Music. Willkommen beim Zukunftsarchitekt, der Systems Engineering Podcast für Machende und Entscheidende. Am Mikrofon ist wieder Björn Schorre. Als Systemingenieur gebe ich dir Tipps und Impulse, damit du dein Projekt zum Erfolg führen kannst. Music. So wirst du in der Episode heute erfahren, welche Ziele du dir für dein Wissensmanagement setzen kannst und wie du das Wissen operativ erhebst und dokumentierst. Heute darf ich einen ganz besonderen Menschen im Podcast begrüßen.
Sie ist ausgebildete Industriekauffrau und hat mehrere Jahre in der Industrie gearbeitet und darüber ihre Leidenschaft für das Wissensmanagement entdeckt. Aktuell arbeitet sie als Trainerin und Autorin und erstellt Inhalte für das digitale Lernen. Und damit begrüße ich hier in meinem Podcast Elena Schüssler-Roggenhofer. Hallo, vielen lieben Dank für die schöne Anmoderation. Danke, dass du hier bei mir im Podcast bist. Magst du vielleicht noch ein paar eigene Worte zu dir sagen?
Ja, genau. Also, wie du richtig gesagt hast, im Moment bin ich angestellt als Wissensmanagerin und Autorin digitaler Lerninhalte, wo wir eigentlich ja auch schon fast so ein bisschen beim Thema sind. Weil letztlich ist das Erstellen von Lernvideos ja nichts anderes als eine Wissenstransfer-Methode. Genau, und ich selber habe die große Leidenschaft das Thema Wissenstransfer und beschäftige mich sonst sehr viel damit als Beraterin und Trainerin in Organisationen.
Okay, ja, und wir haben uns kennengelernt über eine Veranstaltung vom BVMW, der sich organisiert für kleine und mittelständische Unternehmen und da habe ich da halt über deine Leidenschaft, über deine Tätigkeiten im Wissensmanagement, erfahren dürfen und dann habe ich gedacht, Moment mal eben, da war doch noch was und zwar, gibt es da im Systems Engineering Handbuch ein Prozess oder zwei Prozesse genau genommen, die sich mit Wissensmanagement und Informationsmanagement,
auseinandersetzen. Und da dachte ich mir, dich brauche ich bei mir im Podcast, weil das sollten wir mal irgendwie klarkriegen, was ist denn jetzt Wissen, was ist Information? Und ja, deswegen... Bist du jetzt hier? Da sind wir quasi schon bei der ersten Frage gelandet. Genau. Was ist denn überhaupt Wissen versus Information? Weil letztlich, was wir machen im ganz normalen Sprachgebrauch, wir setzen das einfach gleich. Also ich habe Wissen, ich habe Information.
Meistens machen wir uns da ja gar keine Gedanken drüber, was da jetzt was sein könnte. Aber es gibt da einen Unterschied. Und zwar kann man das Ganze sehr theoretisch betrachten. Für alle, die interessiert sind, Prof. Dr. Klaus Nord hat die sogenannte Wissenstreppe, das Modell beschrieben und da kann man sehr schön sehen, was der Unterschied ist. Und zwar haben wir auf der einen Seite die Informationen, die letztlich eine
Stufe unter dem Wissen sind. Informationen sind erstmal nichts anderes als Daten mit einer Bedeutung. Und wenn ich dem Ganzen jetzt noch einen Erfahrungskontext, meine eigenen Erfahrungen hinzugebe, dann erst habe ich Wissen. So haben wir also quasi die Informationen, die immer eine Stufe unter dem Wissen sind. Okay, das heißt also, das sind erstmal Informationen, sind erstmal nackte Tatsachen, Nackte Fakten ohne jetzt irgendwie weitere Verknüpfung von.
Genau, also man kann ja so ein Beispiel einfach mal aus dem Alltag greifen. Ich kann jetzt sagen, so stell dir mal die Zahl 400 vor. Im Moment könnte das noch alles bedeuten. Also Äpfel, Bieren, Menschen, keine Ahnung. Das sind Daten. Das ist erstmal die Rohdaten, die ich habe. Wenn ich die jetzt zum Beispiel von einer Küchenwaage ablese, dann habe ich diesen Daten eine Bedeutung hinzugefügt. Ich habe da irgendwie so einen Haufen weißes Zeug auf der Küchenwaage liegen und habe 400 Gramm gewogen.
Jetzt habe ich die Information, dass ich 400 Gramm Mehl gewogen habe. Das ist erst mal eine Information. Aber mit diesen Informationen kann ich jetzt gerade auch noch gar nicht so viel machen, weil letztlich brauche ich die Erfahrung, um alle Zutaten, noch ein Ei und Hefe und Milch, da zusammen zu rühren, um einen schönen Pizzateig zu machen.
Also packe ich quasi meine Erfahrung dazu, zu dieser Information 400 Gramm Mehl und kann dann am Ende des Tages mein Wissen anwenden und einen Pizzateig backen. Genau, ja wunderbar dieses Beispiel. Ja genau, das taucht ja auch regelmäßig in unserem Alltag auf, auch im beruflichen Alltag. Genau, von daher ist es vielleicht gar nicht mal so schlecht, dass wir das jetzt mal wissen.
Also die Informationen sind die 400 Gramm und das Wissen, wie du den Pizzateig machst, da kommen jetzt diese 500 Gramm und dass dir vielleicht auch noch was fehlt, dann dazu. Genau, ja, vielleicht brauche ich 500 Gramm Mehl anstatt 400 Gramm und dann habe ich sehr klar einen Wissensfakt. Ich habe 400 Gramm gewogen, mir fehlen diese 100 Gramm. Ich weiß, dass mir 100 Gramm fehlen. Das kann ich aber nur wissen, weil ich vielleicht schon mal das Rezept gemacht Macht habe, etc. Ja, okay.
Okay, ja, aber Wissen ist ja jetzt aber auch nicht gleich Wissen. Was gibt es denn da noch für Unterschiede? Ja, hast du einen komplett richtigen Punkt. Im Prinzip kann man auch noch sehr grob unterscheiden in zwei unterschiedliche Zustände von Wissen. Auf der einen Seite das explizite Wissen, Also das, was alles schon formell dokumentiert ist und auf der anderen Seite das implizite Wissen, also im Prinzip das, was in meinem Kopf ist, zum Beispiel mein Erfahrungswissen.
Okay. Und wenn ich das jetzt mal aufs Unternehmen dann irgendwie wieder beziehe, dann ist das, was explizites Wissen ist, das, was ich vielleicht dann lesen kann in meinem Wiki oder was ich dann vielleicht erzeugt habe im Unternehmen. Und implizites Wissen ist das, was noch irgendwo versteckt ist, was zwischen den Ohren der Menschen noch sitzt. Genau, richtig. Ja, also ich habe auf der einen Seite zum Beispiel eine bereits dokumentierte Anleitung für den Zusammenbau einer Maschine.
Da habe ich explizites Wissen. Und dann gibt es aber ja das implizite Wissen, was noch zwischen den Ohren versteckt, wie zum Beispiel eine Lösungsstrategie für irgendein häufig auftretendes Problem. Also zum Beispiel, wie lässt sich die Schraube am besten lockern? Und da habe ich irgendwie so einen kleinen Kniff, wie ich das machen kann, aber der steht halt nirgendwo dokumentiert.
Und genau das oder sowas ist implizites Wissen. Wenn ich jetzt nochmal so ein bisschen in vielleicht eine eher verwalterische Richtung gehe, dann habe ich vielleicht dokumentiertes Wissen in meinem CRM-System. Kunde XY, Ansprechpartner, ist montags nie im Büro. Das könnte dann noch vermerkt sein, weil es vielleicht relevant für mich, da kann ich den halt nicht erreichen.
Aber sowas wie dienstags brauche ich dann schon gar nicht anrufen, weil der ganze Tag voll ist mit Meetings und erstmal alles abgearbeitet werden muss. Und die Laune ist vielleicht auch nicht die beste. Das habe ich vielleicht mühevoll erfahren müssen, während ich immer mal wieder dienstags angerufen habe und dann vielleicht auch einfach abgebügelt wurde. Und dieses Wissen ist dann implizit und in den meisten Fällen wahrscheinlich nicht dokumentiert.
Okay, klar. Und wenn ich jetzt hergehen würde und das auch noch aufschreibe, dann bin ich dabei, aus diesem impliziten Wissen dann explizites Wissen zu machen, was ich dann halt auch zu diesem ersten expliziten Wissen dann hinzufügen könnte. Genau, ganz richtig. Das heißt, das Ziel ist es immer zu gucken, wir haben viel implizites Wissen. Man kann fast sagen, eigentlich ist das wie bei so einem Eisberg.
Eisberg-Modelle gibt es ja überall. Wir haben explizites Wissen, dass es das, was oberhalb der Wasseroberfläche ist, und implizites Wissen, also schon die größere Masse, die ist unterhalb der Wasseroberfläche. Wir wollen jetzt aber das, was unterhalb der Wasseroberfläche liegt, auch mit nach oben bringen. Und da gibt es Dinge, die sehr einfach vielleicht zu explizieren, sprich zu dokumentieren sind, Zahlen, Daten, Faktoren.
Wie viele Mitarbeitende sind in meinem Team, kann ich einfach aufschreiben, zur Verfügung stellen. Das war vorher vielleicht nur in meinem Kopf, aber ist sehr leicht an die Oberfläche zu holen. Aber genau das, was ich gerade meinte mit dem wertvollen Erfahrungswissen, auch das wollen wir nach oben bringen, ist aber nicht immer so einfach.
Also wie gesagt, wenn ich erst die Erfahrung machen musste, dass ich dienstags bei meinem Ansprechpartner nicht anrufen brauche, hat es ja auch ein bisschen gedauert, bis ich dieses Wissen erlangt hatte. Und dann muss ich halt schauen, ist das transferrelevant, ist das relevant auch zu dokumentieren. Ja, ja. um implizites Wissen zu dokumentieren, sondern generell auch das Wissen, auch das, was bereits da ist, zugänglich zu machen für diejenigen, die es dann benötigen. Ja, genau, okay.
Jetzt hast du ja davon gesprochen, dass man dieses Wissen, wie hast du es gerade gesagt, explizieren. Ich sage mal ein anderes Wort, da bist du ja operativ unterwegs. Also du bist jetzt dabei, Wissen wirklich aus den Köpfen herauszukriegen und irgendwo zu dokumentieren. Gibt es auch so eine strategische Ebene, wo man sich überlegt, warum man überhaupt Wissen explizieren möchte oder muss?
Ja, also wenn wir da jetzt auch noch mal so ein bisschen in die Theorie des Wissens reingehen, in die Theorie des Wissensmanagements, da gibt es einen ganz bekannten Kreislauf, den Wissenskreislauf von Probst. Und da wird genau diese Unterscheidung gemacht zwischen operativ und strategisch. Das heißt, wir können dem Ganzen strategische Komponenten gehen, bevor dieser besagte Kreislauf losgeht, in den wir zuerst Wissensziele stecken.
Und dann kommt ein operativer Kreislauf. Was heißt das? Wir haben uns Ziele gesteckt. Dann wird das Wissen operativ identifiziert, dann erworben, entwickelt, verteilt, genutzt und bewahrt, gespeichert. Und damit haben wir diese operative Komponente quasi abgedeckt. Und dann sind wir quasi oben wieder am Kreislauf angekommen und geben dem wieder die strategische Komponente, das Ganze zu evaluieren. Um dann vielleicht neue Ziele zu stecken, um den Kreislauf wieder zu durchlaufen.
Okay, achso, das heißt also, du machst erst einmal Strategie, du gehst dann so durch, hast dann Informationen und überlegst dir dann deine Strategie, ob die Ziele erfüllt worden sind oder ob du neue haben möchtest.
Genau, ich finde an sich ja ein ganz schlüssiges Phänomen, wenn ich auch an Projekte rangehe, setze ich mir ja ein Projektziel im Prinzip Und dann geht es in die operativen Komponenten und dann habe ich vielleicht auch zwischendrin nochmal so Meilensteine, wo ich auch schon evaluieren kann, bewerten kann, hey, gehen wir hier noch einen Kurs oder sollten wir mal abdriften. Aber nichts anderes ist es bei diesem Kreislauf in Bezug auf den Umgang mit der Ressource Wissen auch.
Ja, und wenn ich mir das jetzt so vorstelle, das heißt also, du hast ja mal mehrere Iterationen, wie du auch dann da durchgehst, also auch durch das Unternehmen vielleicht gehst und deine Methoden und Techniken anwendest. Ist, du machst das beim ersten Durchlauf, bei der ersten Iteration ja mit einem gewissen Ziel. Und das hast du dir ja aus der Wissensstrategie mitgenommen.
Das heißt, wenn du in der zweiten Iteration durchläufst, wirst du ja noch mal Interviews führen müssen oder noch mal Prozesse durchführen. Und dann wirst du vielleicht andere Informationen und anderes Wissen aus den Köpfen der Menschen rausholen können. Kann ich mir das so vorstellen? Ich sage mal ja und nein. Also prinzipiell, wenn wir jetzt, das ist ja ein sehr allgemeines Modell für das Thema Wissensmanagement, also wenn wir das global betrachten.
Das, was ich mache, ist wirklich den Fokus auf das Thema Wissenstransfer zu legen. Also das Transferieren von einem Kopf an n andere Köpfe oder im besten Fall halt nachhaltig so dokumentiert, dass zumindest n andere Köpfe darauf zugreifen können. Und da geht man im Prinzip einmal diesen Kreislauf schon durch.
Das heißt, das Ziel ist ja an sich klar. ja, ich möchte wertvolles Erfahrungswissen, ich möchte wertvolles Handlungswissen, Prozesswissen etc. Dokumentieren und das im besten Fall so nachhaltig, dass wenn die Person, die das Wissen gibt, ausscheidet, es dann für andere wieder aufnehmbar ist. Und dann kann man schon in Teilschritten sagen, man orientiert sich auch an diesem operativen Kreislauf. Das heißt, man identifiziert erst mal Wissen.
Was heißt das? Ich mache eine sogenannte Wissenslandkarte. Eine Wissenslandkarte ist eine vorstrukturierte Mindmap und da gehe ich Wissenskategorien durch. Zum Beispiel die Kategorie Arbeitsorganisation. Da gibt es Unterpunkte, das heißt IT und Software. In welchen Tools arbeitet die Person, die ausscheidet? Denn was macht die da? Hat die administrative Aufgaben? Welche Transaktionen nutzt sie zum Beispiel in SAP, um erstmal ganz, ganz breit zu sammeln, hey, welches Wissen gibt es überhaupt?
Und neben Arbeitsorganisationen gibt es auch noch weitere Wissenskategorien, sowas wie Projektwissen, Führungswissen, Unternehmenskultur, externes und internes Netzwerk. Und wenn ich dann sehr breit diese Wissenslandkarte aufgenommen habe, geht es darum zu priorisieren. Was davon sind überhaupt transferrelevante Wissensaspekte? Was heißt das? Nicht alles Wissen, was wir haben, ist unbedingt transferrelevant, weil manches vielleicht auch einfach schon vorausgesetzt wird.
Vielleicht wird vorausgesetzt, zu wissen, wie man eine Mail schreibt oder wie man in Outlook eine E-Mail schreibt. Dieses Wissen müsste an der Stelle dann nicht dokumentiert werden für die nachfolgende Person, weil es eine Grundkenntnis ist. Aber zum Beispiel die Information, rufe bei deinem zukünftigen Ansprechpartner niemals dienstags an. Das wäre ein Aspekt, der ist hilfreich, weil dann muss sich die neue Person nicht erst wieder damit beschäftigen und vielleicht zwei,
dreimal auf die Nase fallen und sich einen Rüffel abholen, bevor sie es selber gelernt hat. Genau. Und wenn dieses transferrelevante Wissen dann identifiziert ist, dann passiert eigentlich erst das Umsetzen, also der Wissenstransfer. Das heißt, man nimmt sich die Aspekte und gibt jedem Einzelnen eine passende Transfermethode. Wie übergebe ich was? Was? Eine Transaktion in SAP, wie die funktioniert, kann ich zum Beispiel mit einer Bildschirmaufzeichnung übergeben.
Wenn ich im HR arbeite und ich betreue das Thema Onboarding und da gibt es vielleicht eine ganz einfache Checkliste, was an IT-Infrastruktur am Anfang denn gestellt werden muss, damit die neue Person da arbeiten kann, dann ist die passende Transfermethode, dann die Checkliste ordentlich aufzubreiten, sodass ich dann hinterher abhaken kann. Und so geht man jeden einzelnen Wissensaspekt dann durch. Dann wird umgesetzt.
Okay, verstehe. Das heißt also, ich muss nochmal auf diesen Wissenskreislauf zurück. Es ist nicht so, dass man da immer wieder durchläuft und anderes Wissen rausholt, sondern man geht da durch und hat halt diese, wie du es jetzt erklärt hast, als diese verschiedenen Ziele. Und es ist eher dann so ein theoretisches Konstrukt, wo man sich dran entlanghangeln kann. Genau. Okay, gut. Du hast es eben schon mal ganz nebenbei vielleicht angerissen.
Warum müssen wir dieses Problem des Wissensmanagements im Unternehmen eigentlich angehen? Was ist aus deiner Sicht... Welche Aspekte oder Argumente dafür, dass wir dieses Thema auf die Tagesordnung bringen? Ja, wenn wir uns die Norm, die Neniso 9001-2015 anschauen, dann ist tatsächlich Wissensmanagement auch als Teil darin verankert. Das ist natürlich jetzt sehr bürokratisch gesehen. Warum sonst sollten wir uns dem Thema Wissensmanagement oder auch Wissenstransfer widmen?
Es gibt einen ganz, ganz großen Punkt und das ist das Ausscheiden von Mitarbeitenden, gerade jetzt total aktuell aufgrund des demografischen Wandels. Es besteht einfach die Rentenwelle, die jetzt so langsam losrollt und es gibt nicht so viele, die das Wissen jetzt gerade ad hoc einfach dann weiterführen können.
Gerade deshalb ist es total wichtig, dass wir es in der Organisation behalten und bewahren und das so nachhaltig, dass auch Zeit verzögert oder beziehungsweise auch andere TeamkollegInnen darauf Zugriff haben, um es weiter anzuwenden.
Ja, und wenn wir vernünftig und strukturiert mit der Ressource Wissen umgehen, sparen wir auch einfach ganz, ganz viel Zeit, weil wir nicht endlos Dinge suchen müssen oder weil wir nicht Sachen 15 Mal erklären müssen, sondern lieber ein kleines Erklärvideo haben, wo sich jede, jeder selber bedienen darf und sich das anschauen kann.
Dazu muss natürlich auch dann entsprechend gefunden werden in den ablage möglichkeiten des unternehmens welche möglichkeiten gibt es denn dazu dass du hast eben schon mal was gesagt mit videos oder checklisten er erzählt da vielleicht noch mal ein bisschen zu wie kann man es dokumentieren konservieren aufrufbar oder abrufbar machen genau letztlich transfermethoden gibt es unfassbar viele.
Das ist von narrativen Methoden wie das klassische Storytelling, eine Geschichte erzählen und darin eine Quintessenz verpacken. Das sind Checklisten, FAQ-Listen. Das kann eine Bildschirmaufzeichnung sein, das kann ein Podcast sein. Eigentlich genau das, was wir heute auch machen, ist eine Wissenstransfer-Methode, denn wir geben Wissen an andere weiter. Aber auch eine interne Schulung, ein Webinar etc.
All das sind Wissenstransfermethoden. Und Achtung, ich finde es ist total wichtig darauf hinzuweisen, dass natürlich. Diese auch eine gewisse Nachhaltigkeit haben sollten. Das heißt, ich kann schön Wissensaspekte in interne Schulungen verpacken. Es ist vielleicht eine Überlegung, dann zu sagen, man zeichnet diese Schulung auf, damit man sie hinterher nachgucken kann.
Und dann muss man so ein bisschen noch auf die lernenden Seite gucken, weil ich kann natürlich eine Schulung von zwei Stunden machen und die zur Verfügung stellen.
Wie viel Lust habe ich dann als Lernerin, mir das anzugucken hinterher, wenn da so gar keine Interaktion besteht, also dass man da wirklich nochmal guckt, kann man das Ganze dann in kleine Häppchenteilen thematisch nochmal aufclustern, um wie so kleine Lern-Nuggets eher draus zu machen, die ich mir dann ansehen kann, um damit dann mir das Wissen anzueignen. Okay, klar. Oder ein längeres Video, wo man dann Kapitelmarken drin hat,
wo man dann weiß, okay. Genau, das ist meistens der einfachste und schnellste Weg auch erstmal, um aus großen Blöcken dann kleine zu machen. Und da ganz, ganz wichtig ist auch die Verschlagwortung. Immer auch in die Richtung zu denken, wie würden denn die Hörenden oder die Lernenden suchen und nach was und nicht von meiner Expertisen, von meinem Expertisenwissen aus. Also ganz, ganz wichtiger Punkt da, adäquate Verschlagwortung. Ja, genau.
Das würde jetzt, also jetzt denke ich da natürlich weiter, jetzt kann man natürlich diese Videos in irgendein Wiki einstellen, aber manchmal sind die Videos ja nicht unbedingt prädestiniert dafür, im Wiki zu stehen. Aber wenn ich diese Videodatei verschlagworte, so wie du es gerade gesagt hast, dann kann ich sie nicht finden im Wiki. Also ich muss ja da auch schon irgendwie eine Möglichkeit schaffen, das miteinander zu verbinden oder bin ich da jetzt auf dem Holzweg?
Also ich muss ja, wenn ich jetzt was suchen würde, ich würde ja am liebsten nur an einer Stelle suchen und dann den Weg da durch diese ganzen Datenbanken oder Netzlaufwerke finden wollen. Genau, eine Möglichkeit ist zum Beispiel ein Wiki zu nutzen und den Titel des Videos mit einem Link zu versehen und das Video auf einer anderen Plattform zu hosten.
Also wenn wir jetzt in der Office-Welt zum Beispiel wären, könnte ich mir ein Wiki in OneNote aufbauen und dann das Video zum Umgang mit der Transaktion XYZ würde ich verschlagworten und den Link dahinter legen und das Video an sich liegt im SharePoint. Das ist eine Möglichkeit. Ich kann es auch so nutzen, dass ich das Video natürlich direkt ins Wiki reinlade. Auch das ist möglich. Ist immer so ein bisschen die Frage auch, wie möchte ich es lieber handhaben?
Habe ich wirklich alles an einem Ort oder habe ich eine Dokumentablage und nutze das Wiki wirklich dazu, darauf zu verweisen und einen Rahmen zu stricken sozusagen und kann mir dann gesondert das Video angucken. Das würde aber ja an sich nicht darauf negativ einzahlen, dass ich es mit der Verschlagwortung nicht besser oder schlechter finde. Ja, da muss ich dann wahrscheinlich auch...
Anderen Abteilungen im Unternehmen nochmal sprechen, also mir fällt da jetzt gerade mal ganz klar die IT ein, weil die sagt vielleicht, nee, das Wiki, bitte da nicht alles rein, wir müssen da ja auch ein Backup von machen, dann lieber die Videos auf dem Sharepoint oder im Dateisystem liegen lassen, weil das ist anders zu sichern.
Genau, okay. Genau, also ganz klassisch, Wissensmanagement ist natürlich schon auch immer so ein Schnittstellen-Ding, Das heißt, klar, ich brauche auf jeden Fall die IT auch mit im Boot, um zu gucken, wie kann ich das Ganze toolseitig lösen? Wie kann ich das vielleicht auch sogar einfach schon mit meinen internen Ressourcen, die ich habe, abbilden? Da gehe ich per se als diejenige, die unterstützt, immer mit rein und sage, schaut bitte, was ihr habt.
Ich bin nicht diejenige, die beraten kann dazu, was ihr braucht. Ja, genau. Genau, also dafür ist mein Fokus einfach zu sehr auf diesem Thema Wissenstransfer und nicht das globale Wissensmanagement. Da gibt es andere, die das einfach besser abdecken können.
Okay, aber du kannst dann zum Beispiel schon mal sagen, so wie du es gerade hier im Podcast gemacht hast, ihr macht es im OneNote und verlinkt es dann im SharePoint und dann habt ihr schon mal eine erste Wissensdatenbank und da können wir jetzt Informationen reinfüllen. Genau, perfekt. Genau so kann man es machen und so kann man es sicherlich auch sehr schön lösen oder auch als Übergangslösung nutzen.
Wenn man sich dann nochmal gesondert mit dem ganzen Thema Wissensmanagement, wie manage ich denn dann diese Wissensaspekte, die ich hier überall habe, beschäftigen möchte, kann ich auch natürlich immer gerne Menschen weiterempfehlen, die ihren Schwerpunkt dargelegt haben. Okay, das ist auch gut. Jetzt mal angenommen, wir haben dieses Wissen erhoben und wir wissen auch, wie wir es dokumentieren können und wo Videos und Checklisten und so weiter alle liegen, also wie das alles aufrufbar ist.
Ist, was ist denn deiner Meinung nach notwendig, damit die Menschen ihr Wissen auch weiterhin dokumentieren, wenn du wieder weg bist? Weil deine Dienstleistung ist ja zu sagen, wenn ich das jetzt richtig verstanden habe, so und so könnt ihr dokumentieren, das hier sind Techniken. Aber wie kannst du sicherstellen, dass die Menschen weiterhin auch das Wissen
dokumentieren, wenn du nicht mehr direkt mit dem Unternehmen zu tun hast? Ja. Genau, ich glaube, es gibt da so mehrere Punkte, die hier ganz wichtig sind. Das erste ist Aufklärungsarbeit, also wirklich zu sagen, hey, warum machen wir das und dass das Freude macht. Und damit das Freude macht, braucht es aber auch Strukturen, die Freude machen, weil Wissensarbeit ist Arbeit. Und wenn das immer noch on top kommt, dann ist es schon immer mehr so ein Muss.
Und wir müssen wegkommen davon, dass das Dokumentieren von Wissensaspekten dann sich anfühlt wie ein Muss, weil dann mache ich das schon nicht so gerne. Hin zu beispielsweise 5% Stellenanteil ist wirklich Wissensdokumentation. Das ist natürlich ein total systemisches Ding und das erfordert ganz viel Umdenken. Ich glaube aber, dass das wirklich ein Zukunftsthema sein werden muss, damit Menschen bereit sind, ihr Wissen zu dokumentieren.
Ich bin keine Freundin davon, Anreizsysteme zu schaffen in Form von monetärer Vergütung oder irgendwelchen Boni, nur weil ich jetzt mein Wissen dokumentiere, weil ich finde, es ist einfach eine Haltungssache. Ich möchte gerne mein Wissen teilen und ich glaube, dass wir Menschen innovativ sein können, weil wir untereinander Wissen teilen und quasi, dass wir weg davon kommen von Wissen ist Macht.
Ich halte das als Kopfmonopol für mich, weil das bringt mir einen guten Stellenwert hin zu Wissen, Teilen, es macht. Also wirklich aufklären, warum das wichtig ist und warum das toll ist. Aber dafür muss auch das System so ein bisschen passen. Und dann geht es darum, die Menschen wirklich zu befähigen, das zu tun im Prinzip, was ich tue. Das heißt, ich kann mich dann abschaffen, Leute ausbilden, die auch ein Experteninterview in Form von einer Wissenslandkarte zum Beispiel moderieren.
Und einfach ein bisschen den Hut aufhaben, zu überblicken, hey, hier steht vielleicht wieder ein Wissenstransfer an, lass uns das gemeinsam angehen. Ja, super. Jetzt hast du ja schon gesagt, was du so ein bisschen machst. Du bist ja auch, also wenn dich jemand jetzt buchen möchte, weil er sagt, ey, Business Management, das ist etwas, was uns gerade ein bisschen umtreibt.
Und ich habe die Befürchtung, dass, wie du sagst, in den nächsten fünf Jahren einige von meinen Mitarbeitern da in Rente gehen und mir nicht mehr zur Verfügung stehen. Wo finden die dich im Netz? Ja, man findet mich seit diesem Jahr jetzt unter nolibri.de. Auch gerne auf LinkedIn, da findet man auch alle Kontaktdaten drüber über mein persönliches Profil oder aber auch die Unternehmensseite Nolibri. Genau, und da sind auch alle Aspekte hinsichtlich des Portfolios nochmal mit aufgeschrieben.
Okay, die Webseite werde ich noch in den Shownotes verlinken. Für alle, die jetzt zuhören können, dann im Nachgang da nochmal nachgucken und so diese Informationen von Elena nachlesen und sich dann auch mit dir vernetzen über LinkedIn. So, jetzt habe ich es, weil auch das Profil werde ich dann da verlinken. Ich würde jetzt gerne nochmal so einen Weg schlagen, eine Brücke schlagen zum Systems Engineering, denn das war ja unser Einstieg, dass wir da diese Informationen und Wissen hatten.
Und ich bin da drauf gekommen, weil es da wirklich zwei unterschiedliche Prozesse gibt, die halt genau diesen Namen tragen. Also einmal der Prozess Wissensmanagement und der Prozess Informationsmanagement. Und ich lese jetzt einfach mal vor, was die ISO 15288 zu diesen beiden Prozessen sagt.
Also zum Prozess Wissensmanagement ist hier der Zweck, wie folgt benannt, der Zweck des Prozesses Wissensmanagement besteht darin, die Fähigkeiten und Wissensbestände zu schaffen, mit denen die Organisation in die Lage versetzt wird, Chancen zu nutzen und bestehendes Wissen erneut anzuwenden. Das ist der eine. Löschen. Und jetzt haben wir diese Begriffe ja einmal hier jetzt vorgelesen, was die Norm dazu sagt. Und wenn ich jetzt mal in die Unternehmen gucke, wo finde ich denn solche Prozesse?
Die werden ja meistens nicht so heißen. Ah, befolgt mal den Prozess des Wissensmanagements. Das sehen wir da gar nicht. Also gerade beim Wissensmanagement würde ich zum Beispiel sagen, das sind diese klassischen Lessons learned. Also im Projekt, ich bin Systems Engineering, da ist man ja eher im Projekt oder oftmals in den Projekten tätig, da kriegt man dann immer mal wieder, ja, das machen wir dann im Lessons Learned. Und dann passiert mal was und mal passiert nichts da im Lessons Learned.
Entweder gehen nur Informationen rein oder es passiert gar nichts. Informationen raus, vielleicht auch mal, aber viel, viel weniger, glaube ich. Also Wissensmanagement gleich Lessons Learned, gibt es da noch andere Prozesse oder andere Begriffe, die dann da vielleicht eher benutzt werden? Hast du da was auf Lager im Kopf? Also generell Lessons Learned ist ja auch wirklich dazu da, dass wir vom Wissen profitieren. Das heißt, dass auch Wissen rein und Wissen raus geht.
Wenn wir nochmal zurückdenken, was ist überhaupt Wissen? Erwissen ist immer die Information plus Erfahrung. Dann kann man es vielleicht so ein bisschen anders auslegen und sagen, welche Erfahrungen positiver wie negativer Natur haben wir während des Projektes gemacht? Also welche Herausforderungen hatten wir und wie sind wir damit umgegangen, damit wir auch darauf wieder aufbauen können? Also wirklich über die Information hinausgehen.
Welche Erfahrungen haben wir gemacht, damit es letztlich dann auch den richtigen Mehrwert für die Organisation hat? Ansonsten haben wir ja in sämtlichen Prozessen eigentlich das Thema Wissensmanagement oder das Thema Wissen mit dabei, weil bei Prozessdokumentationen ist das nichts anderes als eine Wissenstransfermethode. Ich dokumentiere den Prozess, also ja, dokumentiere ich Wissen, ich expliziere es in dem Fall.
Die jegliche Arbeit an Projekten und wie ich mich dabei organisiere, gerade wenn ich im Team bin und ein Austausch herrscht, auch das ist ja Wissen und Wissen miteinander teilen. Deswegen andocken tut es ja an sämtlichen Prozessen im Unternehmen, die immer mit dem Faktor Mensch zu tun haben, weil wir ganz, ganz viel Kopfarbeit leisten und das machen wir halt übers Wissen. Ja, genau.
Und wenn ich dann diese Prozesse mir anschaue, die in dieser Norm, in der Systems Engineering Norm stehen, da taucht nämlich immer genau das wieder auf, was du gerade gesagt hast. Arbeitsergebnisse und Aufzeichnungen, die sollen erzeugt werden. Und wenn man dann mal nachguckt, wo wandern die hin, die wandern nämlich immer in dieses Wissensmanagement. Dann hatten wir noch den anderen Prozess, Informationsmanagement.
Und um da jetzt auch nochmal ganz klar zu sagen, wo findet man das denn wieder, da ist jetzt ein ganz Prominenter, der mir immer als erstes einfällt, der im Projekt Statusbericht. Das ist Informationsmanagement, da schreibe ich Zahlen, Daten, Fakten rein, die sind in diesem Fall vom Projektleiter an das Top-Management gerichtet. Aber wie ich es ja eben vorgelesen habe, auch an andere Stakeholder. Andere Stakeholder können auch daran interessiert sein, wie steht denn gerade das Projekt da?
Wann wird das Projekt in die Produktion eingeführt? Wann kann der Kunde damit rechnen? Wie viele Tests sind positiv oder negativ durchgelaufen? Das sind erstmal alles Informationen, die ich an verschiedene Leute verbreiten kann. Richtig, genau. Hast du da noch andere Beispiele, wo Informationsmanagement vielleicht im Unternehmen ... Ja, genau. Wenn wir das so auseinandernehmen, dann managen wir an der Stelle ja Informationen, das heißt Daten, denen wir Bedeutung gegeben haben.
Ich finde schon, das gute Beispiel, was du gerade genannt hast, ist ein alles, was mit Status Quo zu tun hat. Das gibt man einfach weiter. Da braucht keine Erfahrung mit dazukommen. Es dockt sicherlich an weiteren Punkten noch an, wenn wir Informationen zum Beispiel von A nach B schieben. Also wenn wir Umstrukturierungen machen von Dokumenten, dann machen wir da auch zum Beispiel Informationsmanagement. Wir pflegen das, steht ja, glaube ich, auch noch mit in dem Passus mit drin.
Wir pflegen, wir bewerten das Ganze. Ja, da kommt es sicherlich auch zum Tragen. Okay, super. Elena, ich glaube, das war ein ganz tolles Interview. Ich glaube, du hast uns viel über Wissen und Informationen und wie man damit umgehen kann, beigebracht oder nochmal so aufgearbeitet. Bevor wir jetzt das Interview beenden, hast du noch irgendetwas, was wir vielleicht vergessen haben, wo du sagst, das müssten wir noch besprechen, bevor wir diese Podcast-Folge beschließen?
Ja, also vergessen vielleicht nicht direkt, aber ich denke, was wir vielleicht noch mitgeben sollten, ist wirklich das ganze Thema Wissensteilungskultur. Menschen möchten und dürfen ihr Wissen teilen, aber welche Voraussetzungen müsste es dafür geben? Und ich glaube, das ist wirklich ein Verhältnis von Offenheit und Vertrauen, das auch wirklich gelebt wird in den Unternehmenswerten. Ja, und dass das eine schöne Grundlage bietet, damit ich überhaupt erstmal mein Wissen teilen kann.
Okay, ja, das stimmt natürlich. Also da, das muss man auch unterstützen von der Geschäftsleitung, von der Unternehmensführung her. Genau. Gut. Ja, dann sage ich Dankeschön von mir. Ich hoffe oder ich denke mal auch von den Hörern, die den Podcast hören. Vielen Dank, dass du uns daran hast teilhaben lassen. Wie gesagt, ich werde die Informationen alle in den Shownotes stecken. Ich werde auch überprüfen, ob wir das Bild der Wissenstreppe von Professor Nord auch dort verwenden können.
Ich denke mal schon, wenn wir die Quelle angeben, damit man sich das auch nochmal angucken kann, was du uns denn da vorhin erzählt hast. Ja, so sage ich in diesem Sinne herzlichen Dank, dass du hier warst und ich drücke dir die Daumen, dass wir darüber jetzt auch noch ein paar Feedbacks bekommen und vielleicht auch Anfragen für dich. Super, vielen, vielen lieben Dank, dass ich dabei sein durfte. Es hat sehr, sehr viel Spaß gemacht. Ja, vielen Dank. Ciao. Ciao, ciao.
Zusammenfassend zur heutigen Episode unsere drei Tipps. Stelle dir Ziele für dein Wissensmanagement auf. Sammle das Wissen und mache es für deine Kolleginnen und Kollegen abrufbar. Motiviere und fördere deine Mitmenschen darin, das Wissen zu dokumentieren. Wenn dir die Episode gefallen hat, empfehle sie deinen Kollegen oder Freunden weiter, damit diese auch von meinen Tipps profitieren können. Nutze meine Online-Bibliothek, um auf Wissen und Vorlagen des Systems Engineering Zug zu greifen.
Das war die heutige Episode des Zukunftsarchitekten, der Systems Engineering Podcast für Machende und Entscheidende. Mein Name ist Björn Schorre und ich danke dir fürs Zuhören. Hab Spaß an dem, was du machst und vor allem einen hohen Wirkungsgrad. Tschüss und bis zum nächsten Mal. Music.