03 - Quel outil numérique de gestion de projet choisir ?

Focus Projet Bienvenue sur Focus Projet, le podcast du management de projet. Le management de projet, qu'est-ce que c'est ? Ça va être les différentes techniques et outils qui vont nous permettre de mener à bien nos projets. Planning, coût, risque, gestion d'équipe, changement, communication, définition du besoin. Au fil des épisodes, on va voir tout cela ensemble.

Alors que tu sois le directeur de projet de la prochaine Gigafactory, ou que tu te retrouves à t'occuper des projets de ton entreprise en plus de ton travail, abonne-toi. Ce podcast va simplifier la réussite de tes projets. Aujourd'hui, on va parler d'une question qui revient souvent. Quel outil informatique de gestion de projet choisir ? Je vais commencer tout d'abord par ce que je dis toujours quand on me pose cette question.

Le logiciel de gestion de projet doit venir dans un second temps. Pour améliorer la gestion de projet, il va être plus utile d'apprendre le management de projet que de mettre en œuvre un outil informatique. On peut déjà faire beaucoup avec peu de choses, notamment les outils de bureautique classiques. L'autre facteur, c'est que le logiciel de gestion de projet que vous allez choisir doit correspondre aux besoins que vous avez.

Il est donc plus judicieux de commencer avec des outils de bureautique et, une fois que vous en rencontrez réellement le besoin, choisir l'outil de gestion de projet qui va réellement y répondre. Passons aux outils maintenant. Il existe des tonnes d'applications différentes qui se définissent comme des outils de gestion de projet.

Le but ici ne va pas être de vous dire lequel choisir, comme je viens de vous le dire, ça va dépendre de vos besoins, mais plutôt de faire un tour des différents types d'outils que l'on peut trouver sur le marché. Tout d'abord, les logiciels de planification. Ça va être Microsoft Project, Primavera, Grand Project, il existe encore d'autres. Ce sont les logiciels historiques, centrés sur le planning et le diagramme de Gantt.

Ils vont être utiles quand il y a des besoins de planification précis et importants. Ils sont très utilisés, notamment dans l'industrie et la construction, mais on les retrouve un peu partout. Ils vont permettre de faire des choses très complexes et de planifier des projets importants dans le moindre détail. Ces logiciels vont permettre de faire des choses très complexes et de planifier des projets importants dans le moindre détail.

Leur inconvénient par contre va être la difficulté de prise en main qu'on peut avoir et le fait qu'on peut vite avoir tendance à faire des choses trop détaillées. Un autre aspect c'est que d'une manière générale ils sont encore jusqu'à présent assez peu collaboratifs. Il existe pour la plupart des versions serveurs ou en ligne de ces logiciels mais qui vont demander une mise en œuvre et une configuration assez importante et lourde.

C'est souvent le type de logiciel vers lequel on se tourne en premier. Un des premiers réflexes que l'on a quand on a affaire à un planning, c'est d'aller chercher Microsoft Project. Je pense que c'est souvent dû au fait de l'implantation historique de Microsoft et de la large diffusion Microsoft Project. Par contre, dans de nombreux cas, je pense que ce n'est pas l'outil le plus adapté, surtout si vous êtes dans une petite structure.

Un autre type de logiciel de gestion de projet, les logiciels collaboratifs. On va retrouver dans ceux-là Asana, Monde et bien d'autres. Leur but principal va être de faciliter les communications sur ce qu'il y a à faire dans le projet. Ils intègrent généralement des outils de communication, comme le fait de pouvoir laisser des commentaires sur la réalisation des tâches, voir les documents par les différents intervenants.

Dans certains cas, ils peuvent intégrer une mini gestion électronique des documents, JAD. Dans ce cas, il va être possible de revoir directement les différents documents du projet à travers ce logiciel de gestion. Par contre, leurs capacités de planification et de subi budgétaire sont généralement plus légères. Ce n'est pas forcément principalement pour ça qu'elles sont faites.

Les avantages de ces logiciels collaboratifs, ils vont être efficaces pour des petits projets sur des durées pas trop longues, où on a besoin d'une plateforme de communication et de centralisation des données. Cet aspect mutualisation et partage de l'information va être important. Et ils vont être... très bien fait pour ça. Un autre avantage important c'est qu'en général c'est des logiciels assez récents et l'interface utilisateur est assez poussée et très bien faite.

Les inconvénients, il va être souvent difficile de faire un suivi précis du temps passé ou du budget sur ces logiciels, ils ne sont pas réellement faits pour ça et si on a des projets qui grossissent et qui se complexifient il va devenir difficile de les gérer. et de mettre en oeuvre les projets dans ces logiciels qui ne sont pas forcément faits pour des projets très gros, avec beaucoup de tâches, beaucoup d'intervenants, et ainsi de suite.

Mon avis sur ces logiciels, c'est qu'ils sont particulièrement adaptés pour des projets dans la communication, le marketing, le web, tout ce qui va être la mise en œuvre de changements au sein des organisations et des choses comme ça. Encore un autre type de logiciel pour la gestion des projets, les logiciels de Kanban et de Todo.

On va trouver parmi eux Trello, le logiciel de Kanban le plus répandu, Asana qu'on peut aussi classer là-dedans, et pour les To-Do par exemple, La plupart de ces logiciels vont être centrés sur cette vue en Kanban. Trello, c'est ça par excellence. On a un Kanban avec toutes les tâches, tous nos tickets qu'on met dedans. On recoupe un peu une partie des applications citées précédemment, qui sont aussi en bonne partie centrées sur ce type de visualisation.

Et j'ai tendance à regrouper avec ces applications-là les applications de Todo assez développées, comme Todoist, sur lesquelles on va pouvoir ajouter sur les tâches des données, telles qu'un coup par exemple. Le but de ces logiciels va principalement être de gérer une liste de tâches qu'elles soient plus ou moins importantes, réparties sur différentes personnes, et ainsi de suite.

Mais on va généralement pas forcément énormément plus loin que ça, même si on peut les étaler dans le temps, suivre leur avancement. Le but, ça restera la gestion de la liste des tâches à réaliser. L'avantage principal, c'est leur simplicité. On va avoir un juc en banc avec des étapes, des statuts pour toutes les choses à faire.

L'inconvénient, c'est que pour des projets qui vont un peu durer ou lorsqu'on souhaite mettre en place une gestion un peu plus évoluée avec des suivis des coûts et ainsi de suite, on ne va pas forcément arriver à faire ça avec ceci. Quatrième type de logiciel, on continue, les logiciels qui vont être un peu plus centrés sur le portefeuille, donc les logiciels qui vont faire la transition entre projet et portefeuille de projet.

L'idée, ce n'est pas seulement de gérer un seul projet, parce qu'en général dans les entreprises, on n'a pas juste un projet qui a lieu. On va avoir un portefeuille, donc plein de projets dans l'entreprise. L'idée, c'est de pouvoir avoir une vision globalisée de l'ensemble de ces projets, de leur statut. Donc à travers ceci, on va pouvoir gérer les projets avec leurs coûts, leur planning. En général, on va plutôt rester sur une vision macroscopique.

On ne va pas forcément aller... dans le même détail que ce qu'on peut faire avec Microsoft Project ou Primavera. Et l'avantage, c'est qu'on va pouvoir lier cela aux autres projets de l'entreprise qui sont en cours. Et ça va notamment permettre d'avoir une bonne gestion des ressources disponibles.

C'est tout à fait faisable avec d'autres logiciels, notamment les logiciels de planification, mais en général, ces logiciels-là vont avoir des fonctionnalités qui vont vraiment faire en sorte de simplifier cette partie-là de gestion des ressources communes, visualisation de l'ensemble des projets en même temps, et ainsi de suite. Leurs avantages sont qu'ils vont être assez complets et, d'une manière générale, plus simples à manipuler que les applications de planning.

Ils vont donc être très efficaces pour des plannings assez macroscopiques. Ils vont permettre une centralisation des données du projet, notamment pour les coûts, les ressources, le planning aussi, et ça va permettre d'agréger ces données entre les différents projets. On retrouve en général toujours la partie des grammes de gant, éventuellement des cambans, et on peut aussi générer des courbes d'avancement sur la plupart.

Leur gros avantage va être de pouvoir avoir une vision globale du portefeuille de projet de l'entreprise et dans certains cas de pouvoir gérer l'ensemble des ressources de l'entreprise et de voir leur occupation et les attribuer sur les différents projets. Ça faisait pas mal d'avantages. Leurs inconvénients, c'est que... D'une manière générale, ils ne sont pas forcément faits pour une planification hyper poussée, comme ça va être le cas des premiers qu'on a vus.

Ils ne sont pas non plus centrés sur la collaboration et le travail à distance. On pourra retrouver dans certains des GED ou des choses comme ça, mais dans la plupart des cas, il est préférable d'avoir un autre outil dédié pour ces aspects-là. Un autre type de logiciel de gestion de projet, les logiciels spécialisés. Certains logiciels vont être dédiés à un type de projet.

On retrouve ça notamment pour des logiciels pour la construction de grosses infrastructures, mais cela existe aussi pour d'autres types de projets spécifiques. Leurs avantages, ils vont être dédiés à ce type de projet, donc on va avoir des facilités pour mener ceci. Les inconvénients, c'est qu'on est sur des choses qui sont un peu plus de niche, qui vont dans certains cas être plus techniques et qui vont être moins adaptables. pour d'autres projets.

On se rapproche un peu des logiciels spécialisés. L'idée, c'est que là, c'est le logiciel qui sert principalement à gérer les données métiers, qui va être augmenté de fonctionnalités qui vont permettre de faire de la gestion de projet. Le cœur du logiciel n'est pas fait pour faire de la gestion de projet, ce n'est pas son but initial. Par contre, on va rajouter un certain nombre de fonctionnalités qui va permettre de réaliser cela.

Leurs avantages, c'est... principalement que c'est des logiciels métiers, donc tout cet aspect-là va être très présent et ça va être très intégré. Les principales inconvénients de ces avantages, c'est que ce ne sont pas des logiciels qui sont prévus et dédiés pour faire de la gestion de projet. On va donc avoir des fonctionnalités qui vont être moins poussées, ça va souvent être moins performant et plus compliqué à mettre en œuvre. Un exemple que j'ai en tête, c'est certains URP.

et logiciels de gestion qui vont avoir des fonctionnalités ou des plugins qui vont permettre de faire de la gestion de projet cela peut être bien pour avoir une remontée d'information des projets au niveau de la direction et des gestionnaires de l'entreprise par contre en général les fonctionnalités sont assez limitées et il va être difficile de réellement faire de la gestion de projet à travers ce logiciel seul

Un autre type de logiciel qui peut être utilisé comme logiciel de gestion de projet, c'est tout ce qui va être les applications de mind mapping, notamment certaines qui sont assez avancées, Mind Manager par exemple. Avec ce logiciel de mind mapping, on va partir dans un axe qui est assez différent des autres logiciels. L'idée dans ce cas, ça va être de se centrer sur la décomposition du projet en tâches. et de modéliser ça avec le logiciel de mind mapping.

Pour les plus simples, on va pouvoir juste réaliser cette décomposition en tâches, éventuellement rajouter des notes, des choses comme ça. Et sur des logiciels les plus évolués, comme Mind Manager, on va pouvoir associer sur chaque élément de branche des informations comme une racine, des coûts, un pourcentage de réalisation, des dates.

et on pourra de cette manière ainsi retrouver l'ensemble des éléments clés du projet sur cette carte mentale qui va correspondre à la structure de découpage du projet, à la work-backdown structure. Les avantages, c'est une vision assez originale qui peut bien aller pour certaines personnes.

Les inconvénients que j'y trouve, c'est que ce n'est pas forcément évident quand on n'est pas habitué à travailler de cette manière-là, donc c'est quelque chose qui est un peu... un peu original au début et si on n'est pas habitué à travailler comme ça avec des logiciels de mind mapping c'est pas forcément facile pour conclure ce tour d'horizon des différents logiciels de gestion

de projet ce que je vais appeler les bases de données d'une certaine manière donc ça va être notamment Notion et Airtable l'idée avec ces logiciels c'est qu'on va pouvoir configurer une base de données pour représenter nos éléments et les données de notre projet. Cela peut se faire facilement maintenant avec Notion qui met directement un template de gestion de projet à disposition.

Mais si on veut aller un peu plus loin et avoir plus de possibilités, on peut se tourner vers Airtable qui va permettre maintenant plus de customisation et de faire des choses beaucoup plus compliquées pour mettre en œuvre notre système de gestion des données pour la gestion du projet. L'avantage c'est que cela peut très facilement s'intégrer à ce que vous avez déjà mis en place sur Notion ou sur Airtable.

De cette manière là ça permet d'avoir un workflow où on ne va pas sortir de ces logiciels pour faire la gestion de projet. L'autre point positif c'est qu'on va pouvoir configurer nos données et la manière dont on met en oeuvre notre gestion de projet directement dans ces logiciels qui laissent pas mal de possibilités. Cela va permettre d'adapter le logiciel en tout cas ce qu'on en fait, à sa manière de travailler.

Pour ce qui est des inconvénients, déjà, ce n'est pas forcément ce qui est le plus adapté au niveau de l'interface. Ce ne sont pas des logiciels qui ont été prévus pour ça initialement, donc il y a pas mal de travail à faire pour arriver à avoir quelque chose de correct. Et l'autre point, c'est qu'il faut tout paramétrer soi-même. On peut repartir dans certains cas avec des templates qui sont prévus ou qu'on peut trouver sur Internet.

Mais de mon point de vue, il est quand même nécessaire de faire un minimum de customisation si on utilise ce genre de choses pour que ça s'adapte à nos besoins. Le risque qu'on peut avoir dans ce cas-là, c'est de mettre en place une machine à gaz où le fonctionnement du logiciel et de notre gestion de projet ne va pas être optimisé.

Le dernier point, c'est que ça va aussi demander du temps pour développer et configurer cet outil, contrairement à d'autres logiciels qui peuvent être plus rapidement mis en œuvre. Voilà, on a vu un bon nombre d'applications différentes qui permettent de faire de la gestion de projet. La plupart, peut-être pas toutes, mais une bonne partie de celles-ci vont être vendues comme logiciels de gestion de projet et on voit qu'on peut trouver des choses assez différentes.

Il est donc nécessaire de bien définir ce que vous voulez en faire, quels sont vos besoins, afin de pouvoir choisir le mieux possible votre application.

Du coup, avec toutes ces possibilités différentes, il est indispensable de bien définir le besoin que vous en avez, qu'est-ce que vous souhaitez en faire avec, et aller vers déjà le type de logiciel qui va le plus correspondre, et puis après en tester plusieurs pour voir celui qui va s'adapter le mieux à votre besoin, à votre manière de travailler, et au projet que vous avez amené.

J'espère que ce tour d'horizon des outils de gestion de projet que l'on peut trouver sur le marché vous est utile. N'hésitez pas à me dire ce que vous en pensez, si j'ai oublié des choses, ou si vous voyez un autre type d'outil de gestion de projet auquel je n'aurais pas pensé. Ce que je vous propose, c'est de me retrouver sur LinkedIn, dans le post que je mets dans la description, pour en discuter ensemble. Merci et à bientôt sur Focus Projet, le podcast du management de projet.