Digitale Verwaltung in Calw

Ich wollte eigentlich immer irgendwas mit Computern machen und musste dann aber feststellen, da arbeite ich dann eigentlich komplett ohne Menschen und deswegen habe ich mich für eine andere Laufbahn entschieden. Ich bin nämlich zwölf Jahre zur Bundeswehr gegangen und habe die Offizierlaufbahn gemacht. Dort habe ich dann auch nicht Informatik studiert. Das gab es damals so noch nicht. Vor allem gab es da als Job- und Berufsperspektive immer nur das Thema Netzwerkadministrator.

Ich habe dann Politik studiert, habe die Offizierlaufbahn durchlaufen, habe dann während des Studiums entschieden, ich werde auch dort in die IT-Laufbahn gehen, bin dann IT-Offizier geworden. Also Fernmelder war dann zuständig, auch unter anderem für ein NATO-Hauptquartier, das schnell verlegbar ist. Und dort hatte ich dann die IT-Fachkräfte, die sich um die Stromversorgung, um die Glasfaserkabel, um die Computerausstattung des Hauptquartiers, um die Satellitenverbindung kümmern.

Und das war dann so ein bisschen meine Leidenschaft. Bis ich dann ausgeschieden bin nach zwölf Jahren als Hauptmann der Reserve, das bin ich auch heute noch. Ich bin dann in die private Wirtschaft gegangen als IT-Unternehmensberater, habe für eine große kanadische Firma gearbeitet, die sich in Deutschland auf die Verwaltungsdigitalisierung spezialisiert hat.

Ich habe unter anderem in Bundesbehörden die E-Akte eingeführt, war zuletzt bei einer Landeshauptstadt in Süddeutschland im IT-Rathaus und habe auch dort die Digitalisierung begleitet. Und ja, letztendlich war es dann so, dass mein Vorgänger Oberbürgermeister nicht mehr angetreten ist und ich wollte schon immer politische Verantwortung übernehmen und bin dann eben in meiner Heimatstadt in Kalf im Schwarzwald angetreten als Oberbürgermeister.

Komplett eigentlich ohne digitales Wahlprogramm. Das war nie meine Absicht, jetzt hier anzutreten und den Bürgern Digitalisierung zu versprechen. Bin dann aber ziemlich schnell, habe ich dann festgestellt, ich muss mein eigener CIO werden und hier den Laden auch digitalisieren, weil ich eben in der Zukunft auch noch eine funktionsfähige Verwaltung haben möchte. Und das funktioniert eben nur, wenn man auch mit den modernsten Mitteln arbeitet.

Einwohnern. Wir haben ungefähr 600 Mitarbeiter und 150 in der Kernverwaltung, also die wirklich die Schreibtischtäter sind. Und für diese 150 Mitarbeiter in der Kernverwaltung sind wir eben jetzt inzwischen komplett digital.

Darüber redet niemand wirklich und das kann ich auch nachvollziehen, weil es sehr komplexe Regelungsinhalte sind. Aber als ich dann am Schluss gesagt habe, wir im Stab des Oberbürgermeisters, wir sind eigentlich schon längst komplett papierlos, jetzt richte ich hier ein Multispace ein. Wir haben das Projekt genannt von der Amtsstube zum hybriden Multispace.

Dann brauche ich auch selbst mein Büro nicht mehr als Oberbürgermeister, um mit gutem Beispiel voranzugehen und anderen Mitarbeitern in der Verwaltung ebenfalls Lust zu machen, eben Multispace einzurichten und eben auch ein attraktiver Arbeitgeber zu sein. Und das hat ziemlich für Rohre gesorgt und hat auch Wellen geschlagen.

Da haben wir dann eben Schreibtische hingestellt. Wir konnten die Systemtrennwände rausmachen oder eben auch ersetzen durch Glasbausteine. Und damit haben wir jetzt eben in meinem alten Büro ist jetzt ein Meetingraum drin.

Wir haben jetzt insgesamt drei Meetingräume, einen Kreativraum, einen Fokus-Arbeitsraum und eben den Bereich des Multispaces, wo die ganzen Schreibtische sind, wo man morgens, wenn man als Mitarbeiter vom Stab ins Rathaus kommt, aus einem Schrank sein Handtäschchen rausholt mit den ganzen persönlichen Büroartikeln, die man vielleicht noch nutzen möchte. Und dann sucht man sich einen Schreibtisch raus und nimmt da Platz.

Und das kann jeden Tag variieren, je nachdem mit welchem Team und mit welchen Kolleginnen und Kollegen ich auch zusammenarbeiten möchte tagsüber.

Wie habt ihr das gemacht, ohne dass ich immer noch dieses berühmte Dienstsiegel aus der Schublade holen muss?

auch mit qualifizierter elektronischer Signatur. Für den Signaturanbieter haben wir uns für einen marktgängigen Anbieter entschieden. Das ist DocuSign, der ist eigentlich weltweit der Marktstandard und der nutzt eben auch als qualifizierte elektronische Signatur das Angebot oder die Zertifikate der Bundesdruckerei, die dann eben für die qualifizierte elektronische Signatur nach der EIDAS-Verordnung herhalten können.

Und damit können wir jetzt alle unsere Dokumente eben der Schriftform erfordern und es folgend auch signieren.

Und jetzt sind wir eben gerade dabei, ich habe es vorhin kurz angesprochen, ich habe gerade einen Masterstudenten hier, der seine Masterarbeit darüber schreibt, ob es eben auch künftig möglich ist, bestimmte Tätigkeiten, vor allem die, wo wir keine Fachkräfte und geeignete Bewerberinnen und Bewerber finden, für diese Stellen dann eben auch 100 Prozent remote auszuschreiben, damit es eben künftig auch Mitarbeiter gibt, die vielleicht nicht in den ländlichen

Raum des Schwarzwaldes ziehen müssen, um für die Stadtverwaltung zu arbeiten. Hals zu arbeiten.

Und diese TR-Resi-Scan für ersetzendes Scannen, die hat eben auch bedurft, dass wir neue Scanner beschaffen, damit man, also bei den Scannern muss sich der Mitarbeiter jetzt mit einem Chip ausweisen, dann lockt er sich in sein DMS ein und kann direkt in die E-Akte scannen. Und das war eben vorher bisher nicht möglich. Und dadurch hatten wir immer eine hybride Aktenhaltung. Schon 20 Jahre haben wir ein DMS im Einsatz gehabt und das war eigentlich immer nur eine digitale Kopie.

Und das konnten wir jetzt wirklich bewerkstelligen vom digitalen Posteingang, also dass der zentrale Posteingang alle Post, die reinkommt, wegscannt und zwar ersetzen. Das heißt, nach vier Wochen werden dann die Originale auch vernichtet. Genauso wie im dezentralen Scannen, wann immer ein Mitarbeiter irgendwo ein Blatt Papier hat, das er von einem Bürger bekommt oder das irgendwie im Amtsverfahren oder im Verfahren anfällt, dann kann das eben ersetzend gescannt werden.

Und dafür brauchten wir dann aber auch erstmal eine neue Ausschreibung mit 150 neuen Scannern, die das eben auch können.

Und damit kann ich immer nachweisen, dass es sich um das Dokument handelt, das im Original quasi beglaubigt eingescannt wurde.

Die müssen zwar unser System bereitstellen, damit der Laptop funktioniert, das Betriebssystem, damit man von zu Hause ins Homeoffice rein kann, der VPN, der Proxy und so weiter.

Aber die Verwaltungsdigitalisierung ist eben auf der Anwenderseite bei den Fachverfahren und beim Nutzer selbst und das ist eine Organisationsaufgabe und deshalb habe ich es, hauptsächlich ich mich dem Thema angenommen mit einer zusätzlichen Stelle bei den zentralen Diensten, das ist die Organisationsberaterin, die das gemeinsam mit meinem Stab eben vorangetrieben hat.

Also ich habe beispielsweise das komplette Thema Online-Zugangsgesetz aus meiner Digitalisierungsstrategie rausgestrichen, weil ich nicht selbst etwas schneller machen kann und immer warten muss, bis Land und Bund nachziehen, die auch die Fachverfahren für das Online-Zugangsgesetz zur Verfügung stellen. Und so ist es eben mit den Prozessen im Rathaus auch.

Viele Prozesse knüpfen an Serviceleistung, Fachverfahren von Bund und Land an und solange dort nichts vorangeht, kann ich vor allem das Thema elektronische Verwaltungsarbeit, also die Module E-Akte, E-Zusammenarbeit und auch E-Workflows, das Thema angehen. Und einen Prozess haben wir uns jetzt ganz intensiv damit beschäftigt. Das war wirklich der, wo wir auch die größte Hürde hatten, vom Papier wegzukommen. Das war der elektronische Rechnungsworkflow.

Und den haben wir natürlich auch erstmal beschrieben, komplett durchgearbeitet und dann eben auch digital nachgebaut mit automatisierten Prozessen, mit Einsatz von künstlicher Intelligenz, mit automatisierten Verfahren.

Aber mehr ist, glaube ich, in Baden-Württemberg auch nicht drin oder auch nicht sinnvoll für eine Kommune unserer Größe. Und da unterscheiden wir uns nicht von anderen Kommunen. Nur bei uns ist eben dann wichtig im Hintergrund, bei uns wird kein Papier ausgedruckt, wird der Antrag dann nicht in eine Gittermappe gelegt, per Hauspost verschickt und dann geht per Brief an den Bürger die Antragsgenehmigung raus.

Und das war mir eben ganz wichtig, weil das ist auch das, weg von der hybriden Akte, Effizienzgewinne innerhalb unserer eigenen Arbeit in der Stadtverwaltung. Das ist aber auch das, was der Bürger dann irgendwann mal feststellt, wenn wir eben noch eine funktionsfähige Verwaltung haben, weil wir eben auch investieren. Effizienzen gehoben haben, während andere das vielleicht noch nicht gemacht haben.

Und diese Arbeit, also auch die hybride Telefonie, die Festnetztelefonie zu virtualisieren und so weiter, das alles nachträglich noch einzuführen, das ist eigentlich der erste Schritt. Und dann kommt erst das Thema Online-Zugangsgesetz. Und dann habe ich eben auch die Schnittstellen, wenn das Land und der Bund soweit sind, dass ich dann von diesen Verfahren auch nahtlos übernehmen kann.

Also man muss erstmal das Vorzimmer überstehen, um zum Bürgermeister zu kommen. Das ist eben komplett aufgehoben.

Und jetzt geht es eben darum, andere Abteilungen und Teams auch in anderen Gebäuden der Stadtverwaltung dafür zu gewinnen, eben auch mitzumachen. Und die kommen auch und sagen, Mensch, ich hätte auch gerne moderne Büroeinrichtungen und möchte weg von der altmodischen Amtsstube. Und dann sage ich ja gar kein Problem, dann müsst ihr aber papierlos werden.

Also wir fangen nicht an, verschiebbare Rollcontainer mit euren Akten aufzubauen, sondern dann müsst ihr papierlos werden und das bedeutet, eure Altakten müsst ihr dem Scandienstleister übergeben. Und das ist eben eine zusätzliche Mehrarbeit und die kann ich niemandem aufzwingen. Dafür, da bin ich einfach auf Zusammenarbeit und Verständnis angewiesen, dass diese Teams, die sich dem Ziel verschreiben, freiwillig, dass die dann eben auch diese notwendige Mehrarbeit mitmachen.

Der Mitarbeiter im öffentlichen Dienst unterscheidet sich ja vor allem nicht durch Geld oder Gehalt, sondern durch bestimmte Privilegien. Ich habe vielleicht einen doppelt so großen Monitor oder einen großen Flachbildfernseher an meiner Wand oder einen Parkplatz direkt vorm Rathaus.

Das sind so Dinge, um die es da geht und dem habe ich dann ganz schnell einen Riegel vorgeschoben und gesagt, wir haben einen Standard-Arbeitsplatz und wenn ihr beispielsweise einen höhenverstellbaren Arbeitsplatz mit zwei Bildschirmen braucht, um auch in der E-Akte zu arbeiten, dann müsst ihr eben das im Multispace machen, weil ich es mir nicht mehr leisten kann, immer noch mehr Büros anzumieten, immer noch größer zu werden.

Und am Schluss ist es aber die Hälfte der Zeit der Mitarbeiter im Homeoffice oder in Teilzeit. Und wenn man durchs Rathaus geht, trifft der Bürger einen Schreibtischfriedhof, weil eigentlich nirgends mehr in Präsenz gearbeitet wird. Und das kann ich auch meinen Bürgerinnen und Bürgern und auch meinem Gemeinderat nicht verkaufen, warum das in irgendeiner Weise auch effizienter sein soll.

Die größte Herausforderung, die ich hatte, als ich ins Amt gekommen bin, ich habe mir meine Personalsituation, die Statistiken angeschaut und gesehen, in meiner ersten Amtszeit, in Baden-Württemberg geht die acht Jahre, in meiner ersten Amtszeit verlieren ein Drittel meiner Mitarbeiter, verlieren wir in den Ruhestand. Also ein Drittel der Mitarbeiter und das sind Mitarbeitende, die teilweise 40, 45 Jahre für die Stadt an einer bestimmten Stelle gearbeitet haben.

Das ist ein unglaublicher Wissensverlust und diese Stellen, die werde ich so leicht einfach nicht mehr besetzen können und wenn, dann haben wir eine viel höhere Fluktuation. Und um das überhaupt noch hinzubekommen, muss ich einerseits eine ganz starke Arbeitgeberattraktivierung haben für die neuen, jüngeren Generationen, also Generation Y und Generation Z und die Millennials, die irgendwie auch andere, modernere Ansprüche an der Arbeitsumgebung haben. Das ist das eine.

Und das andere ist, ich werde trotz allem, und da muss ich realistisch sein, weiterhin viel höhere Vakanzen und unbesetzte Stellen haben. Und wenigstens dafür kann ich mir diesen Effizienzgewinn aus der Digitalisierung, also ich rechne so mit 20 bis 30 Prozent Effizienzsteigerung durch unsere Digitalisierung, die kann das zumindest ein bisschen abfangen, damit ich überhaupt noch eine funktionsfähige Verwaltung habe.

Und alle Mitarbeiter haben die gleichen technischen Möglichkeiten, nur eben was das Thema Büro angeht, haben wir diesen Multispace noch nicht überall eingeführt. Und warum ist das so wichtig? Ich glaube, ich habe sowohl im öffentlichen Dienst als Offizier bei der Bundeswehr als auch sonst in der Verwaltung und im Politikstudium gelernt, das Wichtigste bei einer Verwaltung ist das Verwaltungshandeln.

Und das Verwaltungshandeln funktioniert eben nur, wenn ich die Bürgerinnen und Bürger befriedigen kann mit den Ansprüchen, die sie an eine Behörde stellen. Das ist ja mein kompletter Wesenszweck als Stadtverwaltung. Und wenn ich das nicht auf die Reihe bekomme, dann habe ich ein Problem. Und diese Anforderungen, die an eine Stadtverwaltung gestellt werden, die werden immer größer und meine Ressourcen wachsen nicht gleich mit.

Und das ist vielleicht in einer Stadt wie Kalf, die besonders finanziell eingeschränkt ist. ist, wir stehen an Platz 950 der 1100 Gemeinden in Baden-Württemberg. Nochmal umso wichtiger, weil eben bei mir, ich kann nicht mehr bezahlen als in der Wirtschaft. Menschen müssen vielleicht erst nach Kalf ziehen, um für die Stadtverwaltung zu arbeiten. Und ich habe nicht so viel Geld, als dass ich das mit Ineffizienzen irgendwie mir leisten könnte.

Und deswegen war mir das so wichtig, digital zu werden, weil mir gar nichts anderes übrig bleibt.

Und innerhalb der Verwaltung ist es laufendes Geschäft der Verwaltungstätigkeit. Da muss der Gemeinderat aber auch nicht mitentscheiden. Das ist ja dann meine Aufgabe als Verwaltungschef.

Das ist toll, wenn ich nachher irgendwie einen Saugroboter auf dem Marktplatz habe, der automatisch meine Mülleimer leert, ändert aber nichts daran, dass meine Verwaltung trotzdem noch im letzten Jahrhundert arbeitet, technisch. Das heißt, das Thema habe ich komplett ausgeklammert. Alles, was irgendwie Elfenbeinturm-mäßig oder Leuchtturm-mäßig Projekte initiiert, da kriegt man zwar gut Geld rein, das verpufft aber oder hat keine nachhaltige Wirkung.

Dann habe ich gesagt, zweiter Grundsatz, weg vom Blech. Wir haben jetzt selbst unsere eigenen Server und Serverräume komplett aufgegeben und haben uns Rückendeckung geholt von einem IT-Systemhaus. Das ist hier nicht weit weg von uns im Schwarzwald, in einem alten kalten Kriegsbunker hat es sein Rechenzentrum. Und wenn es wirklich auch um das, da geht es ja auch um das Thema Datensicherheit, ISO-Zertifizierung, die ganzen Zertifizierungen, die es vom BSI braucht.

Grundschutz und so weiter, das können wir uns einkaufen. Da haben wir nicht die Expertise drin und so viele Server, wie wir am Laufen hatten, war es auch nicht mehr menschenmöglich, das alles manuell und selbst zu updaten. Das sind ja auch immer diese ganzen Sicherheitslücken, was schon wieder nicht gepatcht wurde und dann ist wieder eine Verwaltung, hat wieder ihre Daten offengelegt.

Und wenn wir jetzt irgendeinen Angriff bekommen von außen, dann haben wir da eben richtige Profis im Backoffice, im zweiten und dritten Level sitzen, die uns dann zur Seite springen und das ganze System mitmanagen. Das war eben was ganz, ganz Wichtiges mit direkter Glasfaseranbindung. Quickwins machen, das bedeutet, Mitarbeiter müssen auch feststellen, dass es wirklich für sie eine Arbeitserleichterung ist. Also, und ich muss jetzt wirklich sagen, Danke.

Eine der wichtigsten Arbeitserleichterungen ist erst jetzt nach vier Jahren eingetreten, als wir eben den Rechnungsworkflow digitalisiert haben, weil zu den Leuten kannst du nicht erklären, wir scannen was, da kommt eine Rechnung per Post rein, wir scannen sie ein, dann muss der Sachbearbeiter diese Rechnung wieder ausdrucken, einen Stempel drauf machen, sachlich rechnerisch richtig zeichnen, dann geht das Papier per Hauspost in die Kämmerei,

dort wird das Ganze bei SAP vorerfasst, Dann kommt da noch ein Ausdruck, eine Auszahlungsanordnung ran. Dann wird das zusammengetackert, muss wieder vom Vorgesetzten unterschrieben werden. Und nachdem es bezahlt wurde, scannt es die Kämmerei oder die Stadtkasse wieder ein. Solche verrückten Abläufe hatten wir bisher und das kannst du niemandem erklären.

Und erst wenn es wirklich dazu kommt, dass der Prozess komplett Ende zu Ende digital ist oder wenn eben wirklich das Hybride wegfällt und das Papier nicht mehr da ist, dass du zusätzlich noch eine Papierakte anlegen musst, dann hast du auch wirklich einen Effizienzgewinn. Und das hat extrem viel gebracht.

Keine Sonderlösungen, ganz wichtig, jede Verwaltung meint, sie sei speziell und was ganz Besonderes, führt dazu, dass man Ausschreibungen formuliert, die dazu führen, dass irgendein Unternehmen kommt und sagt, ja kein Problem, wir programmieren das für euch, so wie ihr wollt. Wenn du das machst, statt selbst deine Prozesse anzupassen, dann legst du dich auf einen Anbieter fest und der hat dich danach im Griff und jede Veränderung und Updates und so weiter kosten unglaublich viel Geld.

Deswegen sagen wir, wir setzen nur noch Marktstandards ein und im Zweifel müssen wir unsere Prozesse daran anpassen.

Das ist ein Lenkungskreis, wo die komplette Führungsriege und nicht die IT, sondern die Führungsriege der Stadtverwaltung plus die IT als Beratung dabei sitzt. Und dort besprechen wir, ob jede Beschaffung, jede Veränderung im IT-System der Stadtverwaltung, ob das den Grundsätzen unserer Digitalstrategie entspricht.

Und das bedeutet, jemand muss da auch erstmal etwas vorarbeiten, muss den Bedarf erheben und aus dem Bedarf ergeht dann eine Markterkundung und dann schaut man, welche marktgängigen Produkte gibt es am Markt, die den Bedarf decken können. Und dann wird eben abgestimmt, ist der Markt schon soweit, können wir da was beschaffen, wie muss unsere Leistungsbeschreibung bei einer Ausschreibung gestaltet sein, damit wir eben auch ein marktgängiges Produkt bekommen.

Also das bedeutet einfach ein bisschen mehr Vorarbeit in der Markterkundung, aber das müsste eigentlich jede Verwaltung können. Das ist die vorgestaltete Stufe vor der Ausschreibung.

Und wir hatten eine Gebührenstruktur, die ist historisch gewachsen, die bestand aus 20 Exentabellen, weil jede einzelne Gruppe in der Stadt und jeder einzelne Veranstalter eigene Konditionen irgendwann mal sich erstritten hat vom Gemeinderat und um Gottes Willen, die Kirche darf doch nichts bezahlen für den Veranstaltungsraum, weil wir dürfen ja auch mal in die Kirche gehen und so weiter.

Und so hat sich da etwas etabliert, was eben alles programmiert werden musste Und das hat 40.000 Euro im Jahr gekostet, diese Software. Und irgendwann haben die uns die Pistole auf die Brust gesetzt und gesagt, liebe Stadt, ihr müsst noch mehr Geld ausgeben, weil diese alte Pearl-Datenbank, die wir für euch programmiert haben, da läuft das Support aus und wir müssen das alles auf eine neue Version heben. Und dann habe ich gesagt, das gibt es doch nicht.

Also Ressourcenmanagement, Hallen und Räume zu mieten, das ist doch irgendwie das Einfachste am Markt. Jeder andere hat auch Räume, Büros oder irgendwas, was er vermieten möchte. Da gibt es doch Tools. Und dann haben wir eben versucht. Und haben bestimmt 20 verschiedene Anbieter gefunden, die genau das anbieten, und zwar als Web-Anwendung in der Cloud, Software as a Service, kostet jetzt uns 100 Euro im Monat und das war's. Aber wir mussten unsere kompletten interne Struktur verändern.

Wir mussten mit der Kämmerei die Vertragsgestaltung anpassen, wir mussten eine neue Gebührenstruktur aufsetzen und beispielsweise mussten wir dann mit dem Gemeinderat eben auch beschließen, künftig hat nicht jeder Verein seine eigene Sonderregel, sondern wir behandeln alle gleich. Dafür brauche ich dann wieder die politische Unterstützung. Und ein Verein wird bevorzugt gegenüber externen Vereinen, indem er einen 400-Euro-Gutschein pro Jahr bekommt.

Also dieses System, online brauche ich einen Coupon oder einen, wie nennt man das, diese Abo-Codes, um irgendwas billiger zu kaufen. Sowas muss ich dann einführen, weil es das eben bisher nicht gab.

Das war so eins meiner Highlights. Und das Zweite ist, ich habe eine Mitarbeiterin gehabt, die ist jetzt im vergangenen Herbst, Winter in Ruhestand gegangen. Der habe ich beigebracht, wie die e-Signatur funktioniert.

Und die war sowas von begeistert. wie sie, also die war in der Vergabestelle und musste früher bei Vergaben und Ausschreibungen mehreren Unternehmen absagen und dem Unternehmen, das den Auftrag bekommen hat, musste sie zusagen, musste die Unterschriften einholen in vierfacher Ausfertigung per Post und pipapo und die hat das Ganze mit der e-Signatur jetzt innerhalb von fünf Minuten umsetzen können und muss noch nicht mal mehr warten,

bis die Unterschriften zusammenkommen, weil jeder dann die fertige unterschriebene Version per E-Mail bekommt und die hat einfach nur gesagt, Herr Kling, so was Einfaches Das hätte sie sich nie vorstellen können, wie einfach das ist mit elektronischen Signaturen. Und das war so eins meiner Highlights, wo ich einfach festgestellt habe, es geht auch nicht in der Veränderung und Digitalisierung um den Unterschied alt und jung, sondern es geht darum, wir haben Mitarbeiter.

Die haben ein Commitment für ihre Aufgabe, die haben irgendein Ziel, das sie sich in ihrem Einsatzgebiet setzen. Und wenn dieses Ziel einfacher und schneller erreicht werden kann, dann spielt es überhaupt keine Rolle, ob du alt bist oder jung, sondern es spielt viel wichtiger ist, dass du offen bist für Veränderung.

Das heißt, da haben wir derzeit tatsächlich noch eine Schreibmaschine im Einsatz, um diese Postzustellungsurkunden auszufüllen. Das sind so Kleinigkeiten, an denen wir jetzt noch arbeiten müssen. Das ist das Wichtigste. Also wir haben unsere Multiplikatoren, um alle Mitarbeiter in der Breite der Organisation mitzunehmen. Und die bringen jetzt nach und nach Erfahrungsberichte, Probleme, Dinge, wo wir nachschulen müssen.

Einmal im Monat machen wir einen Teamfreitag, wo wir sagen, wir schließen das Rathaus und alle Mitarbeiter können da sich digital weiterbilden. Und jetzt besuchen wir auch mit der Organisationsberatung Abteilung für Abteilung und gucken, gibt es noch Dinge, die wir verändern müssen? Müssen wir noch Fachsoftware anbinden? Beispielsweise werden noch manche Akten in der Fachsoftware geführt und nicht in unserer E-Akte. Wie können wir die Daten überführen, damit wir auch alte Software abschalten

können? Also unser altes DMS haben wir, da ist morgen der Abschalttag, damit wir dann auch wirklich nichts mehr dafür bezahlen müssen und die Lizenz nicht mehr zahlen müssen. Und so haben wir einfach noch gewachsene Schatten-IT aus der Historie der letzten 20 Jahre, wo wir uns jetzt ein bisschen darum kümmern, das auch weg zu rationalisieren.