréhender. D'une manière générale, on n'arrive pas trop mal à évaluer le temps qui est passé sur le projet par les différents membres de l'équipe. Il peut être théorique, quelqu'un va travailler à mi-temps, à quart temps, à plein temps et ainsi de suite, ou il peut être réel avec des pointages qui sont réalisés pour être au plus proche de la réalité.

Là où on va rencontrer des difficultés, cela va être pour valoriser correctement ces heures ou ces jours de travail en euros pour l'associer au reste des dépenses du projet.

De prime abord, on peut penser que le coût d'une personne correspond à son salaire. Mais cela n'est pas réellement vrai. Par exemple, quand vous allez payer à un mécanicien 80 euros de l'heure pour réparer votre voiture, pensez-vous réellement que celui qui répare la voiture a un salaire équivalent à 81 euros de l'heure. Pas tout à fait.

Ce coût va aussi inclure l'ensemble des outils dont il a besoin, le garage en lui-même où il travaille, ainsi que les personnes en support, comme la secrétaire par exemple. Pour arriver à évaluer correctement le coût horaire d'une personne, il va falloir prendre en compte le salaire, mais aussi tous les à-côtés qui permettent à cette personne de travailler. On a trois manières de prendre en compte tous ces à côté en plus du salaire.

La première méthode serait de prendre le salaire et de prendre séparément tout ce qu'on va rajouter à côté, l'allocation d'un local, les outils et ainsi de suite. Une seconde méthode va être de prendre le salaire et de dire que pour couvrir l'ensemble des autres frais, il faut X% en plus du salaire. pour pouvoir couvrir tous ces frais.

La dernière méthode qu'on appelle le coût complet et que je vais détailler ici consiste à prendre l'ensemble des frais qui sont liés au travail, le salaire y compris, et à le rapporter par rapport au nombre d'heures qui sont travaillées et qui sont productives. On obtient de cette manière là le coût global d'une journée de travail.

Voyons maintenant comment calculer ce coût complet. Pour pouvoir le calculer, nous allons avoir besoin de deux choses. Tout d'abord, la durée réelle du travail qui va être fait, celui qui va être effectif, qui va être réellement productif. Ça va être la première chose à connaître. En plus de cela, nous avons aussi besoin de l'ensemble des coûts à considérer, le salaire et tout ce qu'il y a autour.

Avec ces deux éléments, on va pouvoir calculer le coût horaire ou le coût journalier en faisant le rapport entre les deux.

Commençons par calculer la durée du travail effectif. Tout d'abord, on va prendre le temps de travail global. On peut considérer qu'il y a environ 20 jours par mois travaillés et 151 heures par mois quand on est à 35 heures. A cela, il va falloir enlever les vacances, 5 semaines, soit environ 25 jours, et les éventuels RTT si on n'est pas sur une base de 35 heures. On obtient de cette manière là la durée totale travaillée par quelqu'un.

En plus de cela, il va aussi falloir enlever tous les moments où les gens sont improductifs. Ça va être par exemple les formations, mais on peut aussi prendre en compte des réunions de service ou d'autres moments que l'on va décider d'exclure du temps de travail effectif.

Faisons le calcul ensemble sur un exemple. On va considérer une personne qui travaille 35 heures par semaine, qui n'aura donc pas de RTT du coup, pour lesquelles on va considérer une semaine de formation par an. et l'équivalent de 1,9 jours par mois de réunions, de services et autres sur lesquels on va considérer qu'il ne travaille pas. Pour cet exemple, j'ai choisi de faire ce calcul pour un mois, mais il serait tout à fait possible de réaliser ce même calcul sur l'année.

Lorsque l'on travaille 35 heures par mois, on a en moyenne 151,4 heures par mois de travail. A cela, il va falloir qu'on enlève les vacances, Donc 5 semaines de 35 heures. Cela fait donc 175 heures que l'on va diviser par 12 pour l'avoir sur un mois. On obtient de cette manière là 14,6 heures de vacances en moyenne par mois. Cela nous fait donc 151,4 moins 14,6. 136,8 heures. Il nous faut donc enlever 14,6 heures à nos 151,4 initiales. Cela fait donc 136,8 heures de travail en moyenne.

par mois une fois qu'on a enlevé les vacances. Il faut maintenant enlever le reste du temps improductif, soit une semaine de formation par an. On va donc avoir 35 heures à diviser par 12, ce qui va nous faire 2,9 heures par mois, ainsi que 1,9 jours par mois pour les réunions de service et autres. Il nous faut donc enlever 4,8 jours par mois à nos 136,8 jours hors vacances. On obtient donc de cette manière-là 132 heures productives par mois.

Vous pouvez retrouver le détail de ce calcul dans la description.

Maintenant que l'on a la durée productive par mois, passons maintenant au coût à prendre en compte. Tout d'abord, on va avoir le salaire. Celui-ci va inclure à la fois le salaire qu'on va considérer brut, ainsi que l'ensemble des charges patronales qui vont s'appliquer sur celui-ci.

Au-delà de cet élément qui paraît assez évident, même si on ne pense pas toujours aux charges, il va falloir prendre en compte tout ce qui va être nécessaire pour pouvoir réaliser le travail et pour pouvoir travailler dans de bonnes conditions.

Cela va être tout ce qui va être le matériel de travail, à la fois des outils de travail spécifiques, le matériel et les services informatiques, que ce soit l'achat et l'amortissement des ordinateurs, la mise en place d'un réseau, les boîtes mail, ces choses-là. éventuellement aussi des licences spécifiques pour des logiciels professionnels, ainsi que toutes les petites fournitures qu'on peut utiliser quand on travaille.

En plus de tout ce matériel pour travailler, il nous faut aussi des bureaux. On va avoir à considérer l'allocation des bureaux ou l'amortissement si les bureaux sont achetés par l'entreprise, mais aussi l'électricité pour alimenter tout ce qui va tourner dans les bureaux, les frais de chauffage, les frais d'entretien, les frais de ménage. tout ce qui va être lié à l'espace de travail.

Maintenant qu'on a considéré ça, on a à peu près tout ce qui est lié directement à une personne qui travaille, mais il va falloir aussi rajouter tout ce qui va permettre à l'entreprise de fonctionner, c'est-à-dire le coût correspondant aux personnes qui ne sont pas productives. Tout ce qui va être les services supports, les ressources humaines par exemple, la comptabilité.

mais aussi les personnes qui vont travailler sur le marketing ou sur le commercial et qui ne vont pas directement produire au sein de l'entreprise. Pour finir, on peut rajouter à ces coûts-là toute la partie direction qui est souvent pas considérée comme productive non plus.

Continuons sur notre exemple. On va considérer que la personne qui travaille 132 heures productives par mois est un cadre qui est payé 3000 euros brut par mois dans une petite structure de 12 personnes. 10 personnes vont être productives. En plus de ces 10 personnes productives, on va avoir le directeur qui va s'occuper aussi de l'aspect commercial, ainsi qu'un assistant qui va faire de la compta et du marketing.

Commençons par calculer tout d'abord le salaire chargé de la personne que l'on considère. Dans notre cas, il s'agit d'un cadre. Il faut donc rajouter environ 40% de son salaire brut. pour avoir le salaire total avec les charges. On va donc avoir 40% de 3 000 euros, soit 1 200 euros de charges patronales, ce qui va nous faire 4 200 euros pour le salaire total chargé. Si le salarié n'avait pas le statut cadre, le taux à prendre serait plus aux alentours de 30%, qui est une bonne approximation.

Le pourcentage exact dépend de différents paramètres propres à chaque entreprise. Considérons maintenant les salaires du dirigeant et de l'assistant. On va considérer que la somme de leur salaire brut va être de 6 000 euros, sur lesquels on va avoir 2 400 euros de charges, soit un total de 8 400 euros pour l'ensemble des deux salaires avec les charges.

Pour cet exemple, on va considérer pour ce qui va suivre qu'on va répartir de manière uniforme l'ensemble des coûts pour l'ensemble des 10 personnes qui sont productives, indépendamment des différences de salaire qu'il pourrait y avoir ou des choses comme ça. Les 8400 euros de salaire du dirigeant et de l'assistant vont donc représenter 840 euros pour le salarié dont on est en train de calculer le coût horaire. Passons maintenant à tout ce qui va être nécessaire pour qu'il puisse travailler.

Tout d'abord, les bureaux. On va considérer que l'entreprise a un loyer de 3000 euros par mois et que ça inclut ses charges, que c'est un espace où tout est inclus et que l'allocation est de 3000 euros par mois. On va donc considérer 300 euros pour les bureaux, pour ce salarié.

En plus de cela, on va avoir des frais qui vont... être associé à l'informatique de l'entreprise qui vont correspondre à la boîte mail des salariés, à l'amortissement des différents ordinateurs qui ont été achetés, au réseau interne, à des serveurs éventuellement aussi. L'ensemble de ces coûts va représenter 450 euros par mois pour l'entreprise. Ça va donc faire 45 euros par mois pour l'employé que l'on considère. Il va aussi avoir besoin d'un logiciel métier dédié.

avec une licence à 100 euros par mois et on va considérer qu'ils consomment à peu près 15 euros par mois pour des petites fourmitures, des cahiers, des stylos, tout le matériel de bureau qu'on a à côté.

Donc maintenant si on fait la somme de l'ensemble de ces coûts annexes, on va donc avoir 840 euros par mois qui vont correspondre au salaire des dirigeants et de l'assistant, plus 300 euros pour les bureaux, 45 euros pour l'informatique, 100 euros... pour la licence du logiciel et 15 euros par mois de petites fournitures. En faisant la somme, on en arrive à 1300 euros à rajouter en plus de son salaire chargé.

On voit donc que pour cette petite structure, on a quand même 1300 euros en plus à rajouter à nos 4200 euros de salaire, ce qui fait à peu près 30% en plus du salaire. Pour finir, faisons la somme de l'ensemble. On va donc avoir les 4200 euros. auquel on ajoute les 1300 euros de frais annexes. On obtient donc 5500 euros pour le coût de ce salarié sur un mois.

Une fois qu'on a à la fois la durée du travail par mois, ainsi que le coût global de la personne sur cette même durée, il ne nous reste plus qu'à faire la division pour obtenir le coût horaire ou éventuellement le coût journalier si on travaillait en jour.

Faisons la division pour notre exemple. On va donc diviser les 5500 euros par mois par les 132 heures que l'on a calculé précédemment. On obtient de cette manière un coût horaire de 41,60 euros de l'heure. Dans cet exemple que j'ai pris, on se trouve dans une petite structure avec peu de charges annexes. Il est possible d'ailleurs que j'ai oublié un certain nombre de choses qu'il faudrait rajouter.

On voit cependant... que les frais liés à cette structure représentent déjà 30% du coût du salaire pour ce salarié. Dans le cas où on est dans des structures plus importantes, ce pourcentage va rapidement augmenter et on va avoir des coûts de structure beaucoup plus importants.

Dans la pratique, comment fait-on pour réaliser ce calcul ? Tout d'abord, il faut avoir accès aux différentes dépenses de l'entreprise que l'on va généralement retrouver dans la comptabilité. D'une manière générale, ce calcul est rarement fait par les chefs de projet qui n'ont pas accès à ces informations. Il va être plus souvent fait par un contrôleur de gestion ou un comptable.

Si vous voulez vous atteler à l'exercice, il va falloir que vous récupériez l'ensemble des dépenses réalisées sur une année ou éventuellement le budget prévisionnel de l'entreprise. Une fois ceci fait, vous allez devoir analyser l'ensemble des coûts sur une période représentative. On peut en général prendre un an pour prendre en compte les dépenses ponctuelles, les investissements réalisés pour des durées plus longues et temps amortis chaque année.

Avec ces données, il vous faudra différencier les coûts associés au travail des employés des éventuels autres coûts de production, comme ceux des machines ou les matières premières. Pour cela, vous aurez sûrement besoin de prendre des hypothèses ou de faire des choix pour réaliser ce calcul. Avec ces éléments, vous aurez les principaux postes de dépense qui permettent aux salariés de réaliser leur travail.

De la même manière, une analyse est aussi nécessaire pour ce qui est des heures travaillées pour différencier les heures productives des non productives. L'exemple que j'ai développé ici est assez simple par choix, mais comme vous vous en doutez, ce calcul peut rapidement devenir compliqué.

En envisageant le coût complet, on peut vite se rendre compte qu'une personne qui travaille au sein d'un projet est nettement supérieure à celui de son salaire. Même si cette donnée n'est pas forcément connue et accessible. pour les chefs de projet, il est nécessaire d'avoir cela en tête pour comprendre que les heures travaillées en interne ont aussi un coût important, même si il n'est pas forcément directement affecté au budget du projet.

Cela peut dans certains cas changer votre perspective sur des décisions, notamment entre réaliser le travail en interne et le sous-traiter.

J'espère que cet épisode vous a plu et vous aura permis de mieux comprendre l'ensemble des coûts associés au travail d'une personne. Essayez de garder cela en tête pour vos prochains arbitrages. Vous avez des questions ? Vous avez une vision différente de ce sujet ? Venez en discuter sur LinkedIn. Si cet épisode vous a plu, abonnez-vous à Focus Projet sur votre plateforme préférée et parlez-en à vos collègues. A très bientôt sur Focus Projet !