¶ Introduction et Objectif de l'Épisode
Comment transformer la terrible épreuve des entretiens de fin d'année en exercice efficace et intéressant ? C'est ce qu'on va voir tout de suite dans ce podcast. Je suis Cédric Wattin d'Outils du Manager, le podcast sur le management le plus écouté. Bonjour à toutes et à tous, je suis actuellement en vacances, c'est pour ça que j'enregistre cette introduction avec mon smartphone.
Et en rentrant, je serai encore occupé parce que je vais finaliser la version définitive de la FormAction, le manager essentiel. Je vous en reparle à la fin de cet épisode. En attendant, je vous propose cette rediffusion de six épisodes très rapprochés qui vont vous permettre de préparer sereinement vos entretiens de fin d'année parce que ça arrive bientôt.
Je mets à votre disposition dans le descriptif de ce podcast un lien qui vous permettra d'acheter la version détaillée et écrite de cet épisode pour préparer vos entretiens de fin d'année.
¶ Présentation du Formulaire Simplifié d'Entretien
Je vous souhaite donc une très bonne écoute et je vous donne rendez-vous à la fin de cet épisode pour vous dire deux mots sur la FormAction. Bonjour Cédric. Bonjour Alexia. Alors aujourd'hui, on continue notre podcast sur l'entretien d'évaluation. Et on va voir aujourd'hui le formulaire d'entretien. Oui, on en est au deuxième épisode. Dans le premier épisode, on vous a expliqué pourquoi on vous proposait...
un formulaire d'entretien plus simple. Et là, on va rentrer dans le cœur du sujet et je vais vous décrire le formulaire. Le formulaire sera disponible en PDF pour nos abonnés. Il faut bien qu'ils aient des petits avantages. Mais vous pouvez aussi le faire à la main parce qu'il va être hyper simple. Je vais vous dire, ça va être très simple. Déjà, ça tient sur une page. Et ce que vous allez faire, vous allez prendre une page format classique, format A4.
que vous allez en fait diviser en trois parties. Donc, premier quart, vous faites une ligne horizontale et c'est là que vous mettrez les détails administratifs sur l'entretien. et le message clé. Dernier quart, vous allez faire une ligne horizontale aux trois quarts de la page, et en dessous de cette ligne, vous donnerez à votre collaborateur
vos instructions, vos recommandations pour l'année à venir. Et au milieu, ce que vous allez faire, vous allez faire une ligne verticale pour séparer la section en deux parties. Il y aura à gauche les succès et à droite les opportunités. Alors, on met le terme opportunité au lieu d'échec parce que c'est plus optimiste, c'est plus facile à entendre et que tout échec est une... opportunités pour évoluer, tout ça. C'est plus orienté vers l'avenir aussi. C'est tourné vers l'avenir. Maintenant...
Si vous avez envie de mettre échec, vous avez le droit de mettre échec. Ce n'est pas moi qui viendrai vous embêter avec ça, puisqu'effectivement, la dernière partie du document, c'est l'avenir. Mais effectivement... On a le droit d'appeler un chat un chat, puis on a le droit aussi de dire que ce qu'on a raté cette année, on pourra peut-être le réussir l'année prochaine. Et donc, pour remplir ce formulaire...
Il va falloir que vous fassiez un travail qu'on va vous conseiller dans les podcasts à venir, dans le processus, pour préparer l'entretien de fin d'année. Il faut vous dire quand même... que même si le formulaire est simple, il y a quand même un travail préalable, et sans le travail préalable, vous aurez du mal à remplir le formulaire de manière efficace. Mais l'objet du formulaire...
C'est le résultat de votre travail. Vous n'avez pas imposé la complexité du travail que vous aurez réalisé à votre salarié. L'objet, ce sera vraiment que ce soit simple et lisible.
¶ L'Importance du Message Clé
Tu voulais nous parler du message clé. Donc, première partie, le message clé. Vous verrez dans les podcasts sur la préparation, on vous expliquera plus en détail comment préparer ce message clé. Mais voilà, ce qu'il faut retenir, le message clé, c'est assez simple.
C'est une phrase qui décrit comment vous jugez l'année de votre collaborateur ou la période, si vous décidez de faire des entretiens plus fréquents, ce qui est une bonne idée, on en a parlé dans le dernier épisode. Et donc cette phrase clé, en gros, elle va avoir deux objectifs. 1. Elle va vous obliger à faire une description concise qui va résumer tout ce que vous avez lu ou vu pendant leur préparation. Ça vous oblige à simplifier les choses.
à affiner votre message. Et ensuite, elle va donner à votre collaborateur un point d'accroche. Parce que l'entretien de fin d'année, ça reste un moment... un peu plus stressant que le reste de l'année. Et le risque, et ce qui se passe en général dans les entretiens de fin d'année, c'est qu'on est tous un peu stressés, et puis on en sort, et notre message est un peu troublé. Ce qu'il faut vous dire...
c'est que beaucoup de collaborateurs ne peuvent pas entendre une multitude de remarques qui partent dans tous les sens. Si vous essayez de tout dire au cours de cet entretien, en fait, on ne va rien retenir. Ou un truc général. un peu affectif, du genre « bon, il est content ou il n'est pas content ». En fait, souvent, quand on sort d'un entretien de fin d'année et que quelqu'un nous dit « alors, qu'est-ce qui s'est passé ? », vous répondez
Ça a été ou ça n'a pas été ? Un peu comme si vous aviez passé le bac et vous demandiez quelle note vous avez. Or, ce n'est pas tellement ça qui est intéressant. Ce qui est intéressant, c'est de savoir ce qu'on a raté, ce qu'on a réussi et ce qu'on va faire l'année prochaine. L'entretien de fin d'année ou de fin de période, il sert à ça. Et donc, pourquoi c'est comme ça ?
C'est parce qu'en fait, on a voulu faire de l'entretien de fin d'année un outil de communication ou de feedback. Une espèce de moment, de grand moment, où une seule fois dans l'année, on va faire du management parce que les ressources nous le demandent. Mais ça ne marche pas comme ça. On ne peut pas communiquer une seule fois comme ça dans l'année. Parce qu'en fait, plus vous compliquez le message, plus le message retenu se sera flou. Et c'est tout.
Le management, ça se fait tous les jours, ça se fait à travers le 1-1-1, ça se fait à travers le feedback, et sans avoir fait ça, vous n'êtes pas légitime à faire cet entretien de fin d'année. Je dirais même que c'est un peu limite au niveau éthique de ne communiquer avec votre... collaborateurs qu'en fin d'année, au moment où ils...
peut plus rien faire. En général, on se dit, oui, mais bon, je ne vais pas l'embêter avec ça. Mais non, il a besoin de ça, en fait, votre collaborateur. Et ce n'est pas à la fin d'année que vous allez lui dire, bon, tu as réussi ça, mais tu as raté ça. C'est trop tard, c'est fait.
¶ Sections Succès et Opportunités
Donc, concrètement, je reviens au formulaire, pardon. Concrètement, en haut du formulaire, vous mettez le nom du collaborateur, vous mettez entretien de fin d'année, réalisé par votre nom. Et la manière dont vous l'avez fait, c'est-à-dire par téléphone, en face-à-face ou par Skype. Je ne vous cache pas que j'ai une grosse préférence pour le face-à-face. Ensuite, c'est le Skype et ensuite, c'est le téléphone. Mais au moins, même si c'est à distance, vous avez...
Tous les deux le même formulaire. Ça facilite, je dirais, la communication. En dessous de ces détails administratifs, vous allez mettre votre message clé. Et quand votre collaborateur lira ça... il ou elle va comprendre ce message rapidement et ça va donner du sens au reste de votre entretien. Oui. On arrive sur la deuxième section de ce formulaire.
C'est la plus agréable, les réussites. Voilà, vous allez mettre ici la liste des choses qui se sont bien passées, les choses que votre collaborateur a bien faites, des bonnes ventes, des projets terminés à temps, des améliorations qualitatives, quantitatives. tout ce qui a atteint ou dépassé les objectifs que vous étiez fixés, toutes les choses, en fait, que vous voulez l'encourager à continuer à faire.
C'est facile de vous décrire parce que c'est le moment qu'on aime bien en général. Je veux dire, quand quelqu'un a fait des réalisations positives, c'est assez facile de lui dire. Il ne faut juste pas oublier de le faire. C'est pour ça qu'il y a des gens qui ne voient que ce qui ne va pas.
que ce qui va. Là, on essaye vraiment de faire un bilan complet. Donc, on veillera simplement à rien oublier et donc, ce sera le rôle de la préparation dont on va parler dans les prochains podcasts. Juste une chose, essayez d'être factuel. C'est-à-dire, si vous avez des chiffres à mettre, c'est mieux. Pourquoi c'est mieux ?
Parce que c'est précis, parce que votre collaborateur ne se dira pas « Ouais, il dit ça pour me faire plaisir, pour me faire passer la pilule, etc. » Et puis au moins, vous serez d'accord exactement sur ce qui s'est passé.
Alors, le point suivant, il est un petit peu moins agréable. Donc, c'est les opportunités ou les échecs. Ça dépend comment vous l'appelez. Voilà, donc c'est moins amusant. C'est l'opposé des réussites. C'est pour ça que ça se situe en face. Vous allez lister là ce que votre collaborateur...
laboratoire aurait pu mieux faire, et certainement ce qu'il devra mieux faire à l'avenir. Donc clairement, c'est les objectifs ratés, les problèmes relationnels qu'il a pu avoir, ou vous avez pu avoir avec lui, les retards, les dépassements budgétaires, les projets qui sont... Et là, vous devez être spécifique aussi. Vous devez dire clairement, parce que vous le devez à votre collaborateur, vous devez dire clairement ce à quoi vous vous attendiez et pourquoi vous avez été déçu.
La confiance, c'est un cercle vertueux. Elle vous permet de parler ce qui ne va pas sans que ce soit un drame. Et le fait de parler de ce qui ne va pas sans que ce soit un drame, ça renforce aussi votre relation avec vos collaborateurs. la confiance que vous avez établie avec lui au cours des 1 à 1,
des feedbacks, etc. Même si c'était un peu inconfortable au début et c'est normal. Pourquoi c'est inconfortable, en fait, de parler de ce qui ne va pas ? C'est parce qu'en fait, la confiance et la relation, elle n'est pas établie. Une fois que c'est établi, en fait, ça renforce les choses. C'est vraiment primordial, hyper important, que vous puissiez dire à votre collaborateur ce qui ne va pas. Ce ne serait pas éthique de ne pas le faire. Parce que finalement, quelqu'un...
qui est en permanence en dehors des clous, quelqu'un qui ne remplit pas ses objectifs, il va lui arriver quelque chose de négatif. Et en n'en parlant pas...
Vous ne lui donnez pas de chance de corriger les choses. Donc, ça vous paraît peut-être inconfortable, et à lui aussi, mais vous devez le faire. Et plus vous le ferez, moins ce sera inconfortable. Je compte plus les fois où j'entends des managers... ou des gens en général, se plaindre de leurs collaborateurs à d'autres personnes qu'eux-mêmes et jamais en parler à leurs collaborateurs eux-mêmes.
C'est un petit peu d'aller acheter et surtout c'est inefficace. Donc je vous le répète, vous devez être clair aussi dans la partie opportunité. Vous n'avez pas le droit d'aller voir votre directeur en disant « Ah machin... » vraiment, avec lui, ça ne se passe pas bien, il ne fait pas ci, il ne fait pas ça. Vous n'avez pas le droit de le faire si vous n'en avez pas parlé d'abord avec votre collaborateur. Ça ne sert à rien.
¶ Instructions Futures et Suppression du Ranking
On en arrive à la dernière partie, donc les instructions pour l'année suivante. C'est ici en fait que vous allez indiquer les grandes lignes de ce que vous attendez pour l'année suivante. Vous pouvez reprendre ce qui a été loupé l'année en cours. Mais aussi mettre de nouvelles choses, évidemment, parce que les objectifs évoluent. Encore une fois, là, je vous ai dit les grandes lignes. C'est-à-dire que là, par contre, je ne vous ai pas dit d'être trop précis pour le moment.
Le problème, si vous mettez des détails, votre collaborateur ne va pas s'en souvenir de vos détails. Et ensuite, on n'est pas à la fixation des objectifs. Ça se fera plus tard. Donc, en fait, ici, vous avez le droit de rester général. Vous avez le droit de dire... parce que vous avez une idée là-dessus, vous avez le droit de dire, l'année dernière, il s'est passé ça, ça, je suis...
pas satisfait dans la manière dont ça s'est passé. Ça, ça s'est bien passé. Donc l'année prochaine, probablement, il faudra être plus là-dessus. Et puis en plus, il y a tel nouvel événement. Donc probablement, il y aura ça. C'est-à-dire que vous lui donnez un message clair. Le message ne va pas être flou.
Mais vous n'êtes pas en train de lui mettre des chiffres, des objectifs, etc. Parce que les objectifs, ça se négocie. Mais vous avez quand même l'obligation maintenant de lui dire ce que vous allez attendre pour l'année prochaine. D'accord.
Tu n'as pas parlé de ranking. D'ailleurs, est-ce que tu peux en profiter pour nous rappeler ce que c'est que le ranking ? En fait, c'est vrai qu'on a supprimé... C'est-à-dire qu'en fait, dans notre ancienne formule d'entretien d'évaluation... ont demandé au manager un peu de classer son salarié, c'est-à-dire est-ce qu'il fait partie des meilleurs performeurs ou des moins bons performeurs, etc.
C'est un exercice toujours intéressant à faire, mais finalement, c'est un peu pipeau, très clairement. Moi, avec le recul, je me dis que ça ne sert un peu à rien et que c'est inefficace. En plus, ce n'est pas très confortable à faire. Il y a des gens qui sont à l'aise avec ça, d'autres moins. Mais moi, ce que j'ai remarqué...
En fait, c'est que finalement, mes managers, en fait, ils mettaient des bonnes notes à tout le monde ou ça ne jouait à rien. Et donc, en fait, pour ceux qui connaissent les vieux comme moi, c'était un peu l'école des fans de Jacques Martin. Tout le monde gagne tout le temps. Finalement, le ranking, je pense que ça n'a pas beaucoup d'intérêt. Ça en a peut-être dans des grosses structures où vous voulez vraiment classer les gens. Moi, je l'ai supprimé. Maintenant...
Je l'ai supprimé parce que je pense que j'ai supprimé tout ce qui n'était pas essentiel dans la fiche. Il se peut que votre culture d'entreprise vous impose une fiche plus compliquée. Il se peut qu'il y ait d'autres éléments que votre... entreprise ou vos ressources humaines vous imposent. Et donc, c'est imposé, donc vous allez devoir les mettre dans la fiche. Mais pour moi...
À chaque fois qu'on fait ça, on brouille le message. Je pense que ce qu'on vous donne là, c'est l'essentiel et c'est ce sur quoi vous devez vous concentrer. Après, est-ce qu'il est obligatoire ? Faites-le parce que c'est obligatoire. En résumé, ce n'est pas en ajoutant des éléments que vous allez améliorer les choses ou faire mieux passer la pilule. Ça, ce n'est pas vrai. On en a déjà parlé au niveau du feedback.
C'est assez simple, c'est assez clair. On ne cherche pas à enjoliver les choses, etc. On dit ce qu'on a à dire et c'est tout. Si vous ne faites pas ça, vous diluez votre message et c'est inefficace. Ça va faire... En fait, ce que vous...
Ce que vous voulez faire en faisant ça, c'est baisser l'anxiété de votre collaborateur et puis la vôtre. Mais en réalité, ce n'est pas ça qui va baisser l'anxiété entre vous. C'est la bonne relation et cette habitude de confiance où on se dit les choses positives comme négatives.
Et ça, ça se développe autrement. Ce n'est pas au moment d'entretien de fin d'année qu'on fait ça. Mais voilà, ce que je voulais dire simplement dans cette partie, c'est que oui, votre entreprise va peut-être vous en demander plus parce que c'est sa culture. Faites-le. Mais essayez quand même, pour votre entretien, de garder les fondamentaux. Les fondamentaux, c'est ce qu'on vous a donné au cours de ce podcast. Un message clé.
les échecs, les opportunités et les réussites, et les instructions pour l'année à venir. Si vous avez ça, vous avez tout. Ça me fait penser à une phrase de Saint-Exupéry, de mémoire, c'est à peu près « la perfection est atteinte quand on a supprimé tout ce qui était superflu ». C'est un peu ça, tout à fait.
¶ Principes Essentiels des Entretiens Efficaces
Pour finir, est-ce que tu pourrais nous rappeler les points essentiels à retenir sur cet entretien d'évaluation ? Sur le formulaire, et donc l'entretien qui va en découler. L'entretien de fin d'année, ce n'est pas un outil de communication. ou de feedback. L'année est déjà passée. On ne peut plus rien changer aux performances. C'est donc trop tard.
Et par ailleurs, s'asseoir avec votre collaborateur une fois par an pour parler performance et essayer à ce moment-là de communiquer ou de bâtir votre relation avec lui, c'est ridicule. Il se taira. parce que vous êtes votre supérieur, mais il ne vous reconnaîtra pas une quelconque légitimité. C'est-à-dire que si vous n'avez pas bâti la relation, il ne vous donnera même pas le droit de juger son travail, parce que vous ne connaîtrez pas son travail en réalité.
Par ailleurs, l'efficacité d'une revue de fin d'année, elle devient inversement proportionnelle à sa durée. C'est un outil de communication inefficace. Donc, ne cherchez pas à compliquer, ne cherchez pas à ce que ça dure longtemps, au contraire, cherchez à ce que ce soit court et concis.
Première chose. Deuxième chose, vous devez communiquer toute l'année sur les performances, y compris sur les performances négatives. Vous devez faire des 1 à 1 et des feedbacks. Alors, je dis simplement dans nos conseils la manière... de mettre en place le feedback. On vous recommande toujours de commencer par les feedbacks positifs.
et de jamais abandonner feedback positif. Ce que je suis en train de vous dire, ce n'est pas qu'il faut négativer ou négativiser, je ne sais pas comment on dit, il ne faut pas négativiser tout ce qui se passe. Non. Par contre, il ne faut pas l'oublier.
Vous devez être capable, avec votre collaborateur, de parler de ce qui ne va pas, parce que c'est comme ça que vous lui donnez une chance de changer les choses. Et si vous n'êtes pas à l'aise avec ça, c'est que vous n'avez pas bâti un degré de confiance suffisant avec lui.
Et donc, ce n'est pas juste. Vous ne tenez pas votre rôle. Une fois que la confiance sera établie, vous allez pouvoir parler de ce qui ne va pas. Et en fait, ça va renforcer votre relation. Parce que vous serez capable de parler de ces choses-là. Et là, l'intérêt, c'est de pouvoir parler de ces difficultés de manière douce, de manière non dramatique, parce qu'on a pris l'habitude de le faire. Et c'est ça qui fait la réussite de votre entretien de fin d'année.
Et bien sûr, on va parler de ce qui va bien, et tout le monde est à l'aise avec ça toute l'année. Et donc, pour conclure, ce que je veux vous dire à nouveau, c'est que les entretiens de fin d'année sont utiles et ils sont efficaces. Il ne faut pas les supprimer. ils sont nécessaires. Par contre, vous devez les rendre utiles
et intéressant et efficace. Il ne faut plus que vos salariés disent « Oh là là, l'entretien de fin d'année, quelle galère ! » et que vous soyez d'accord avec eux, etc. Vous aurez toujours des gens qui vous diront « Oh là là, l'entretien de fin d'année... »
Oh, quelle horreur, ça va être terrible, etc. Bon, c'est peut-être des gens qui n'ont pas forcément fait tout ce qu'il fallait pendant l'année, c'est ce que je pense. Et donc, vos entretiens de fin d'année, en suivant nos indications, vous devez pouvoir les simplifier pour aller à l'essentiel, les réduire à tous.
à ce qu'ils auraient dû rester, c'est-à-dire un outil de communication, un outil qui permet d'évaluer le salarié, tout simplement, et de travailler le reste avec les 1 à 1 et les feedbacks. Ok. Voilà, c'est tout pour aujourd'hui. Vous aurez rapidement la suite de ce podcast. Je vous rappelle que vous pouvez acheter la synthèse écrite en cliquant sur le lien de description.
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