Herkese merhabalar yeni bir yerine daha hoş geldiniz. Bugün tüm dünyanın hakkında konuştuğu isimlerden biri olan Elim Mask'ın inanılmaz yoğun programını nasıl planladığını beraber inceleyelim istiyorum. Sadece Elim Mask değil daha pek çok dünyaca meşhursyu aslında bu zaman yönetim metodunu kullanıyor. Ve bugün bu metodu iyice detaylı bir biçimde beraber baştan sona inceleyelim istiyorum. İsterseniz buyurun hemen yayına geçelim.
Bu arada yaptığım yayınları beğeniyor ve yeni yayınları kaçırmak istemiyorsanız dinlediğiniz platformlardan abone olarak tüm yayınlara anında oluşabilir veya patrün üzerinden bana destek olabilirsiniz. Elim Mask muhtemelen şu anda dünyanın en meşgul kişilerinden bir tanesi kendisi Tesla ve SpaceX'in kurucusu ve suyusu Twitter'ın ise yeni sahibi sahip olduğu tüm bu işleri yönetebilmek için haftada toplam 100 saate kadar zaman harcıyormuş.
Mask aynı zamanda 5 çocuğa sahip ve çocukları ile her hafta 4 güne kadar zaman geçiren bir aile babası ayrıca haftada iki kez düzenli egzersiz yapıyor ve kişisel hobileri içinde zaman ayırıyormuş. Sıradan bir insan dahi maskın kendine ayırdığı zamanın ne yazık ki bulamazken nasıl oluyor da Elim Mask bu kadar yoğun telaşlı bir programda zamanını bu kadar etkili bir şekilde yönetebiliyor.
Elim Mask'ın kullandığı zaman yönetin biçimi aslında pek çok CEO tarafından kullanılan bir yöntem ve bu yöntemi İngilizce'de time blocking yani zaman engelleme deniyor. Fakat bunu Türkçe daha mantıklı olacak şekilde çevirirsek zaman blockları oluşturmak diyebiliriz. Bu yöntem ayrıca Bilget ve Call Newport dail olmak üzere son derece başarılı CEO'lar, girişimciler ve üretkenlik uzmanları tarafından çok uzun zamandır kullanılan zaman yönetin metotlarından bir tanesi.
İsterseniz gelin bu zaman blocklarını programınız çok yolun olsa bile zamanınızı daha iyi yönetmek için nasıl kullanabileceğinizin detaylarına bakalım. Elim Mask sabah 7'de başını yastıktan kaldırdı, andan itibaren tüm gün ne yapacağını çok daha öncesinden detaylı bir biçimde planlıyormuş ve kendisi hiçbir zaman rastgele kesintileri yer vermiyor ve hiçbir zamanı boş bir biçimde bırakmıyormuş.
Bu blockları planlarken de her balloon bitişine 5'ar dakikalık süreler ekleyip listesinde eksik kalan görevlere yer verilmiş, örneğin cevaplayamadığı e-postalar katılması gereken toplantılar veya yeni bir girişimciyle yapacağı görüşme gibi olaylara bu sayede vakit ayırıyormuş. Hatta bir ara medyada Elim Mask'ın kendisinden yıtırım isten kişilere sadece 5 dakika süre vermesi gündeme gelmişti.
Aslında bu Elim Mask'ın sadece zaman yönetiminde kullandığı taktiklerden biri olduğu için bu 5 dakikalık görüşmeleri kendisi ayarlıyordu. Zaman yönetim uzmanı Kevin Cruz başarıda insanların zaman yönetimi hakkında bildiği 15 sır. Atlı kitabında yaptığı araştırmayla en iyi performans gösterenlerin günlerini zaman blockları etrafında organize ettiğini ve kesintisiz uzun saatler boyunca en önemli görevlerine odaklandığını keşfetmiş.
Bu blockların en büyük yararı boşa harcanan zamanı minimal düzey indirmeleri ben süretli bir not defteri ve bir kalemi yanımda taşıyorum. Haftalık planları yaparken bu blockları da kullanıyorum. Peki ben kendi zaman blockları nasıl oluşturuyorum? Genellikle çok detaylı bir biçimde bu blockları oluşturmaya çalışıyorum. Örneğin sabah kahvaltıyı hangi saat aralığında yapacağım? Hangi saatte hangi işe başlayacağım? Ki burada da işi mümkün olduğunca detaylandırmak örnek veriyorum.
Bu podcast için herhangi bir şey ürettiği ürettiğimi varsayalım. Sadece şunu yazmıyorum, podcast için yayın hazırladım. Şu şekilde başlıyorum. Saat 7.15 arası yayın için kaynak bul. İşte 7.30 ile 8 arası bulduğun kaynakları referans biçiminde hazırla. 8.15 arası bir mola. 8.15'den 9'a kadar bunlar için veri topla veya resim topla, grafik topla gibi böyle çok ince detaylarla kendi programımı oluşturmaya çalışıyorum. Bu sayede zaman blockları Parkinson yasasının önüne geçebiliyor.
Peki Parkinson yasası tam olarak ne? Bir de ona bakalım. Zaman blockları sizin ön tatutlar yapmasına ve bir eylem planı oluşturmasına olanaktanır. Bunu yaparak çalışma sürenizi aslında netleştirmiş olursunuz. Diğer türlü belki bir saate yapılacak bir işi 3 saate tamamlamış halde kendinizi bulabilirsiniz. Ve buna da Parkinson yasası deniyor. Herhangi bir zaman limiti olmadığında örnek verin. Belki 45 dakikada yapabileceğiniz bir işi 2,5 saatte 3 saatte tamamlamış halde kendinizi bulabiliyorsunuz.
Çünkü yaptığımız bu işlerin herhangi biri bitiş süresini belirlemediğimiz zaman burada çok büyük bir esneklik bırakmış oluyoruz. Ve buna tam olarak da Parkinson yasası adı verilmiş. Zaman blockları sadece Parkinson yasası gibi olayların önüne geçilmesini sağlamıyor. Diğer bir faydaları ise seçimlerinizin sayısını azaltması çünkü günü kafanızda planladığınızda yüzlerce görevi listelersiniz.
Fakat bunu bir süre limitleri olan bloklar şeklinde oluşturduğunuzda bu kadar işi bir güne sığdıramayacağınızı fark edeceksiniz. Ve en önemli olanlarını programınıza yerleştirip geri kalanını yapılacaklar listesine bu sayede aktarabilirsiniz. Zaman blocklarından bu kadar bahsettikten sonra gelin bir de bu blockları en etkili şekilde nasıl oluşturabilirsiniz. Bunlara bakalım. İlk yapmanız gereken bir kağıdı bir çizgiyle ikiye ayırmak.
Sol tarafta günün hangi saatinde neleri yapacağınızı gösteren başlangıç ve bitiş zamanı olan kara şeklinde blocklar çizin. İkinci adımda da kağıdın sağ tarafına yapmanız gereken işleri sırılayın. Ardından bu işleri önem sırasına göre düzenleyin ve her bir işe ne kadar zaman ayıracağınızı belirleyin. Bir sonraki adımda da yapacağınız görevleri bu blokların içine yerleştirmeye başlamak geliyor. Bu blokların arasına yemek ve ihtiyaç molalarında eklemeyi unutmayın.
Her ne kadar detay eklerseniz hedeflediğiniz sürelerde işleri tamamlamak daha kolay olacaktır. Dördüncü adımda da büyük ihtimal her ne kadar özenle ve dikkatle bu blokları oluştursanız dahi beklenmeyen durumlar meydana gelecektir. O yüzden bu listeye belirli aralıklarla dönüp güncelleyin. Bir sonraki hafta için planınızı yaparken de önceki haftanın programında beklenmedik sürprizlere göre bu programı tasarlamayı unutmayın.
Eğer bu zaman bloklarından daha verimli ve istikrarlı sonuçlar almak istiyorsanız da son birkaç ipucum daha var. İlk olarak zaman bloklarını doldurmak için minimum 10 dakika harcamak. Bu planları en geç bir gün önce yapmalısınız fakat haftalık olarak zaman blokları oluşturursanız bu sayede haftanızı daha iyi planlayabilirsiniz. İkinci olarak da bazen bir işe verdiğiniz süre o işe az ya da fazla olabilir bu tür durumları analiz edip diğer haftanın planında bu değişiklikleri uygulamalısınız.
Bazen çok fazla ilimser olduğunuzdan dolayı planınıza sadık kalamayabilirsiniz. Ve son ipucum ise zaman bloklarını çok geniş tutmamak. Eğer sabah 9'dan akşam 3'e kadar sadece bir görev yapacağım şeklinde planlama yaparsanız bunu takip etmek zor olacaktır. Sadece bir görevi yerine getirecek dahi olsanız bunu ufak parçalara bölmek her zaman sizin faydanız olacaktır.
Bunu bir örnekle açıklayacak olursak okul ve yatta iş için bir sunum hazırladığınızı varsayalım ve bir tam günü bu işe ayırmak istiyorsunuz. Şu şekilde bir planlama yapabilirsiniz. Sabah 9 ile 10 arası makali okuyacağım. 10 ile 10 buçuk arası konuyla alakalı fotoğraflar bulacağım. 10 buçuk 11 arası kahve molası vereceğim. 11-12 buçuk arasında araştırmayı yazmaya başlayacağım. 12 buçuk 1 arasında öğle yemeği. 13 ile 14-30 arasında sunumu oluşturmaya başlayacağım.
14-30-15 arası son kontrolleri yapıp projeyi teslim edeceğim. Bu şekilde görevleri ufak parçalara bölerseniz sorumlulukları zamanında yerine getirebilir. Ve her bir sorumluluğun tam olarak ne kadar süre aldığını keşfedebilirsiniz. Bu bölümde Elim Mask'ın ve pek çok başarılı CEO'nun kullandığı zaman yönetim biçimlerinden biri olan zaman blokları hakkında konuştuk. Umarım sizlere faydalı bilgiler sunabilmişimdir.
Bu arada tüm yayının yazılı metinle ve yayında kullandığım kaynaklara açıklamalar bölümündeki link üzerinden ulaşabilirsiniz. En kısa sürede yeni yayınlarda görüşmek üzere. Kendinize çok iyi bakın hoşça kalın.