148#03 - Entretiens de fin d'année - Formulaire - #3

Comment transformer la terrible épreuve des entretiens de fin d'année en exercice efficace et intéressant ? C'est ce qu'on va voir tout de suite dans ce podcast. Je suis Cédric Wattin d'Outils du Manager, le podcast sur le management le plus écouté. Bonjour à toutes et à tous, je suis actuellement en vacances, c'est pour ça que j'enregistre cette introduction avec mon smartphone.

Et en rentrant, je serai encore occupé parce que je vais finaliser la version définitive de la FormAction, le manager essentiel. Je vous en reparle à la fin de cet épisode. En attendant, je vous propose cette rediffusion de six épisodes très rapprochés qui vont vous permettre... de préparer sereinement vos entretiens de fin d'année parce que ça arrive bientôt. Je mets à votre disposition dans le descriptif de ce podcast un lien qui vous permettra d'acheter la version détaillée et écrite.

de cet épisode pour préparer vos entretiens de fin d'année. Je vous souhaite donc une très bonne écoute et je vous donne rendez-vous à la fin de cet épisode pour vous dire deux mots sur la formaction. Bonjour Cédric. Bonjour Alexia. Alors, nous poursuivons aujourd'hui notre série sur l'entretien de fin d'année. Oui, et en préalable, ce que je voulais dire, c'est que j'ai réécouté le podcast qu'on avait fait...

Il y a plus d'un an, je pense, avec Laurie sur le sujet, puisqu'en fait, on améliore en permanence nos podcasts. C'est pour ça qu'on les réenregistre régulièrement. Et Laurie, à l'époque...

On était d'accord tous les deux pour dire que c'était quand même une épreuve pour la plupart des collaborateurs et des managers dans les entreprises. Et il avait eu une phrase intéressante qui était, bon, en fait, c'est une contrainte. Et ce qui serait bien, en fait, c'est de transformer cette contrainte en opportunité.

Et donc, c'est exactement ce qu'on vous propose dans cette série de podcast, c'est de faire de l'entretien de fin d'année un moment utile pour tous les deux. Oui, c'est vraiment une façon super intéressante d'aborder les choses. Alors la dernière fois, on avait vu quelle est l'utilité de maintenir les entretiens de fin d'année et tu nous avais aussi donné le descriptif du formulaire qui tient d'ailleurs sur une page. Tout à fait, c'est notre podcast numéro 119. Voilà.

Et quel est du coup le plan du podcast d'aujourd'hui ? Alors aujourd'hui on va parler du timing et de l'auto-évaluation. Dans un premier temps, je vais vous donner le timing, c'est-à-dire le déroulé des opérations. Ensuite, je vous parlerai de l'email de lancement, ce sera notre deuxième partie.

Ensuite, je vous parlerai de l'auto-évaluation en elle-même. Et enfin, on abordera, je dirais, les aspects un petit peu logistiques, entre guillemets, de l'entretien de fin d'année. Ok, on commence donc par ton premier point, le timing. Ça va se dérouler en gros en six phases à partir de maintenant. La première chose, c'est que vous allez demander à vos collaborateurs de s'auto-évaluer. Ça, ça va se faire deux semaines au moins.

avant l'entretien. Je dis bien au moins, vous pouvez leur envoyer le formulaire avant, mais je dirais que deux semaines, c'est tout à fait suffisant. Ensuite, vous, vous allez préparer leur évaluation. C'est-à-dire que c'est votre manière de les juger. Ça, on en parlera dans le podcast suivant. Ensuite, ils vont vous rendre leur propre auto-évaluation quelques jours avant l'entretien.

Ensuite, vous allez leur transmettre votre propre évaluation la veille de l'entretien. Ensuite, vous allez avoir l'entretien avec eux. Puis plus tard, lors d'un autre entretien, vous fixerez les objectifs annuels. Très rapidement en résumé, première chose, vous leur demandez de s'auto-évaluer. Là, on est deux semaines avant l'entretien. Pendant le temps où ils s'auto-évaluent, vous les évaluez aussi de votre côté. Et ça, on vous dira exactement comment faire dans le prochain podcast.

leur auto-évaluation quelques jours avant l'entretien, vous leur remettez votre propre évaluation la veille de l'entretien et ensuite vous avez l'entretien. Ok.

On a maintenant une idée du déroulement complet du processus qui est très bien structuré et tu voulais nous proposer un email pour commencer ? C'est très simple. En fait, vous allez faire un mail à votre collaborateur. Alors, ce n'est pas l'email standard de la DRH. Mais c'est votre mail un petit peu personnel que vous adressez à la personne que vous allez voir. Le but, en fait, en envoyant cette mail, c'est de minimiser le stress qui peut exister autour de cet entretien.

C'est un entretien quand même, on en a parlé déjà la dernière fois, qui est stressant pour le collaborateur. C'est quand même un petit peu là qu'il a l'impression que son année ou sa période, si vous en faites plus fréquemment, va se jouer. En fait, elle ne se joue pas du tout là, elle se joue avant, mais disons que c'est un petit peu la conclusion, et donc ça peut être stressant. Et ce que vous voulez dire aussi dans cet email, pour que les choses soient claires,

Vous ne parlerez pas d'augmentation, ces choses-là. Parce que parfois, il y a confusion aussi par les collaborateurs. Ils croient que c'est à ce moment-là qu'on... Donc, on va négocier, je dirais, les primes, les augmentations, etc. Ce n'est pas ça. Là, il s'agit vraiment de leur évaluation, c'est-à-dire le jugement que vous allez porter sur la période qui s'est écoulée. Alors, tu avais carrément un exemple de mail que tu voulais nous lire.

Je vous le dis directement. Bonjour, je vous fais ce mail pour vous rappeler notre entretien de fin d'année qui aura lieu le 15 janvier à telle heure et à tel endroit. Nous allons discuter ensemble de votre année écoulée. En attendant ce rendez-vous, je vous demande de faire votre auto-évaluation. La veille de notre entretien, je vous donnerai moi-même une copie de l'évaluation que j'ai fait de vous pour que vous puissiez en prendre connaissance.

Cela nous donnera l'occasion de voir si nous avons des points de désaccord et aussi de préparer toutes les questions que vous pourriez avoir. Lors de notre entretien, je suivrai ce plan. Ordre du jour. Résumé de votre performance à travers un message clé.

Et ensuite, nous passerons chaque point de l'entretien. Je commencerai par les parties où nous sommes d'accord et je passerai au point où nous avons des divergences. Puis nous parlerons de l'année prochaine. Cela ne sera pas complet, mais nous pourrons déjà en tracer les grandes lignes. Nous avons une heure pour ça. Si vous avez des questions sur le déroulement de cet entretien, je suis à votre disposition pour en parler. Merci d'accuser réception de ce mail. Ok, c'est simple, c'est clair.

Et dans la méthode que tu proposes, l'une des originalités, c'est que tu demandes aux collaborateurs de s'auto-évaluer. Tout à fait. Pourquoi tu proposes ça ? Troisième partie, c'est l'auto-évaluation. Effectivement, ce n'est pas standard. Peut-être que votre entreprise le propose, peut-être qu'elle ne le propose pas, ce n'est pas très grave. Mais c'est toujours intéressant de demander à la personne de s'auto-évaluer.

Pas seulement parce qu'on va vérifier qu'on est d'accord avec elles, c'est un des points, c'est une des raisons, mais aussi pour d'autres raisons. Première raison, c'est pour les impliquer. Si la personne s'est auto-évaluée, elle sera plus présente lors de l'entretien et elles auront fait avant vous un retour sur leur performance de l'année. Et c'est important. Ça leur permet de faire ce retour en arrière qui est très important.

Deuxième raison, c'est celle que j'évoquais. Ça va vous permettre de mesurer les écarts entre ce que vous pensez de leur performance et ce qu'eux pensent de la leur. Et ça, c'est très important. parce que ça va vous permettre tous les deux de valider que vous êtes ou pas sur la même longueur d'onde. Et c'est très, très important. Je vous rappelle que notre méthode, elle se base très, très fort sur la communication et la qualité de la relation que vous aurez développée avec votre...

Donc l'entretien de fin d'année, c'est aussi un moyen de vérifier qu'à ce niveau-là, vous êtes tous les deux performants et éventuellement de corriger pour l'année à venir. Ça permet d'avoir un entretien factuel et productif, c'est-à-dire que vous allez demander à votre collaborateur une préparation et le fait qu'il prépare, ça va structurer l'entretien. Tu as des conseils d'ailleurs à nous donner pour les aider à faire leur propre évaluation ? Tout à fait.

Dans le mail que je vous ai proposé, il n'y a pas cette partie-là, mais vous pouvez évidemment l'intégrer, voire vous pouvez même leur remettre un petit document avec des questions. Et je vais vous les donner parce qu'en fait, elles reprennent plus ou moins la structure.

qu'on verra dans le podcast suivant sur la manière dont vous, vous allez les évaluer. Donc, vous pouvez leur proposer ce plan-là. Premièrement, vous pouvez leur demander de lister les missions principales de leurs fonctions qu'ils peuvent retrouver sur leur fiche de fonction.

Si jamais ils n'ont pas de fiches de fonctions, il va falloir y penser et on a un podcast là-dessus. Donc premièrement, listez les missions principales de leurs fiches de fonctions et comparez leur année par rapport à ce que demandent leurs fonctions. En première chose, ils disent, moi, mon rôle dans l'entreprise, en gros, en très général, c'est de faire ça, faire ça. Est-ce que dans l'année qui s'est écoulée, j'étais bien dans mes missions habituelles ?

vous leur demandez de lister les objectifs qui leur ont été fixés et de comparer leur année à ces objectifs. C'est-à-dire que, d'une part, on a notre fonction, ce qu'on fait habituellement, et ensuite, notre rôle dans l'entreprise, et ensuite, on a des objectifs.

qu'on a fixé en début d'année, et donc c'est le moment de se demander si on les a atteints, pas atteints, etc. Ensuite, vous leur demandez de faire une liste des événements marquants de l'année. Alors, pour retrouver ces choses-là, moi je vous conseille...

de leur dire de céder de leurs notes de 1 à 1, c'est-à-dire les réunions en tête-à-tête qu'ils ont eues avec vous tout au long de l'année, de leur agenda et éventuellement de leur mail, c'est-à-dire un petit peu un retour en arrière sur ce qui s'est passé. Pourquoi je vous dis qu'il faut se baser sur les notes, sur l'agenda, etc., c'est parce qu'on a une mémoire sélective et on oublie vite les événements les plus anciens.

où on ne sait plus si c'était cette année, l'année d'avant, etc. Ça nous oblige quelque part à une certaine rigueur. Ensuite, faire un tableau avec d'un côté leurs réussites et de l'autre côté leurs échecs. Et enfin, réfléchir au point qu'ils aimeraient améliorer l'an prochain ou au projet qui leur semble important de réaliser. Vous pouvez aussi leur proposer la fiche d'évaluation en une page qu'on a décrite dans le dernier podcast, le podcast numéro 119, celui où on vous a expliqué...

quel pourrait être le formulaire que vous utilisez pour évaluer votre collaborateur. Tout à fait. Par contre, tu ne demandes pas d'analyse distributive ? Non. Qu'est-ce que c'est une analyse distributive ? C'est demander aux collaborateurs de se classer parmi ses collègues ou demander à des managers de classer leurs collaborateurs.

C'est-à-dire qu'on en a parlé, je pense, dans notre premier podcast sur le sujet, et on disait que c'est intéressant que vous classiez vos collaborateurs, qui est le meilleur, qui est le deuxième, etc. Et c'est intéressant aussi de leur demander où ils se positionnent. Là-dessus, on est revenu parce que ce n'est vraiment pas l'important du débat. L'objet de l'évaluation, et donc aussi de son auto-évaluation, c'est de s'évaluer par rapport...

à ce qu'il doit faire, à sa progression, à ce qu'on attend de lui. Et en plus, on fait travailler cette personne dans une équipe. Donc, c'est vraiment une opinion personnelle, mais je ne crois pas au classement dans une équipe. Je ne pense pas que ça aide. quiconque, de lui dire « Tiens, cette année, tu as été moins bon que Paul, il a été meilleur que toi, ou cette année, vous avez dépassé Julie en compétences, etc. »

Il y a des entreprises où ça se pratique. Si vous êtes obligé de le faire, écoutez, faites-le. Il n'y a pas le choix. Mais je pense que ce n'est vraiment pas le cœur du débat. Et ce qui nous intéresse, nous, c'est de savoir si la personne... a le sentiment de progresser ou pas, et si surtout elle a rempli ses missions. Et de toute façon, franchement, ce n'est pas évident de comparer des personnes entre elles. C'est rare d'avoir des postes, sauf si vous dirigez une très très grosse équipe.

où les personnes font toutes la même chose. C'est vraiment très, très rare d'avoir des postes où on fait tous exactement la même chose, où on a tous le même niveau d'expérience, etc. En plus, bon. Ça met plus sur un mode compétitif que sur un mode collaboratif en plus. Voilà. Moi, ce n'est effectivement pas quelque chose à laquelle je crois beaucoup dans une équipe, le mode compétitif. Je crois beaucoup plus, comme toi, au collaboratif. Ok. Ton quatrième point, la logistique, tout simplement.

Oui, il y a un point principal, c'est de bien choisir votre moment et puis de confirmer la salle de réunion à l'horaire de l'entretien. Alors, au niveau du lieu, l'idéal, évidemment, c'est de faire ça en tête à tête dans une salle de réunion dans l'entreprise. Au besoin, n'hésitez pas.

à aller ailleurs que dans l'entreprise si vous ne pouvez pas être isolé. C'est vraiment un entretien qu'on ne fait pas au milieu du quotidien et surtout, on veut vraiment être sûr qu'il n'y ait pas d'autres personnes qui puissent assister à cet entretien. entretien privé avec la personne. À propos de l'horaire, essayez de faire ces entretiens le plus tôt possible dans l'année afin de démarrer le plus vite possible. Bon, là, on est encore en décembre, ça va.

ne faites pas vos entretiens de fin d'année en mars. Moi, ça m'est déjà arrivé, il y a déjà un trimestre découlé, ça ne veut plus dire grand-chose, et en plus, on n'est plus tellement dans l'année d'avant, on est dans celle qui commence. Évitez aussi de programmer ça en premier dans la journée ou en dernier. Pourquoi ? Parce que si vous mettez les personnes en entretien dès leur arrivée le matin, elles vont continuer à penser à toutes les choses.

qu'elles font d'habitude en arrivant le matin à l'entreprise. Il vaut mieux qu'elles aient réglé tout ça et que vous les voyez ensuite. C'est pareil pour les fins d'après-midi, c'est-à-dire que la personne va être fatiguée. Et vous aussi, vous préoccupez par les enfants aller à l'école, avoir peur que ça déborde, etc. Alors, ce n'est pas une justification.

pour vous dire, attention, l'entretien, vous avez dit une heure, il faut que ça puisse déraper à plus d'une heure. Essayez de vous tenir à l'heure. Au besoin, mettez un minuteur de cuisine sur la table pour que tout le monde soit d'accord. Et on va essayer que l'entretien se dérape.

déroulent de manière dynamique et conformément aux horaires qu'on avait fixés. Ça, on en reparlera quand on parlera du déroulement de l'entretien. Mais voilà, ce que je vous conseille, c'est prévoir une heure, un créneau d'une heure.

Si vous enchaînez les entretiens, prévoyez un petit peu de temps entre chaque entretien, je dirais un quart d'heure minimum. Évitez de les mettre, première chose, en arrivant au bureau et évitez de les mettre en fin d'après-midi. C'est quand même un entretien qui va... se faire à fréquence réduite, c'est-à-dire une fois par an ou une fois par semestre. Donc, il faut vraiment que vous soyez dans les bonnes conditions pour le faire. Et c'est quelque chose qui est assez fatigant.

pour les deux, mais en particulier pour vous, parce que vous allez enchaîner les entretiens de Fanenay. Si vous avez 10 collaborateurs, ça fait 10 entretiens, donc ne mettez pas tout ça la même journée. Je dirais que 3... Sur une journée, c'est déjà une grosse dépense, je dirais, d'énergie et d'un flux mental. Et donc, il faut vraiment séparer. C'est-à-dire que pas plus de 3 dans la journée pour vous.

et donc positionner tel que je viens de la décrire. Tu as indiqué dans ton timing qu'on remet notre évaluation la veille de l'entretien. Alors, pourquoi ça ? En fait, effectivement, ça fait une énorme différence que vous remettiez votre revue la veille de l'entretien. C'est du respect. Vous allez gagner des points et vous allez mettre la personne à l'aise. Elle aura le temps.

de lire et elle ne sera pas surprise au moment de l'entretien. Et vous, ça vous permet aussi de pouvoir vous concentrer sur le message clé pendant l'entretien parce qu'ils ont eu le temps de tout assimiler. Donc l'idéal, effectivement, c'est de leur donner le papier à la main.

le soir pour qu'ils puissent le lire à la maison ou dans l'après-midi pour qu'ils puissent le lire avant votre entretien. Ne leur donnez pas trop à l'avance parce que vous n'avez pas envie qu'ils le partagent avec leurs collaborateurs. Vous n'avez pas trop envie qu'ils en parlent à droite à gauche. Par contre... Je pense que c'est pour eux important qu'ils puissent, comme vous vous y êtes préparés, eux aussi s'y préparer.

Alors c'est sûr, ça va baisser le niveau de drama dans l'entretien, c'est-à-dire il ne va pas se passer un truc au sujet duquel personne n'était au courant, mais c'est un peu le but. Le drama, en fait, ça trouble le message. ne voulez pas qu'il tombe du gromier à la cave devant vous pendant l'entretien, vous allez perdre du temps et ça va être compliqué.

Vous voulez que ce soit un entretien productif et respectueux. On en a déjà parlé dans le podcast sur le formulaire d'évaluation. Et comme votre formulaire va être très clair, la première chose que votre collaborateur va lire, c'est le message clé et c'est quand même le point.

le plus important de l'entretien que vous aurez le lendemain avec lui. Oui. Alors, si on remet notre évaluation la veille de l'entretien, on peut s'attendre à ce qu'il prépare les contre-arguments pour discuter le lendemain. Oui.

On peut voir l'entretien de fans aînés comme une confrontation, parce que quelquefois, effectivement, c'en est une. Si au moment où ils s'auto-évaluez, au moment où vous les évaluez, vous constatez qu'il y a de grandes divergences, c'est sûr qu'il va y avoir une explication. au cours de l'entretien de fin d'année. C'est, moi je vous parle d'expérience, très rare si vous avez fait correctement vos 1 à 1 toute l'année et vos feedbacks toute l'année.

Cette divergence, cette confrontation, elle a déjà eu lieu, et je dirais, elle a déjà eu lieu de manière douce et progressive, et normalement, on a chacun corrigé notre manière de travailler l'un avec l'autre. Mais effectivement, il peut y avoir ça. Mais pour moi, ce n'est pas un problème. C'est-à-dire que c'est mieux que ça se passe pendant l'entretien, cette confrontation, qu'en dehors de l'entretien. C'est-à-dire que vous voulez les entendre ?

ces contre-arguments. Il faut que vous les entendiez. Il ne faut pas, effectivement, que vous ayez un entretien avec la personne où elle est complètement abasourdie par ce que vous lui dites. et puis qu'elle soit prise au dépourvu au moment de vous répondre ou de s'expliquer, et puis que ça ressorte plus tard. Il n'y a rien de plus énervant que de ne pas avoir la capacité de répondre à ce qu'on osive.

Pour la personne et pour vous aussi. C'est-à-dire que si vous n'avez pas ce moment d'explication avec elle, vous l'aurez plus tard. Ou au pire, vous ne l'aurez jamais, mais vous n'aurez pas résolu vos divergences. Donc, pour moi, ce n'est pas un argument qui est recevable. Moi, je pense qu'il faut que vous ayez... une explication claire avec votre collaborateur quand il y a des divergences. C'est important. Maintenant, on en parlera quand on...

dans le podcast où on vous décrira comment se passe l'entretien d'évaluation, ce n'est pas une discussion. Et le but, ce n'est pas une négociation. C'est-à-dire que vous pouvez faire le constat que vous n'êtes pas d'accord, mais ça ne va pas changer. votre jugement sur l'évaluation que vous faites de votre salarié, puisque l'évaluation, vous l'avez faite avant de le rencontrer. L'évaluation, elle ne se passe pas pendant l'entretien. L'évaluation, elle est avant.

Et ensuite, on discute de nos points d'accord, de nos divergences, de notre message clé. Ça va être les grands éléments du moment où on va se rencontrer. C'est le message clé. Et celui-là, vous n'allez pas le changer. C'est-à-dire que votre message clé, c'est votre message clé. Il ne change pas parce qu'on n'est pas d'accord. Il est là.

Ensuite, vous allez effectivement constater que vous avez des points où vous êtes d'accord, des points où vous n'êtes pas d'accord. Et ensuite, tous les deux, vous allez parler de l'année prochaine. Ok, merci Cédric. Tu peux nous rappeler le timing du processus ? Oui. Premièrement, vous allez demander à votre collaborateur de s'auto-évaluer. Il va y avoir 15 jours entre le moment où vous allez lui faire cette demande et le moment où vous aurez l'entretien.

Pendant ces 15 jours, vous aussi, vous allez l'évaluer. On va en parler de cette préparation que vous allez faire dès le podcast suivant. Ils vont vous rendre leur auto-évaluation quelques jours avant l'entretien.

Vous aurez la possibilité de la lire avant de finaliser votre évaluation. Il y aura peut-être des points que vous aurez envie de modifier devant leur auto-évaluation. Vous allez peut-être oublier des choses qui ont été importantes pour eux. Vous allez leur transmettre votre propre évaluation, le document dont je viens de parler.

Ensuite, vous allez avoir l'entretien avec eux. Je peux vous donner le plan très rapidement. Un, le message clé. Deux, les points de convergence. Trois, les points de divergence. Et enfin, le message pour l'année suivante. Et dans un autre entretien. vous aurez la fixation des objectifs annuels. Voilà le timing. Ok, alors dans notre prochain podcast, on va justement voir comment préparer l'évaluation de notre collaborateur. Tout à fait, c'est ça qui est prévu.

Voilà, c'est tout pour aujourd'hui. Vous aurez rapidement la suite de ce podcast. Je vous rappelle que vous pouvez acheter la synthèse écrite en cliquant sur le lien de description. Un petit message aussi, si vous voulez rejoindre les participants à la formation en ligne et le manager essentiel,

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