148#06 - Entretiens de fin d'année - Formulaire - #6

Comment transformer la terrible épreuve des entretiens de fin d'année en exercice efficace et intéressant ? C'est ce qu'on va voir tout de suite dans ce podcast. Je suis Cédric Wattin d'Outils du Manager, le podcast sur le management le plus écouté. Bonjour à toutes et à tous, je suis actuellement en vacances, c'est pour ça que j'enregistre cette introduction avec mon smartphone.

Et en rentrant, je serai encore occupé parce que je vais finaliser la version définitive de la FormAction, le manager essentiel. Je vous en reparle à la fin de cet épisode. En attendant, je vous propose cette rediffusion de six épisodes très rapprochés qui vont vous permettre... de préparer sereinement vos entretiens de fin d'année parce que ça arrive bientôt. Je mets à votre disposition dans le descriptif de ce podcast un lien qui vous permettra d'acheter la version détaillée et écrite.

de cet épisode pour préparer vos entretiens de fin d'année. Je vous souhaite donc une très bonne écoute et je vous donne rendez-vous à la fin de cet épisode pour vous dire deux mots sur la formaction. Bonjour Alexia. Bonjour Cédric.

Alors, nous poursuivons notre série sur l'entretien de fin d'année. La semaine dernière, on a vu comment préparer notre entretien. Et cette fois-ci, tu vas nous parler de l'entretien en lui-même. Tu peux nous donner le plan de ce podcast ? Oui, tout à fait. En fait, on va parler de l'ordre du jour de l'entretien de fin d'année. Il y aura cinq points. Premier point, ce qu'il faut faire la veille. Deuxième point, les documents qu'il faut apporter.

Troisième point, l'ordre du jour en lui-même, c'est-à-dire comment va se dérouler l'entretien. Quatrième point, on fera quelques remarques sur le comportement à adopter. Et cinquième point, on se posera la question de ce qui se passe après.

l'entretien de fin d'année. Ok, alors on y va. Commençons par ton premier point, à faire la veille. Pour commencer, vous allez remettre votre formulaire d'évaluation la veille de l'entretien. C'est du respect et on a vu que vous allez gagner des points à mettre à l'aise la personne en lui remettant à l'avance son évaluation. En plus, vous allez aussi pouvoir vous concentrer sur le message clé pendant tout l'entretien.

parce que la personne aura eu le temps de tout assimiler. Elle l'aura lu et donc elle sera à l'avance. Quelle évaluation vous lui avez faite ? L'idéal, en fait, c'est de leur donner de la main à la main, si vous le pouvez, le soir pour qu'ils le lisent à la maison. Et je ne vous conseille pas non plus de le donner trop à l'avance parce qu'ils risquent de le partager, de le montrer à d'autres personnes. Et ça, ça pourrait être un problème qu'ils partagent leur auto-value.

Évaluation avec leurs collègues ? Ce n'est pas leur auto-évaluation, c'est l'évaluation que vous leur remettez. puisque l'auto-évaluation, c'est celle qu'ils ont fait d'eux-mêmes, ils vous l'ont remise avant. Le document dont je parle, c'est l'évaluation, c'est-à-dire que le jugement que vous, vous portez sur eux. Alors, est-ce que c'est vraiment gênant qu'ils le partagent ?

Oui, je trouve que, si vous voulez, ils pourront le partager après l'entretien s'ils en ont envie, mais vous leur aurez expliqué ce que vous vouliez dire. Le risque, là, c'est qu'ils en discutent à droite, à gauche, alors que vous-même, vous n'avez pas éclairé le jugement que vous avez eu sur eux. Donc oui, moi, je ne laisse pas... s'écouler trop de temps entre le moment où je donne le document et le moment où je l'explique.

Parce que je n'ai pas envie de gamberger inutilement. Et effectivement, je trouve que ce n'est pas forcément très bien qu'on en discute avant que vous ayez donné vos explications et que vous soyez à expliquer. je dirais, en face-à-face avec la personne. Ok. Alors, autre question. Si on donne notre évaluation à notre collaborateur, sans doute qu'il va préparer des contre-arguments. Peut-être. Effectivement.

Je préfère que ça se passe pendant l'entretien et sous votre contrôle, c'est-à-dire qu'il vous donne tous ses contre-arguments lorsque vous ferez l'entretien avec lui. plutôt qu'il ne prépare aucun contre-argument, qu'il découvre les choses, qu'il soit étonné, et ensuite qu'il se fasse une autre idée, qu'il ne puisse pas vous poser toutes les questions qui se seraient posées s'il l'avait lu avant.

Je pense qu'il vaut mieux avoir des entretiens peut-être un peu plus problématiques et animés, mais en fait ça fera des entretiens plus efficaces et intéressants. Les choses se diront clairement. Votre but, ça n'a jamais été de fuir les problèmes ou les discussions, mais de les traiter. Donc, cet argument de dire qu'il va pouvoir se préparer, puis du coup, il risque de...

de mettre des arguments peut-être plus puissants, etc. Pour moi, ce n'est pas recevable. Vous devez les entendre de toute façon. Et le fait d'écrire auparavant votre évaluation, ça vous oblige, vous... à être honnête et sans influence au moment où vous l'écrivez. mais prêts à expliciter les choses avec la personne ensuite. Et pour que vous puissiez aller au fond des choses, il faut aussi que vous entendiez ce qu'elle a à dire et les choses avec lesquelles elle n'est pas forcément d'accord.

C'est super important que les choses puissent se dire en entreprise. C'est surtout super important que les choses puissent se dire entre vous et votre collaborateur, que vous ayez des discussions franches et qu'il y ait une espèce de confiance et de respect mutuel entre vous. C'est ça que je veux dire. Maintenant, je n'irai pas jusqu'à dire que l'entreprise est le lieu de la transparence absolue parce que ça ne l'est pas. On en a déjà parlé.

Il ne faut pas confondre la transparence et la confiance. Ce n'est pas la même chose du tout. Ce qu'attendent vos collaborateurs de vous, ce n'est pas une transparence absolue. Il faut qu'ils comprennent qu'il y a des choses que vous savez et qu'ils ne peuvent pas savoir immédiatement ou pas complètement. Ça arrive. Ça ne veut pas dire qu'il faut cultiver un pouvoir de rétention dans l'entreprise. Mais en tant que manager, vous avez des responsabilités que eux n'ont pas. Et donc...

il ne faut pas qu'ils croient que la transparence sera absolue. Par contre, il faut qu'ils aient une grande confiance en vous. Transparence, confiance, ce n'est pas la même chose. Oui, d'ailleurs, tu as fait un article de blog super intéressant à ce sujet. Oui, tout à fait. J'ai fait un article sur la confidentialité. C'est une chose. En vous disant que la confidentialité, elle existe dans l'entreprise et vous, vous avez un devoir de confidentialité sur certaines choses.

Et vous ne pouvez pas toujours promettre la confidentialité à votre collaborateur. Ça, c'est une chose. Et l'autre chose, j'ai parlé aussi de la transparence et de la confiance qui ne sont pas équivalentes. Pour le sujet qui nous intéresse, je pense qu'il faut que vous ayez développé un bon degré de confiance entre vous et votre collaborateur. Il faut qu'en fait, vous puissiez vous dire les choses franchement.

Voilà, pour être tout à fait clair. Et c'est ça qui va être possible si vous avez développé une bonne confiance avec lui. Et je dirais même qu'une fois que vous aurez établi cette confiance et que vous pourrez vous dire les choses de manière très claire, ça va encore renforcer votre confiance.

Donc, il ne faut pas avoir peur, effectivement, qu'il y ait des contre-arguments qui vous soient présentés pendant l'ordre du jour. Le but, ce n'est pas que les choses ne se disent pas. Le but, c'est que vous soyez capable d'y répondre. Et ça, on va en parler dans la suite du podcast.

Ok, d'ailleurs, on arrive à ton deuxième point. À tes souhaits. Merci. Ton deuxième point, les documents à apporter. Alors, vous allez apporter à cette réunion les deux copies de votre évaluation, c'est-à-dire le document que vous, vous aurez établi à son sujet, une copie pour vous, une copie pour lui.

Deux copies aussi de son auto-évaluation, c'est-à-dire l'évaluation qu'il a faite lui-même sur ses performances, dont on a parlé dans les podcasts précédents. Et c'est intéressant que vous ayez aussi à portée de la main. tous les éléments qui ont permis de faire son évaluation, les objectifs qu'il avait. les rapports, les notes, éventuellement les copies des mails, s'il y a des mails qui ont été importants, et vos notes de 1 à 1. Vous ayez votre carnet de 1 à 1 avec lui.

Donc voilà, il faut que vous ayez tous ces documents-là, plus il faut qu'il y ait dans la pièce, mais comme pour toute réunion, etc., une horloge que tous les deux vous puissiez voir, puisque vous voulez que le temps imparti à cet entretien soit respecté. D'accord. Donc on va discuter notamment sur la base des documents qui nous ont servi à établir notre évaluation. Alors, tout à fait. D'ailleurs, j'ai eu cette question-là la semaine dernière.

À propos du formulaire simplifié, on a fait un podcast qui s'appelle le formulaire d'évaluation en une page ou efficace. C'est-à-dire qu'on a présenté un formulaire minimal. Mais pour préparer votre entretien, vous avez besoin de plus que ça. C'est-à-dire que le formulaire qu'on vous a présenté, c'est le résultat de votre évaluation. Si vous devez enlever tout le superflu, c'est ce qui doit rester.

Donc un formulaire assez simple, avec le message clé en haut, les échecs et les réussites au milieu, et le message clé pour l'année suivante ou la période suivante en bas. Maintenant, en réalité... Peut-être que votre entreprise demande que ce formulaire soit un peu plus complet. Par exemple, en France, on est tenu désormais de faire ce qu'on appelle un entretien professionnel tous les ans.

il est un peu plus touffu que ce qu'on vous a présenté. Donc vous avez aussi l'obligation de faire ce document qui est un document légal. Mais je dirais qu'en termes de management, le minimum vital, c'est ce que je vous ai donné la dernière fois, d'après nous. Maintenant, je sais que, par exemple, dans mon entreprise, certaines personnes ont souhaité garder l'autre formulaire qu'on avait d'ailleurs proposé lors d'un précédent podcast, que je vais remettre en ligne.

qui est plus complet, où on revient sur chaque objectif un à un, où on revient sur les missions du poste, où on refait l'historique. Je crois que c'est un formulaire qui fait plusieurs pages. Si vous voulez utiliser ça, vous pouvez l'utiliser, mais pour moi, la synthèse absolue, c'est ce qu'on a fait la dernière fois. Donc, ce qui sera chez nous, par exemple, consigné et signé... par chacune des parties, le manager et le manager, c'est le formulaire en une page dont on a parlé la dernière fois.

D'accord, qui permet vraiment de diffuser le message très clairement. Et d'ailleurs, je le dis maintenant, c'est un formulaire qui va être signé des deux parties. Ok. Alors, on passe à ton troisième point, l'ordre du jour.

Donc, je vous conseille en début de réunion d'annoncer le programme. Tout d'abord, le programme, il y aura quatre points. Petit A, le message clé. Petit B, les points d'accord. c les points de désaccord et d les plans pour l'an prochain. Donc ça, c'est l'ordre du jour et vous l'annoncerez au début de la réunion. On reviendra un petit peu sur ces points par la suite. Et vous allez aussi annoncer les règles de la réunion.

1. On démarre à telle heure, on finit à telle heure. 2. On s'efforce de respecter l'agenda. 3. Pas de comparaison avec les autres employés. 4. Rester pro, c'est-à-dire politesse, pas de... choses personnelles, un ton neutre. Ensuite, il est possible de faire une pause pendant l'entretien. Ensuite, on demande une écoute active de part et d'autre. On encourage les questions.

On essaye de ne pas rester bloqué sur un point et on évite toutes les interruptions. C'est-à-dire que pendant l'entretien, tous les deux, vous éteignez votre téléphone, vos ordi, vous n'avez pas accès à vos mails, le téléphone est décroché, etc. D'accord.

Comme ça, tout est clair pour chacun dès le départ. Et on commence donc par les points sur lesquels on est d'accord. et on va petit à petit vers les points où il y a divergence. Oui, tout à fait. C'est-à-dire qu'en fait, démarrer par les points où vous êtes d'accord, ça permet d'être à l'aise. C'est le moment de l'entretien.

je dirais presque, où on s'échauffe un petit peu. Et donc, on est d'accord. C'est une situation où on se sent mieux, on se sent bien tous les deux. Et ensuite, plus facilement, vous pourrez traiter les pointes divergentes. Les points de divergence, pardon. Par exemple, vous pouvez dire, Paul, je vous ai mis vraiment une très bonne appréciation sur la partie conseiller les clients, parce que vous avez réussi à traiter le cas X en mars.

par exemple, et votre leadership sur l'équipe lors du projet Z. Est-ce que vous êtes d'accord avec moi là-dessus ? Donc, vous allez demander cet accord pour chaque point où vous savez pourtant que vous êtes d'accord parce que ça facilite la communication. Mais votre but, je le dis maintenant, ça ne sera jamais de parvenir à un accord. C'est un entretien où vous allez exposer à votre collaborateur votre jugement. Ce n'est pas une négociation.

J'y reviendrai un peu plus tard dans le podcast. Le but, c'est que votre collaborateur entende et comprenne ce que vous dites. Il a le droit de ne pas être d'accord, mais ça ne changera pas votre notation.

vous pouvez leur demander pourquoi ils ne sont pas d'accord. C'est-à-dire que petit à petit, quand vous allez arriver au point de désaccord, forcément, il va vous dire « mais là, on n'est pas d'accord ». Ou vous, vous allez lui dire « on a un désaccord là-dessus ». C'est-à-dire que moi, dans mon évaluation...

Je vous juge plutôt bien et vous, vous critiquez beaucoup. Ça peut être dans ce sens-là. C'est souvent, d'ailleurs, c'est dans ce sens-là. Et là, vous pouvez lui demander, mais pourquoi vous n'êtes pas d'accord ? Simplement pour le savoir. Et si c'est nécessaire, vous pouvez argumenter, expliquer comment vous êtes arrivé à votre conclusion.

Mais le but, ce n'est pas de négocier. Le but, ce n'est pas que vous arriviez en début d'entretien avec une certaine évaluation et qu'en discutant, vous ressortiez avec une autre évaluation. On n'est pas dans une négo, il faut que ce soit clair avec votre collaborateur. C'est un exercice d'explication. Ok, mais alors pourquoi éviter d'en débattre et comment faire pour éviter d'en débattre ?

entre les points de désaccord parce que lui il va dire bah ouais mais non parce que ceci cela puis nous on va dire bah oui mais ceci cela et finalement ça risque de tourner à Discussion de comptoir, débat. En fait, oui. Alors non, qu'il y ait un débat, ça ne me dérange pas, mais sur un débat sur la compréhension. C'est-à-dire que, il ne faut pas vous tromper, vous avez votre objectif dans cet entretien.

Et c'est important de comprendre, ça n'est pas que vous soyez d'accord. C'est que vous soyez d'accord qu'il y a des désaccords. Effectivement, si avec une explication, vous pouvez convaincre votre collaborateur, c'est mieux. Mais vous avez le droit aussi de dire, de clore, quand vous commencez à sentir que ça ressemble à une discussion de comptoir, ou que ça commence un petit peu à montrer, dire, écoutez, je vous propose qu'on s'arrête là, moi, je constate qu'on n'est pas d'accord.

Et c'est tout. D'accord. Et quand vous argumentez, ce qui est important, c'est que vous essayez d'argumenter avec des chiffres, des faits, jamais avec des impressions, des jugements ou des informations générales ou vagues. Et à la fin de votre discussion, vous allez répéter le message clé. Pourquoi vous faites ça ? Vous annoncez le message clé en début de réunion.

Parce que vous voulez que la personne le retienne et vous voulez qu'au moment où vous évoquez vos points d'accord et de désaccord, si jamais des désaccords il y a, vous puissiez le constater. Ça vous permettra de renforcer votre message clé. Et quand vous aurez terminé, vous allez à nouveau le dire et il aura peut-être pris un autre sens pour la personne que vous avez en face de vous. Le plus important de cet entretien...

c'est que la personne comprenne votre message clé. C'est pour ça que j'ai beaucoup insisté dans la préparation pour que votre message clé ne soit pas un truc bateau dont tout le monde se fiche, que ça correspond vraiment à la réalité de votre évaluation sur votre collaborateur.

D'accord. Alors, on arrive à ton quatrième et dernier point, le comportement. Alors, au niveau attitude, il faut que vous soyez détendu, il faut que vous soyez capable de sourire. Et il faut que vous soyez calme. C'est-à-dire que vous êtes un petit peu dans le même état que quand vous faites un feedback. Vous devez rester courtois et souriant.

même s'il y a des points de tension, parce que c'est vous qui allez déterminer le ton de l'entretien. Donc c'est important que vous soyez en contrôle de cet entretien. Si possible... Asseyez-vous du même côté de la table que votre collaborateur ou autour d'un angle de table, c'est pas mal, c'est peut-être même encore mieux, mais pas en frontal. Et si vous sentez une tension qui monte pendant l'entretien,

Il ne faut pas hésiter à faire une petite pause. Pas forcément en disant, bon, allez, on sort tous les deux de la pièce et puis on se calme et puis on revient. Parce que, bon, je ne pense pas que vous en arriverez là. Mais en disant, tiens, j'irais bien me chercher un verre d'eau, je vous en apporte un. Comme ça, vous laissez...

à votre collaborateur, le temps de se reprendre, puis vous-même, vous vous recentrez. N'interrompez jamais votre collaborateur. Si vous interrompt, arrêtez de parler et écouter. Vous devez absolument l'écouter. le comprendre, même si vous n'êtes pas d'accord, et essayez de ne pas trop vous justifier. Vous pouvez comprendre sa réaction, mais votre décision sur l'évaluation, elle est déjà prise. Il doit comprendre ça.

Parce que souvent, le collaborateur va essayer, lorsqu'il y a une divergence, de vous l'expliquer a posteriori en disant qu'en fait, ce qu'il devait faire, c'était impossible.

Il y a aussi certains collaborateurs qui vont essayer de négocier, non ? Alors, là, tu parles de négociation salariale. Donc ça, il faut être clair. Ce n'est pas le lieu. C'est-à-dire que même si on sait très bien... que votre jugement sur ces performances aura éventuellement un impact ou pas, d'ailleurs, sur le salaire, on est dans un entretien de fin d'année et on n'obtient pas une augmentation parce qu'on est un bon négociateur.

On obtient une augmentation parce qu'on a une bonne évaluation et on a une bonne évaluation parce qu'on a performé. Donc non, pas de négociation salariale. Et si jamais ça vient sur ce terrain-là, vous devez arrêter, dire non, non, attends, là on n'est pas dans ce cadre-là, je te recadre, je te rappelle l'ordre du jour, c'est ça.

Et l'histoire de dire que vous n'êtes pas là pour faire une négociation en général, la raison, c'est ce que je viens de dire. On n'obtient pas une bonne évaluation parce qu'on est un bon négociateur. On obtient une bonne évaluation parce qu'on a performé. D'ailleurs, c'est peut-être intéressant de l'annoncer dès le départ, que surtout si c'est la première fois qu'on fait un entretien de cette façon-là, qu'on dise dès le départ, on ne va pas parler de salaire aujourd'hui.

Tout à fait. Que ce soit bien clair. Que ce ne soit pas une idée que le mec a en tête pendant tout le temps. Ah bon, alors à la fin, on va parler plus à l'heure. C'est à quel moment qu'on va parler de ce truc-là ? Ben non, on va en parler. Oui, oui, tout à fait, tu as raison. Vous pouvez l'ajouter, en fait. dans les règles, si vous pensez que c'est un sujet. Chez moi, je n'ai pas trop le cas parce qu'on a l'habitude et on sait que ce n'est pas à ce moment-là que ça se passe.

Donc en fait, effectivement, je rappelle juste pour terminer l'ordre du jour, premièrement, vous dites le message clé. Ensuite, vous parlez des points d'accord. Vous allez vers les points de désaccord. Il peut y avoir une discussion à ce moment-là, etc. Mais vous ne devez jamais perdre le fil rouge de vue, puisqu'à la fin... Même quand la personne aura parlé de ses points de désaccord, vous allez quand même répéter le message clé qui n'aura pas changé. D'accord. Et dernière étape.

vous pouvez ouvrir sur l'an prochain, ce qui va se passer l'année prochaine, mais vous n'en êtes pas non plus à la négociation et à la discussion sur les objectifs. C'est simplement dire... l'évaluation que tu as eue, probablement ce qui se passera pour toi l'an prochain, ça ira dans cette direction-là, et c'est le moment aussi de recueillir de sa part des éléments sur cette année à venir, comment est-ce qu'il la voit.

D'accord. On arrive au dernier point de ton podcast et la suite. Cinquième point et la suite. La suite, c'est que le collaborateur et vous, vous repartez chacun avec l'évaluation. Elle est signée par les deux. Alors, il peut arriver, moi, ça ne m'est jamais arrivé que la personne dise « Non, je ne signe pas puisqu'on n'est pas d'accord. » Et là, vous lui dites « Si, tu signes que tu as reçu ton évaluation. » Parce que c'est important.

quel acte que vous ayez effectivement discuté de ça. Et si vraiment la personne vous dit « non, non, mais moi je chine pas, je suis pas d'accord », vous pouvez lui dire « ce que je te propose, c'est que tu dises « je ne suis pas d'accord avec mon évaluation ». Et signé. Mais cet entretien, il a eu lieu. Pourquoi je suis un peu formaliste ? D'abord, c'est parce que si jamais vous avez un problème au moment des signatures, c'est révélateur de quelque chose.

Et cette chose-là, elle est importante. C'est peut-être un futur conflit ou un conflit déjà engagé. Et donc, vous allez avoir besoin, certainement, avec cette personne, d'avoir des... et éventuellement peut-être des actions légales. Donc oui, il faut que vous prouviez qu'il y a eu un entretien d'évaluation. D'accord. Ça arrive presque jamais. Ok. Et après, chacun repart avec les évaluations.

La personne peut garder son évaluation, sa copie, votre copie est stockée aussi chez vous aux ressources humaines, et puis ça s'arrête là pour l'évaluation. Il peut y avoir un éventuel échange sur le salaire dans une autre réunion, puisque c'est des discussions évidemment qui arrivent en entreprise. Et il y aura un autre entretien pour la fixation des objectifs pour l'année à venir.

D'ailleurs, on a réalisé un podcast qui s'appelle « On me demande une augmentation ». Ça peut être intéressant de le réécouter maintenant. Oui, alors surtout, je dis une chose, le podcast qu'on a fait « On me demande une augmentation ».

et où je disais, la bonne réponse, c'est non. C'est dans le cas où on vous interpelle et on vous dit, moi, je voudrais une augmentation, etc., où je vous écouterais le podcast. Mais tout le début du podcast, c'est pour dire, vous ne pouvez pas décider d'une augmentation au pied levé comme ça, parce que la personne...

Viens vous voir. Maintenant, si vous avez cet entretien avec la personne où vous allez parler d'augmentation, vous utilisez la deuxième partie du podcast, pas sur celle où, a priori, vous dites non. Vous verrez, en fait, quand on parle d'augmentation, ce qu'on dit, c'est que forcément, en échange, une augmentation, ça arrive parce qu'on a fait des performances...

de très bonnes performances, voire des performances inhabituelles. Et ça n'est pas un gage que ça fonctionne. Il y a un processus dans votre entreprise que vous devez expliquer à votre collaborateur, etc. Et tout ça, ça se fera au cours de cet entretien-là. Ça peut être aussi intéressant d'écouter le podcast Objectif Annuel.

même si tu es en train d'en préparer un nouveau sur la fixation des objectifs pour faire suite à cette série. Oui, tout à fait. En fait, je pense que le prochain podcast qui n'est pas... pas encore écrit et programmé. Effectivement, ça sera objectif annuel nouvelle version qui sera assez semblable à celui qu'on a déjà fait, mais avec en plus... une manière un peu plus importante de faire participer votre collaborateur à l'élaboration de ses propres objectifs.

C'est comme ça que s'achève cette série de 6 épisodes sur l'entretien de fin d'année. Il ne vous reste plus qu'à passer à l'action. Et si vous voulez acheter la synthèse écrite de ces podcasts, vous pouvez cliquer sur le lien qui est en descriptif. Et puis, si ces podcasts vous plaisent, si vous avez envie qu'on remonte dans les rankings, n'hésitez pas à nous mettre 5 étoiles sur votre appli de podcast. Ça nous fait super plaisir et on va pouvoir reprendre le rythme habituel des...

épisodes de podcast. Merci pour votre écoute et à très bientôt.