[Musik] Los, kommen Sie, feilschen Sie! Na schön, ich gebe Ihnen zehn! Schon besser so! Zehn? Sie wollen mich wohl beleidigen, Mann! Mich mit einem sterbenliegenden Großmutter zehn! Na gut, dann gebe ich Ihnen elf! Ja, so geht das! Ihr sagt elf! Habt ihr richtig gewonnen? [Musik] Kannst du feilschen? Wieso wolltest du mir jetzt eine Lampe verkaufen? Ich habe gerade eine da. Brauche aber keine. Aber ich glaube schon, dass ich ganz gut feilschen kann.
Meine Mama ist mit mir nie zum Flohmarkt gegangen, weil sie fand das immer total peinlich, wie ich an den Ständen verhandelt habe. Ich fand ja, ich habe da mal einen ganz guten Schnitt gemacht. Ach guck an! Aber ich habe da auch noch eine Anekdote. Mir hat mal eine Autoverkäuferin gesagt, dass wir nicht auf dem Basar sind, als ich dann den Preis für das Auto runterhandeln wollte. Lass mich raten, du hast das Auto nicht gekauft. Ja, ich wollte das dann auch nicht.
Aber wer jetzt nicht weiß, was etwas wert ist, weil es vielleicht nicht transparent ist, der ist ja eher geneigt zu feilschen, als bei einem klaren Preis-Leistungs-Verhältnis. Das gilt ja nicht nur für Lampen und Autos und was auch immer, sondern natürlich auch für Dienstleistungen. Und wer für seine Dienstleistung angemessen bezahlt werden will, der muss sagen, was er da so anbietet, welche Arbeit dahinter steckt. Das ist gerade für viele Freiberuflern ganz schwierig.
Und es gilt auch für Steuerberaterinnen und Berater. Und deswegen verhandeln wir heute das Thema Honorare. Gut kalkuliert, mutig verhandelt. Steuer mit Recht. Der Datef Podcast. Mit Konstanze Elder und Karsten Fleckenstahl. Wenn es ums Geld geht, wird der Mensch ja schon sehr gut. Und das ist der Fall, dass man sich nicht mehr auf die Hand schenkt. Wenn es ums Geld geht, wird der Mensch ja schnell mal vorsichtig. Wobei, da gibt es ja auch Sonne und Sonne.
Ja, schon, aber gucken wir doch einfach mal auf die Zahlen. Laut aktuellem GfK-Konsum-Klima-Index hat sich die Verbraucherstimmung in Deutschland zwar weiter erholt. Der Indikator nimmt im Vergleich zum Vormonat um 3,1 Zähler zu und die Verbraucher rechnen damit, dass sie mehr Einkommen zur Verfügung haben. Trotzdem bewegt sich der Konsum-Klima-Index nach wie vor auf über aus niedrigem Niveau. Wir haben weiterhin verunsichert und stecken daher noch mehr Geld in den Sparstrumpf.
Denn auch der Spar-Indikator steigt um 2,5 Punkte. Und hier zeigt sich eine Stimmung, die sich auch anderweitig niederschlägt und auch vor den Honoraren bzw. der Akzeptanz der Honoraren der Steuerberaterin und Steuerberater nicht haltmacht. Und so mancher aus dem Berufsstand stellt sich aufgrund gestiegener Preisensibilität durch anstrengende Verhandlungen mit den Mandanten.
Das muss nicht sein, möchte man schon gleich zurufen und denkt vielleicht schon an die Steuerberater-Vergütungsverordnung. Doch so einfach ist das auch nicht mehr Konstanzer. Richtig. Die Steuerberater sind grundsätzlich gebunden an die Steuerberater-Vergütungsverordnung und bei allen Tätigkeiten, die jetzt nicht durch diese Gebührenverordnung geregelt sind, können sie Honoraren nach den sogenannten allgemeinen zivilrechtlichen Grundsätzen vereinbaren.
Also zum Beispiel bei der Existenzgründungsberatung. Aber wenn du sagst grundsätzlich, das höre ich doch schon wieder, drabsen, dann gibt's Ausnahmen. Korrekt. Und zwar gibt's diese Ausnahmen schon eine ganze Weile, denn vor einigen Jahren wurde die Steuerberater-Vergütungsverordnung reformiert und seitdem können Steuerberater mit Hilfe von Vereinbarungen von der Vergütungsverordnung abweichen und sowohl höhere als auch niedrigere Sätze vereinbaren.
Zumindest bei außergerichtlichen Angelegenheiten. Pauschal geht auch, aber ganz wichtig, für solche Vereinbarungen gelten bestimmte Anforderungen, zum Beispiel die Textform. Und bei der Pauschalvergütung muss ein Zeitraum von mindestens einem Jahr verabredet werden. Und der Mandant muss dann nur bestätigen ohne großen Aufwand. Also relativ formlos. Genau. Also okay, als Antwort auf eine Mail ist ausreichend, Unterschrift oder Garantvertrag ist nicht nötig.
Die Vereinbarung einer höheren Vergütung ist wirksam, wenn du eine schriftliche Vereinbarung hast, in einem separaten Schriftstück und wenn du den Umfang der Tätigkeit genau definiert hast. Da gibt es also Gestaltungsspielraum, jetzt soll es aber auch Mandanten geben, so hört man, die es grundsätzlich als unprofessionell ansehen, ein Honorar in voller Höhe zu bezahlen.
Heißt, der Gestaltungsspielraum birgt Diskussionsbedarf mit den Mandanten, die allgemein mehr auf Kosten schauen und preissensibler geworden sind. [Musik] Also das mit den Kosten ist ein gutes Stichwort, denn als Steuerberater musst du natürlich auch auf sämtliche betriebswirtschaftlichen Kosten schauen. Ja, neben den Kosten für, was weiß ich, Kanzlei-Räume, technische Infrastruktur und Personalkosten zum Beispiel. Das ist natürlich so der großgrößte Batzen.
Und ich glaube, das ist schon verständlich, wenn man so die Kalkulation der tatsächlichen Stundensätze scheut, weil das Ergebnis könnte ja eine Monorailhöhung nach sich ziehen. Ja, und dann bist du gleich wieder in der Diskussionsspirale. Aber deklinieren wir das jetzt erstmal an einem Beispiel durch. Wichtig ist das, um zu sehen, ob Vorstellungen und Wirklichkeit auch zueinander passen.
Ja, die meisten werden es wahrscheinlich kennen, aber damit man es einfach nochmal an Zahlen ermittelt hat. Da gehst du hin und guckst erstmal, wie sieht das mit den Anwesenheitsstunden aus. Also die tatsächlichen Arbeitstage und Anwesenheitsstunden der Mitarbeiter. Von den Tagen im Jahr muss sie ja, was weiß ich, Wochenenden, Feiertage, Urlaub, aber eben auch Krankheit und externe Fortbildungen abrechnen. Nehmen wir mal jetzt ein Beispiel an.
Es bleiben 200 Arbeitstage für einen Mitarbeiter übrig. Das macht bei einer täglichen Arbeitzeit von 8 Stunden eine Anwesenheitszeit von 1.600 Stunden pro Jahr. Okay, ich schreibe mal mit. Steht auf dem Zettel. Jetzt weiter. Ja, dann kommst du zu dem zweiten Schritt. Du musst ja irgendwie jetzt gucken, welche Stunden kannst du abrechnen. Das ist ein Fehler, den viele Freiberufler so generell machen.
Du bist nicht zu 100 Prozent produktiv im Sinne von 100 Prozent, die du dem Kunden, den man dann in den Rechnung stellen kannst. Klar, es geht ja auch Zeit für Orga drauf, für Fachliteraturlesen und technisches Know-how an eignen und und und. Ja, und auch so Fälle, wie das so zwar eine inhaltliche Frage klärst, irgendwas, wo Zweifel aufgetaucht sind, also wie du jetzt zum Beispiel einen bestimmten Sachverhalt steuerrechtlich einstufen musst.
Das ist zwar zeitintensiv, aber das ist ja nicht unbedingt nur einem Mandanten zuzurechnen. Im wahrsten Sinne des Wortes. Und du kannst ja auch nicht hingehen. Und das ist dem ersten Mandanten, bei dem die Frage auftaucht, berechnen. Und dem nächsten nicht. Man hätte ja der erste so. Ja, genau. Und müsste dann das hohe Honorar zahlen und die nächsten profitieren davon. Also es geht nicht. Du musst das natürlich auf alle umlegen.
Gibt es denn eine Faustformel, wie viel Arbeitszeit produktiv ist und wie viel nicht? Das ist natürlich unterschiedlich, je nach Ganzlei, je nach Zeit im Jahr, je nach Mitarbeiter. Aber so ein guter Durchschnittswert für produktive Zeit sind so 75 Prozent. Du kannst aber auch sagen, so eine Bandbreite zwischen 15 und 30 Prozent der Anwesenheitszeit ist in der Regel nicht produktiv, also in Anführungszeichen gesetzt.
Aber kann das nicht auch daran liegen, dass die Mitarbeiter oder der Mitarbeiter vielleicht einfach gut organisiert ist bzw. nicht oder vielleicht schnell arbeitet oder dann doch einer, der alles verhudelt, die Probleme nicht erkennt? Ja, das kann schon natürlich auch sein. Deswegen ist es immer empfehlenswert, individuell die Arbeit zu erfassen, auch eben nicht Abbrechenbares. Was heißt das jetzt für unser Beispiel?
Nehmen wir mal diese Faustformel von 75 Prozent und den acht Stunden Tag. Dann wären also zwei Stunden pro Tag nicht abbrechenbar. Also belaufen sich abbrechenbare Stunden des Mitarbeiter, also in diesem Fall auf, ich muss rechnen, 1200 Stunden pro Jahr. Ich hätte jetzt auch gerne meinen Taschenrechner geben, aber ich sehe, du kannst das im Kopf. Aber wir sind damit auch noch nicht fertig, deswegen brauchen wir vielleicht auch noch den Taschenrechner.
Du brauchst ja das Ganze auch noch in Euro und Cent. Deswegen weiter zu Schritt drei. Wie ermittel ich jetzt die Kosten pro Mitarbeiterstunde? Also in der abbrechenbaren Zeit musst du ja die Gehaltskosten des Mitarbeiters erwirtschaften, sagen wir mal, so ein Steuerfach angestellter verdient, vielleicht so im Jahr um die 40.000 Euro. Damit ergibt sich also ein Stundensatz von rund 33 Euro pro Stunde. Aber du musst ja nicht nur das Gehalt, sondern auch alle übrigen Kosten ermitteln.
Genau, das haben wir ja eingangs schon gesagt, dass das reinkommen muss, auch betriebswirtschaftlich betrachtet und lässt sich ebenfalls über die Stundensätze der Mitarbeiter abbilden, also eben Miete, Technik, Versicherungen und so weiter. Und wenn du das über den Stundensatz abbilden willst, dann musst du schauen, welchen Anteil haben denn diese Ausgaben an den Gehaltskosten. Also angenommen, das wären jetzt 80 Prozent.
Dann müsstest du auf den gerade ermittelten Stundensatz von 33 Euro noch 80 Prozent von eben diesen 33 Euro draufpacken. Jetzt brauche ich doch ein Taschenrechner. Also das wären knapp 27 Euro, da sind wir also bei glatt 60 Euro. Jetzt haben wir aber doch nur die Kosten gedeckt, oder? Ja, deswegen brauchen wir im nächsten Schritt auch noch so eine Art Gewinnaufschlag. Sollte auch Gewinn für Kanzlei reinkommen. Genau, da raten Experten zu 10 Prozent.
Wir waren bei 60 Euro und sind damit also bei 66 Euro. So, und jetzt? Jetzt kommen wir nochmal zurück zu den abbrechenbaren Stunden, die wir am Anfang hatten. Also das waren 1200 im Jahr. Das heißt, jener einzelne Mitarbeiter müsste mit dem von ihm betreuten Mandanten einen Umsatz von 79.200 Euro erzielen, damit es wirtschaftlich passt. Das ist nochmal ganz wichtig, das ist nur ein Beispiel. Das muss man gucken, dass man das wirklich für die eigene Kanzlei individuell ermittelt.
Man kommt ja auch nicht drum herum. Manche werden dann sagen, ja klar, kenne ich, habe ich schon gemacht. Passt auch für mich. Die anderen sagen, oh, das ist aber viel oder ist wenig. Und das ändert sich vor allem auch. Deswegen sollte man sich das auch am besten jedes Jahr aufs Neue auf die Agenda setzen. Natürlich, weil die Kosten können ja auch für Steuerberater steigen. Oder der Mitarbeiter ist mal mehr, mal weniger erkrankt. Das wirkt sich ja auch auf die produktive Zeit aus.
So, und wenn du jetzt zu dem Ergebnis kommst, du erwirtschaftest zu wenig. Oder du steckst zu viel Arbeit im Mandat, die zu wenig Umsatz bringen. Oder deine Honorare sind im Vergleich zu den ermittelten Stunden setzen zu niedrig. Dann hast du ja eigentlich nur zwei Möglichkeiten, entweder das Honorar anpassen oder das Mandatsverhältnis beenden. Ja, und es gibt natürlich auch noch eine Mischkalkulation.
Man könnte auch sagen Luxusmandate, die du dann vielleicht behältst, weil eine persönliche Beziehung besteht. Oder was weiß ich, du, die schon vom Anfang des Kanzleiaufbaus mit dabei hast oder was auch immer. Aber dann müssen die Umsätze anderer Mandate diese mitfinanzieren. Und es bringt natürlich einen noch so gut durchkalkuliertes Honorar nichts, wenn du es gegenüber dem Mandanten nicht durchsetzen kannst. Nun kommen wir zur Verkäufersehne.
Ja, so in der Art. Mit Gelassenheit, dass du dich dann zurücklegst und du sagst, "Ja gut, ich kenne jetzt meine Honorare", ist es nicht getan. Also man muss sich dann schon auch mal trauen, wegzugehen von dieser klassischen Honorar-denke. Beate Gladbach ist so jemand. Das ist eine Steuerberaterin aus Ingolstadt und sie haben wir auf dem Regionalinfotag in Köln im März getroffen. Übrigens, kleine Einschub, falls ihr da noch hin wollt auf die Regionalinfotage, dann bitte schnell sein.
Die meisten sind nämlich schon ausgebucht. Es gibt noch Plätze auf Warteliste und in Essen beispielsweise sind noch Plätze frei. Die Details stellen wir euch in die Show-Notes. Zurück zu Beate Gladbach und was man wirklich abrechnen kann bei Mandaten. Sie hat die Erfahrung gemacht, obwohl sie beim Kennenlernen immer die Frage gestellt hat, ob das klar ist, dass in die unternehmerische Weiterentwicklung investiert werden muss.
Stichwort "betriebswirtschaftliche Beratung durch den Steuerberater". Die Antwort des Mandanten war "ja, ja, ist mir klar". Dann kommt der Tag, an dem man sich noch mal zusammensetzt und ein paar Punkte bespricht und oft kommt dann dennoch die Frage, kostet das was? Ich setze mich schon mal hin und mache mir mal Gedanken, verbringe da mal 10 Minuten Zeit, gehe mal in die Küche überlegt, was ich heute Abend zu essen koche. Aber in dieser Zeit arbeitet ja mein Kopf.
Das ist eine kreative Arbeit. Aber dem Mandant jetzt die 10 Minuten aufzubuchen ist nicht das Problem. Aber ich kann es letztlich nicht abrechnen, weil er dann sagt, was sonst jetzt sind, die 10 Minuten für Idee gehabt haben. Dann sage ich ja, keine, aber ich habe dann gewusst, was ich zum Abendessen mache. Dann sagt er auch ja nicht, dann zahle ich das natürlich nicht. Also es ist ja klar, nicht immer kommt bei kreativer Zeit etwas raus.
Zumindest nicht das, was du möglicherweise brauchst. Aber du brauchst die Zeit, um gute Ideen für die Beratung zu haben. Und hier ist ja im Grunde genommen so eine Beratung für ume sozusagen. Und dieses Beispiel mit dem "Kostet das was?" zeigt die klassische Erwartungshaltung so mancher Mandanten. Die wünschen sich ständige individuelle Beratung und diese Erfahrungen machen wahrscheinlich viele Steuerberater. Und jetzt ist es ja nicht der einzige Mandant, der kann es liehen.
Die anderen müssen ja auch betreut werden und die wollen dann auch das Gleiche. Und natürlich machen sich Steuerberater Gedanken auch nach der offiziellen Arbeitszeit. Aber Mandanten sind häufig nicht bereit, in diese Gedanken zu investieren. Und woran liegt das jetzt? Ja, also Vermutung, weil erstens ist ihnen nicht bewusst, dass dieses Gedankenmachen auch auffand in Form von Zeit bedeutet. Vielleicht auch, weil das so nicht kommuniziert wurde.
Und zweitens, wenn diese Arbeitsleistung nicht zeitlich erfasst oder eingepreist ist, dann bist du ja darüber im Unklaren, was ist das eigentlich wert. Und drittens dürfte es auch so sein, dass den Mandanten gar nicht klar ist, dass das jetzt schon einen Mehrwert bietet, weil ja ein erstes Ergebnis erarbeitet wurde, zum Beispiel eine mögliche Lösung für ein Problem, aber das erfordert ja weitere Schritte.
Wichtig ist also hier die eigene Leistung, die für den Mandanten erbracht wurde, nicht nur für sich selbst zu erfassen, um zu wissen, welchen Aufwand man da jetzt reingesteckt hat, sondern das auch transparent zu machen, um das später dann auch gut begründen zu können. Damit sind wir dann schon mitten in der Kommunikation, beziehungsweise wie kann ich das erklären mit meiner Honorargestaltung?
Für Beate Gladbach und ihre Kanzlei Angestellten gehörten diese Diskussionen mit den Mandanten um die Rechnung zum Lernprozess. Also so wie bisher wollten sie das nicht weitermachen. Es war jetzt nicht nur etwas, was mich belastet hat, sondern die Mitarbeiter kamen auch und haben gesagt, jetzt habe ich an Herrn Musterman gerade Rechnung geschickt, ich habe in dem Moment rufen, da oh, und ich habe gesagt, warum muss ich jetzt dafür wieder Geld zahlen. Und das hat alle beschäftigt.
Und dass wir sagen, okay, was können wir jetzt aus dem Lernen, was können wir denn jetzt verändern? Und das war praktisch die Initialzündung dafür, zu sagen, jetzt möchten wir die Pakete schaffen, um das zu integrieren. Beate Gladbach ist im Herbst 2022 damit gestartet und das mit den Paketlösungen war eigentlich auch kein Hexenwerk. Die haben sich da orientiert am Leistungskatalog von DATEV und sortiert, was ist Hauptleistung und was ist Sonderleistung.
Und dieses typische Rückfragending, das musste natürlich auch rein in die Paketlösung. Also du fragst fünf Punkte beim Mandanten an und dann kommen aber nur auf zwei Punkte Antworten. Dann hast du natürlich schon die nächste Rückfrage oder die Rückfrage auf die drei anderen. Dann schickt der Mandant Belege, die hast du aber schon. Ich muss jetzt irgendwie an Pinpoint denken. Es verliert ja damit auch ganz schön an Effizienz.
Beate Gladbach hat da noch einen ganz anderen guten Vergleich, wie ich fand, wie sie nämlich in ihrer Kanzlei zu ihren Paketlösungen gefunden hat. Ich bin Polar-Uhrträgerin und habe mir dann gedacht, wenn ich jetzt heute ins Internet gehe und mir eine neue Uhr bestellen möchte, dann sehe ich ja genau, was ist in der Uhr 1, in der Uhr 2 und in der Uhr 3. Könnte ich das nicht übertragen in Pakete?
Das ist nicht eine Idee, dass man nicht jetzt in Zukunft sagen, "Siehe, Herr Mandant, dieses ist für nicht mehr enthalten", sondern er bekommt eine Tabelle wie im Internet, die bei der Polar-Uhr und wenn ich das eine Feature von der URB haben möchte, dann kann ich aber nicht bei Polar anrufen und sagen, "Ich darf gern die URB, Kaffee, der hat Freiheit, aber das Feature von B".
Dann sagt Polar, es ist super schön, aber dann Kaffee sind sie quäligstartig B. Und da wollte ich ein bisschen flexibel bleiben, auch zu sagen, "Naja, vielleicht kann der Mandant schon so ein Feature rübernehmen, dann passen wir das Honorar nochmal individuell an". Und aus der Idee ist es entstanden, ein Baukasten zu machen mit Kreuzchen. Und sie sagt, der Lernprozess, der hat nicht nur allen Spaß gemacht, sondern auch freier in der Zusammenarbeit mit dem Mandanten.
Und wenn der mal zwei Fragen hat und doch eigentlich mehr loswerden will, als nur den, ich sag mal, despektierlich Steuerkram, Entschuldigung, dann ist dafür auf jeden Fall auch noch Zeit da. Dann telefoniert man 40 Minuten und dann erfahr ich, vielleicht ist man jetzt eine Frau oder ein bisschen knies oder der Burkum den Kindergarten und der Schlägter will um sich. Oder jetzt hat er sein Haus verkauft, aber das war keine gute Entscheidung. Ich empfahre wahnsinnig viel Privates.
Und wie soll ich das in der Zeitauscheibung trennen? Zeit, die dem Mandanten gehört. Früher hätte der gesagt, ja, wir haben zwar 40 Minuten telefoniert, aber auch dabei viel Privates dabei. Heute sind eben Pakete geschaffen, in denen eine bestimmte Beratungszeit integriert ist. Das kann natürlich immer noch nicht alles leisten, aber doch viel mehr als vorher. Und da ist ja auch jede Kanzlei anders.
Manche haben eine andere Spezialisierung, andere Mandanten, andere Regionen, das ist total individuell. Wie ihr das für euch lösen könnt, das erklären wir in unserer Faktenbox. Eure Dienstleistungen im Profil. Wer weiß, was er für sein Geld bekommt, ist in aller Regel auch bereit, dafür zu zahlen. Daher ist es wichtig, die eigenen Dienstleistungen transparent und nachvollziehbar zu machen. Am besten in Form eines Katalogs oder Leistungsprofils.
Zum Aussuchen, Zusammenstellen und auch zum Weglassen. Je nach individuellen Bedürfnis und aktueller Situation des Mandanten. Nutzwertig, serviceorientiert und klar. Das Leistungsprofil sollte so umfangreich wie nötig und so übersichtlich wie möglich gestaltet werden. Achtet auf verständliche Formulierungen und verzichtet auf steuerliches Paragrafen Deutsch und Abkürzungen. Denkt vom Mandanten her. Welchen Nutzen könnte er oder sie aus dem Angebot ziehen?
Achtet außerdem darauf, euer Portfolio modular anzubieten. Nicht jeder Mandant möchte das All-Inclusive-Paket, sondern vielleicht in seiner speziellen Lage nur einen bestimmten Aspekt gelöst haben. Bietet also Basis und Zusatzleistungen an. Eine weitere Möglichkeit sind Dienstleistungspakete in verschiedenen Größenordnungen von XS bis XL. Diese Unterteilung könnt ihr auch für bestimmte Branchen oder Unternehmensgrößen treffen.
Dabei solltet ihr euch fragen, ob in jedem Angebot auch alle möglichen Varianten abgedeckt werden sollen. Heißt, will ich Generalist sein oder eher Spezialist? [Musik] Bleibt die Frage, was legt man jetzt als Maßstab zur Grunde für Kalkulation von Pauschalen, Paketlösungen etc. Am besten Erfahrungswerte. Und wenn man die nicht hat, Intuition. Gut ist, im Netzwerk zu fragen. Da gibt es heute was in den Kanzlei-Häppchen dazu, bleibt also dran. Am besten ist natürlich alles zusammen.
Und Stichwort Intuition. Meistens haben ja Staberrat da so ein Bauchgefühl dafür, wie viel betriebswirtschaftliche Beratung verschiedene Typen von Mandanten brauchen können. Du kannst ja zum Beispiel auch mit zwei Stunden starten und dann noch einige, ich sage jetzt mal, höherklassige Pakete anbieten. Und das Ganze ist ja auch nicht in Stein gemeißelt. [Musik] Bleibt die Frage, wie bereitet man sich nun auf die Honorarverhandlung vor? Denn die Verhandlung ist ja nicht ganz einfach.
Zuerst natürlich Ziele setzen, aber auch die Perspektive des Mandanten einnehmen. Eine positive Gesprächsatmosphäre schaffen bei Kaffee und Keksen lässt sich das angenehme mit dem notwendigen verbinden. Schokolädchen geht auch. Genau. Außerdem. Bei einer Honorarverhandlung dreht es sich ja in aller Regel nicht um den Preis. Das hört sich jetzt erst mal. In der Tat, aber es spielen viele Punkte und nicht nur die Schokolade, eine Rolle in einer solchen Situation.
Man muss sie sich allerdings vorher bewusst machen. Und eines steht hier über allem die eben schon angesprochene Perspektive des Mandanten. Welche Probleme hat er, die nur ihr lösen könnt? Also nehmt die Sicht des Mandanten ein und stellt ihm das Ganze aus seiner Warte dar. Ich mache also nicht nur meine Leistung transparent, sondern zeige, dass der Aufwand, den ich beispielsweise in die Modernisierung meiner Kanzlei stecke, den Mandanten selbst wieder zugutekommt.
Rolf Hempel ist Steuerberatercoach, Personalentwickler und Trainer in Berlin und er beschreibt das am Beispiel der Kanzlei-Digitalisierung. Du fährst jeden Monat eine Stunde oder dein Mitarbeiter zu mir in die Kanzlei und eine Stunde wieder zurück. Zwei Stunden in Berlin. Jetzt kannst du dir ausrechnen, was dein Mitarbeiter im Monat kostet, aber zwei Stunden sind zwei Stunden, wo er keine Leistung bringt. Wenn die Erstbahn ausfällt, sind es 2,5 Stunden.
Im Prinzip heißt das auch, Lösungsorientiert kommunizieren, die Aufmerksamkeit des Kunden weg vom Honorar lenken. Das ist auch insofern wichtig, damit der Mandant nicht diese typische Diskussion, sie sind aber zu teuer, anleiert. Ihr müsst also den Mandanten klarmachen, dass sie etwas Werthaltiges bekommen. Dann sind sie nämlich auch wesentlich eher bereit, dafür tiefer in die Tasche zu greifen. Ganz klar, dem Mandanten den Nutzen zeigen.
Dessen Entscheidung ist nicht ausschließlich preisgetrieben, sagt Rolf Hempel. Dort muss ich einfach zeigen können, was leist ich für den Kunden. Die Grundthematik ist immer, was ist der Nutzen? Nutzen kann sein. Ich habe immer den gleichen Ansprechpartner. Ich muss es nicht jedes Mal neu erklären. Nutzen kann sein, der Steuerberater kennt die Historie. Das heißt, wenn der Finanzamt anruft, weiß er, wie er reden muss.
Das heißt, diese ganzen Aufwand, die ich leiste, muss ich einfach kommunizieren. Gerade Freiberufler und dazu gehören ja auch Steuerberater, denken, dass ihre Leistung nur über den Preis definiert wird. Und sie bringen sich damit, und da sind wir bei dem Paradoxen von eben, sie bringen sich damit in Situation, in der dann auch wirklich nur dieses Kriterium zählt. Dabei gibt es so viele andere Argumente, die den Nutzen der Dienstleistung, die der Freiberufler erbringt, veranschaulichen.
Rolf Hempel hat gerade eins genannt, ein anderes Argument wäre, wo investiert man? Eigentlich ja immer, in die Mandanten. Also zum Beispiel über Schulungen, die man Monat, fünf Monate, Jahr für Jahr macht, auch und vor allem für die eigenen Mitarbeiter. Das muss dann transparent sein, ebenso wie die technischen Investitionen oder vielleicht auch soziale Projekte, für die man sich Zeit nimmt.
Und ganz wichtig, und da sind wir wieder beim Anfangspunkt von Bärthe Gladbach, Betriebswirtschaftliche Beratung. Es gibt ja immer mal wieder Berater, die diese Leistung entweder nicht bepreisen und kostenlos dazugeben. Oder wo das Honorar unklar ist, oder sie sich damit abfinden, dass Mandanten dafür nichts extra zahlen. Das muss man klarmachen können, dass Qualität und das Individuelle der Leistung zählt.
Und das muss man selbstbewusst tun, denn wenn du da unsicher bist, ja, damit ja jede Verhandlung schwerfallen. Denn wenn das Ergebnis der Kalkulation war, dass du eigentlich deine Honorare erhöhen müsstest, dann musst du ja jetzt in dieses unangenehme Gespräch gehen. Ja, oder unangenehme Briefe verschicken. Oder sogar langjährige Mandate kündigen. Das heißt, auch hier ist Vorbereitung nötig. Honorare verhandeln. Wann redet man drüber?
Meist gibt es zwei Möglichkeiten. Also du hast einen neuen Mandanten, und dann kann man abschließend das Honorar besprechen. Oder aber du guckst auf bestehende Mandate, weil du da grundsätzlich mal über die Modalitäten sprechen willst. Oder wenn das Honorar generell erhöht werden soll oder Paketlösungen eingeführt werden sollen, dann heißt das Gespräch gut Vorbereiten. Also die Ziele klären.
Oder um es mit dem römischen Philosophen Lucius Annius Seneca zu sagen, wer den Hafen nicht kennt, in den er segeln will, für den ist kein Wind der Richtige. Die eigenen Stärken und Schwächen kennen? Vor allem die Stärken herausstreichen. Mögliche Einwände überlegen und damit für bestimmte Fragen gewappnet sein. Und da würde ich sogar so weit gehen und sagen, vielleicht vorher die Einwände, die ihr befürchtet, aufschreiben.
Ohne Pause, nichts durchstreichen und anschließend auf jeden dieser Einwände eine Entgegnung formulieren. Und hier ist es wichtig zu wissen, der Gesprächspartner wird in der Realität viel weniger Einwände vorbringen, als ihr befürchtet. Die schlimmste Geschichte findet als Vorstellung in eurem Kopf statt. Mal abgesehen davon kann man auch mit so einer Übung, die Mandanten besser kennenlernen. Wie weit wollt ihr gehen? Was kann im schlimmsten Fall passieren?
Sollte man sich auch überlegen und sollte immer klar sein, die Welt geht nicht unter, wenn ihr das Mandat kündigt. Für grundsätzliche Verhandlungen einen Gesprächstermin vereinbaren, das klärt man nicht zwischen Tönen Angel. Und durchaus auch mal den Mandanten ans Ruder lassen, also rein Gesprächig betrachtet. Jörg Eckstedt ist Steuerberater mit Kanzlei in Braunschweig. Und er hat sich unter anderem spezialisiert auf Unternehmensnachfolge.
Und seine Erfahrung ist, dass man nicht nur betriebswirtschaftlich argumentieren sollte beim Honorargespräch. Und dann beginnt dieser innere Dialog und daraus entwickeln sich danach aus den Fragen. Zum Beispiel, wenn sie mich jetzt loben müssten, was wäre eigentlich gut an meiner Arbeit. Und damit steuere ich das Gespräch in eine andere Richtung.
Damit der Gegenüber, auch wenn er nicht wirklich weiß, also wenn er die Katze im Sack sozusagen kauft, damit er trotzdem Gefühl dafür kriegt, das hat eine Wertigkeit. Also ich kann Gespräche bewusst durch emotionale Intelligenz umlenken auf beiden Seiten des Tisches. Und wenn man sich auf Einwände gut vorbereitet, kann man diese auch vorwegnehmen. Rolf Hempel vergleicht es mit der Speisenkarte im Restaurant. Sie können ein Komplettmenü nehmen, das kostet 60 Euro.
Sie können auch entscheiden, ich nehme den Nachtisch nicht, okay, nehmen Sie nicht. Kostet 50 Euro und dann sind Sie fertig mit dem Essen und wollen dann doch ein Nachtisch haben. Dann zahlen Sie 65. Auch diese hat aber wieder mit Selbstwert hierviel zu tun. Weil ich kann mich darauf dann nicht vorbereiten, wenn man dann, wenn du dann einzeln natürlich gibt, im Schnitt so 20 Prozent der Mandate, die sagen, ich will alles einzeln abgerechnet haben.
Dann muss man deutlich sagen, müssen die Mitarbeiter das aufschreiben. Also zum Beispiel, wenn eine Viertelstunde telefoniert oder 20 Minuten oder womögliche 3,4 Stunden, das ist dann wirklich sehr individuell. Da muss ich mich aber vorher mit auseinandersetzen als Steuerberater. Wie will ich diese Preisstruktur haben? Und das heißt dann entweder Einzelpreise oder Paketpreise. Bei Beate Gladbach war das Feedback auf ihre Pakete bislang durchgängig gut.
Also es hat sich schon erst mal zurechtruckeln müssen. Ein paar stolper Steine waren schon dabei. Und manche Mandanten wussten auch nicht, was ist jetzt in den Paketen enthalten und was nicht. Da musste die Kanzlei auch immer wieder darauf hinweisen. Das Chance her, da steht 2 Stunden. Wir sind jetzt schon dem Monat bei 3, das passt schon auch, weil das steht durchschnittlich. Aber der Rest, wenn sie jetzt nochmal was haben, müssten wir einfach in die Abrechnung gehen.
Und da wurde auch durchaus missverstanden, dass das jetzt so ein All-Inclusive ist. Dann habe ich gesagt, nein, das ist es nicht. Es ist begrenzt auf diese 2 Stunden, so wie beim Telefon auch. Also ich sage, ich kaufe mir so eine bestimmte Größe, glaube ich, als so ein Ein-Näh, wo ich dann sage, bis dahin kann ich telefonieren oder downloaden. Und dann bekomme ich vom Handy irgendwann die Mitteilung, so, jetzt gehen wir aber mal mit mir. Und das war so schon die Anstrengung auch.
Aber es hat sich für sie gelohnt, denn es gibt jetzt keine Diskussion mehr über Sonora. Denn sowas kann einen durchaus in Rage bringen. Die Erfahrung hat auch Steuerberater Eckstädt gemacht. Das ist das, zum Beispiel das Thema Selbstkontrolle in schwierigen Gebührengesprächen. Bin ich geneigt gewesen, innerlich und dann auch österlich, das ist mir passiert, in der Tat zu explodieren.
Durch das Wissen um die Selbstkontrolle und der inneren Zwiesprache frage ich mich, wieso sieht der das eigentlich so, dass der jetzt weniger bezahlen will? Na ja, der kann wahrscheinlich deine eigene Leistung gar nicht nachvollziehen. Wie soll er das auch nachvollziehen? Es geht um Steuern, davon hat er keine Ahnung. Ja, und damit sind wir wieder beim Thema Transparenz.
Aber selbst wenn jetzt präzise kalkuliert wurde, die Honorare neu gestaltet wurden und die Verhandlung top vorbereitet ist, manchmal hilft das ja alles nicht. Denn manchmal kristallisiert sich ein Mandat gerade im Verlauf eines solchen Prozesses als eines heraus, das einfach mehr Aufwand als ertrag bringt. Man könnte auch sagen, ist es nicht wert. Ja, auf den Punkt Herr Flengstein.
Um gute und schlechte Mandate zu erkennen, sollten Steuerberater regelmäßig eine ABC-Analyse vornehmen und da nicht nur auf den Deckungsbeitrag gucken, sondern auch auf so Themen wie Honorarakzeptanz und Zahlungsmoral. Aber es sind ja nicht nur die wirtschaftlichen Faktoren relevant. Auch persönliche können den Ausschlag geben, also beispielsweise die Wertschätzung. Termintreue zum Beispiel ist auch immer wieder gerne genommen oder einfach der gute Umgang miteinander.
Und wenn du jetzt überlegst, trennst du dich von einem Mandanten oder nicht, da solltest du alle Faktoren anschauen und danach entscheiden. Ja, und bei dieser Analyse der Mandate eben auch die Mitarbeiter mit einbeziehen. Auf jeden Fall. In manchen Fällen hilft auch ein offenes Gespräch mit dem Mandanten und es entwickelt sich dann doch noch zum Positiven. Mal läuft so und mal anders auch, bearte Gladbach hat sich von Mandanten getrennt.
Wir haben sicher jetzt nicht gesagt, wir sind ganz ehrlich, ich habe so ein schlägt Bauchgefühl mit ihnen, mir lassen die jetzt, weil dann würde der sagen, dann stimmt vielleicht mit ihrem Gefühl was nicht so ähnlich wie bei L'Orion, dem Ei, bei dem er auch zu seiner Frau sagt, dann stimmt mit deinem Gefühl was nicht. Ich sage mal, wir sind schon auf ihn zugegangen, haben gesagt, wir kommen nicht nach, wenn der Kopf ausfällt, das lässt sich in so einer Kleinkanzlei nicht so kompensieren.
Und das war natürlich, und das darf ich schon ehrlich sagen, auch mit ein Grund, das wir gesagt haben, dann wird es doch jetzt mit ein Grund plus, er passt nicht mehr in das Portfolio, das wir uns da wünschen. Die Mandate, von denen sich ihre Kanzlei getrennt hat, das war jetzt schon kein Kleinkram. Also sie hatte da einen Umsatzverlust von mehr als 200.000 Euro, aber sie hat eben auch neue Mandate aufgenommen und holt damit ein Umsatzvolumen von 130.000 Euro rein.
Also sie hat jetzt, so sagt sie, mit den weniger neuen Mandanten mehr Umsatz als sie verloren hat. Das zeigt, Steuerberater sollten mutiger werden und manche tun das auch, stellt der Berliner Trainer Rolf Hempel in seinem Umfeld fest. Kein Steuerberater, der erhöht hat, hat mehr als zwei Kunden verloren und um regelweise sind das Kunden, die sowieso nicht böse sind. Das heißt, man muss heutzutage auch wirtschaftlich durchrechnen.
Deswegen sagen wir, die Situation, wenn Mitarbeiter gerade gehen, weil sie in den Ruhestand gehen oder in eine gute Gelegenheit zu sagen, okay, jetzt mal eine Preiserhöhung. Warum nicht? Wenn drei Mann dann jetzt sagen, es ist ihnen nicht mehr wert, habe ich ja kein Problem. [Musik] Jetzt nochmal das Ganze zum Mitschreiben oder to cut a long story short, Honorare, die Kurzfassung in fünf Punkten.
Erstens, wer den Bedarf seiner Mandanten abdecken möchte und damit angemessene oder höhere Honorare rechtfertigen will, muss diesen Bedarf kennen. Zweitens, Leistungen und Honorare solltet ihr transparent darstellen und kommunizieren. Nur so weiß der Mandant, welche Leistung er bekommt und was diese kostet. Drittens, weniger Honorare, weniger Leistung. Mehr Honorare, mehr Leistung. Das sollten Steuerberater klar machen. Gut geht das mit Hilfe von Dienstleistungspaketen.
Viertens, wenn ihr in Honorare-Verhandlungen einsteigt, solltet ihr euch vorab Ziele setzen. Außerdem hilft es, die Perspektive des Mandanten einzunehmen. Damit lassen sich mögliche Argumente bereits vorwegnemen. Fünftens und ganz wichtig, wenn ihr mit Mandanten verhandelt, immer den Nutzen der Leistung aufzeigen, denn jeder will wissen, was es ihm bringt, wenn er für etwas zahlt. Und wenn ihr noch mehr Input braucht, gibt es beispielsweise Data from Honorar Beratung Plus.
Das ist eine Halbtagsberatung online. Verlinken wir euch in den Show-Nodes. Und natürlich gibt es dazu auch Fachbücher zum Vergütungsrecht. And now for something completely different. Neues aus Paragrafenland Im digitalen Antragsportal www.überbrückungshilfe-unternehmen.de sind bis Mitte März knapp 512.000 Schlussabrechnungspakete zu Corona-Hilfen eingereicht worden. Die Abrechnungsstellen der Länder haben 106.000 Schlussbescheide erteilt.
Dies geht aus einer Antwort der Bundesregierung auf eine kleine Anfrage der Unionsfraktion im Bundestag hervor. Eine abschließende Aussage zu Missbrauch und Betrug lasse sich demnach noch nicht treffen. Dies werde erst nach Vorlage der Schlussberichte möglich sein, die die Länder erstellen. Von Juni 2020 bis Juni 2022 flossen mehr als 63 Milliarden Euro an Bundesmitteln, um Unternehmen und Selbständige zu unterstützen, die erhebliche, Corona-bedingte Umsatzrückgänge verzeichneten.
Die Antwort zum Bearbeitungsstand der Corona-Schlussabrechnungen findet ihr in den Show-Nodes. Kanzlei-Höppchen Geschichte aus der Welt der Kanzleien Heute mit Thomas Günther Bei dem Begriff Netzwerk öffnen sich in den Gedanken der Zuhörer vermutlich ganz unterschiedliche Türen.
Die einen laufen gerade in den Serverraum der Kanzlei und denken an ihr IT-Netzwerk, andere schreiben vielleicht gedanklich schon in dem sozialen Netzwerk, linken gerade einen Beitrag und wieder andere denken einfach an die Genossenschaft. Der Netzwerk ist auch da der Fnicks anderes als ein riesengroßes Netzwerk. Darüber hinaus gibt es auch noch Kanzlei-Netzwerke, also Netzwerke, in denen sich verschiedene Kanzleien zusammenschließen.
Diese Netzwerke heißen beispielsweise VIP-Steuerköpfe, Delvy, K3 oder DTACs. Es gibt aber auch noch viele andere. Ein Beispiel dafür ist das Netzwerk der Kanzlei-Teamscharfe Steuerberater aus Biberrach an der RIS. In Harbour Gedeon-Schafe spricht über den Ursprung seines Netzwerks.
Also das Thema Netzwerken beschäftigt mich mit Sicherheit seit 15 Jahren und hat an der Intensität oder in der Intensität deutlich zugenommen und ist für mich einfach jetzt nicht mehr wegzudenken im Austausch mit Kollegen in erster Linie. Ist das ein ganz wichtiger Baustell für mich? Kanzlei-Netzwerke sind ganz unterschiedlich aufgestellt. Es gibt richtig große mit bis zu 100 und viele kleinere, mit nur ein paar Handvoll-Kanzleien, die sich zusammengeschlossen haben.
Einige der Kanzlei-Netzwerke sind kostenlos, bei anderen muss man teilweise mehrere 100 Euro pro Monat bezahlen. Man kann also grob unterscheiden zwischen sehr formalen Kanzlei-Netzwerken und eher formlosen Netzwerken. Mein größtes Netzwerk und das Intensivste, das ist entstanden durch meine Tätigkeit als Datep-Korporationskanzlei. Das war drei Jahre vor Corona das angefangen, zurückrechnen. Wir sind mittlerweile fünf Kollegen, die einen ganz intensiven Austausch haben.
Wir haben auch im letzten Jahr im Herbst uns das erste Mal auch mit allen Mitarbeitern der Kanzlei getroffen. Das ist ein Netzwerk Frankfurt oder Hanau besser gesagt, Mannheim, Stuttgart, Bad Kreuz nach München und Biberach, wo ich meine Kanzlei habe. Das Netzwerk von Gideon Schafe ist über viele Jahre gewachsen, so dass sich mittlerweile auch private Freundschaften ergeben haben.
Die Kanzleienhaber gehen beispielsweise einmal im Jahr gemeinsam schief fahren und segeln und auch die Kanzlei Mitarbeitenden treffen sich regelmäßig zum persönlichen Austausch. Der Austausch zwischen den Kanzleien findet komplett über Teamstadt, wo die sich eben per Videokonferenz zusammenschalten. Und wir Kanzleienhaber treffen uns eben regelmäßig auch einfach face-to-face.
Der Grundgedanke von Kanzlei-Netzwerken besteht letztlich darin, dass viele Kanzleien vor denselben Problemen stehen und sich einfach gegenseitig helfen, diese zu lösen. Dies geschieht vor allen Dingen bei den formal organisierten Netzwerken oftmals über Webinache und Coachings, bei denen eher formlos organisierten Netzwerken eher ganz pragmatisch via Microsoft Teams. Gideon Schafe erklärt, welche Probleme dank des Kanzlei-Netzwerks in der Vergangenheit schon gelöst werden konnten.
Also Kanzleienhaber tauschen sich aus, also zum Thema Kanzlei-Führung, wie gehe ich mit welchen Themen um. Kanzlei-Kennzahlen, Prozesse, was haben wir an neuen Herausforderungen, an neuen Rechtsänderungen umzusetzen? Wie kann man das in der Kanzlei implementieren, dass sich nicht jeder die gleiche Arbeit macht und wir tauschen uns dann aus, wie der Prozess aussehen kann?
Darüber hinaus gibt es auch strategische Fragestellungen, die die Kanzlei-Inhaber diskutieren, also beispielsweise die Zukunft ihrer Kanzlei, möglicherweise auch Zusammenschlüsse. Aber es geht auch um ganz konkrete Themen, wie die Grundsteuer, die Corona-Hilfen oder ganz aktuell, die E-Rechnung, die für alle Kanzleien ins Haus steht. Und dann gibt es dann auch den Austausch unter den Mitarbeitern. Worüber sprechen die eigentlich?
Und die Mitarbeiter haben zum Teil ganz pragmatische Sachen, wie setze ich meine Steuern um? In der Praxis, wie schreibt ihr die Mandanten an, wie erfolgt die Kommunikation, wo sind die Probleme, wie kann man sie lösen? Kanzlein-Inhaber sind also sowohl Helfer für den Alltag als auch für das strategische, langfristige Geschäft der Kanzlein.
Aber man muss auch aufpassen, denn viele Kanzlei-Inhaber neigen dazu, dass sie nur Kanzlein zu sich aufnehmen, die ähnlich ticken wie sie selbst schon und dadurch bilden sich mit Unterfilterblasen. Es lohnt sich also auch, darüber nachzudenken, Kanzlei mit in das Netzwerk aufzunehmen, die ganz anders ausgerichtet sind, ganz andere Gedanken haben, eine ganz andere Größe vielleicht, einen anderen Digitalisierungskrad, um auch ein wenig Output von außen mitzubekommen.
Vielen Dank und wir hören uns. Die Grundthematik ist immer, was ist der Nutzen? Für Kunden ist es durchaus der Nutzen, ich möchte nicht wechseln, weil jeder weiß, wenn er wechselt, was für eine Umstellung ist, was für Kosten verursacht, als Unternehmer. Wir reden mit Rolf Hempel, Steuerberatercoach, Personalentwickler und Trainer. Über Selbstbewusstsein, Formulierungsbrücken und Chefarztbehandlung. Das war Steuern mit Recht, der Dativ-Podcast.
Es gibt gar nichts zu verhandeln, ihr müsst uns auf jeden Fall abonnieren und weiter empfehlen und dem Podcast schon eurer Wahl natürlich bewerten. Wir können natürlich darüber feilschen, ob ihr uns einen Kommentar hinterlasst, aber wenn ihr uns was sagen wollt, dann bitte ohne Gefeilsche unter podcast@dativ.de
und über Lampen und andere Gegenstände können wir gerne reden bzw. ihr könnt uns eine Nachricht hinterlassen auf unserer Mailbox 0800 082 6782 Ich bin Konstanze Elter und ich bin Karsten Fleckenstein. Wir wünschen euch eine gute Zeit, bleibt optimistisch und hört wieder rein. Ich bin jetzt richtig angefickt mit den Flohmärkten. Weil ihr jetzt feilschen willst, oder was? Nein, aber ich würde gerne mal wieder auf so einen Hinterhof-Flohmarkt gehen. Kennst du die? Nein, kenne ich nicht.
Aber ich gehe auch nicht gerne so rum, nicht gerne auf Flohmärkte. Da wird immer so viel Rammsch angeboten. Nein, ich meine jetzt auch nicht diese großen kommerziellen, sondern diese Gerale. Also wie gesagt, Hinterhof-Flohmärkte, da kann man auch so gut ins Schwatzen oder diese Geragenverkäufe oder ganz großartig finde ich immer, wenn Kinder irgendwo, was weiß ich, vor dem Haus stehen oder auf einer Decke sitzen oder was verkaufen. Das ist vielleicht fein. [MUSIK] [MUSIK]